Сколько стоит идеальный офис-менеджер? Зарплата, обязанности и советы для работодателей
Данная статья создана для понимания основных функций офис-менеджера и определения главных критериев эффективности его работы. Мотивационная программа включает в себя комплексный подход к формированию мотивации:
- Уточнение основных обязанностей офис-менеджера.
- Определение ключевых метрик для оценки эффективности работы офис-менеджера.
- Разработка мотивационной сетки для офис-менеджера.
Цель мотивации офис-менеджера - повысить эффективность работы офис-менеджера.
- Повысить вовлеченность офис-менеджера в жизнь офиса.
- Увеличить количество задач, инициализированных самим офис-менеджером.
Внедрение грамотно построенной мотивационной программы не просто усилит работоспособность, но и внесет прозрачность в оценке деятельности отдела, что станет фундаментом для достижения успеха на уровне всей компании.
О должности
Обязанности офис-менеджера:
- Своевременное выполнение поставленных задач через Центр Поддержки.
- Самостоятельная инициализация задач через Центр Поддержки и их выполнение.
Флоу работы офис-менеджера:
Программы, используемые офис-менеджером:
- Доска Jira - на данную доску офис-менеджеру поступают задачи из Центра Поддержки.
- Google Docs - здесь офис-менеджер может просматривать свою эффективность, представленную в виде дашборда.
Проектная информация
Для расчета мотивации офис-менеджера выгрузка данных происходит из доски Jira в Google Docs.Данные для расчета хранятся в Google Docs.
Входные данные, выгруженные из доски Jira для расчета мотивации:
Преобразованные данные для расчета мотивации:
Мотивационная сетка
Показатели
Для расчета мотивации офис-менеджера используются следующие показатели:
- Общее количество решенных задач за месяц.
- Общее время решения задач за месяц.
- Средняя эффективность решения задач за месяц.
- Процент инициализированных офис-менеджером задач за месяц.
- Средняя оценка удовлетворенности за месяц.
- Сумма штрафов за месяц.
Расчеты
Выплата заработной платы у офис-менеджера происходит за каждый из двух периодов в месяце.
За 1 период офис-менеджер получает фиксированный оклад, определяющийся его руководителем.
За 2 период офис-менеджер получает выплату, рассчитываемую с учетом его мотивационной системы. Данная модель мотивации основывается на ключевых показателях эффективности работы офис-менеджера.
Формула для расчета выплаты за 2 период:
- Б.ст - базовая ставка, определяющаяся руководителем;
- К(К.з.) - коэффициент, определяющийся общим количеством решенных задач за месяц;
- К(В. р.) - коэффициент, определяющийся общим временем решения задач за месяц;
- К(Иниц.) - коэффициент, определяющийся процентным соотношением инициализированных офис-менеджером задач к общему количеству его задач за месяц;
- К(Оц. уд.) - коэффициент, определяющийся средней оценкой удовлетворенности за месяц;
- Средняя эфф. решения за месяц - среднее значение показателя эффективности решения задач за месяц.
Регламент
Мотивационная программа для офис-менеджера основывается на решении задач в течение месяца согласно установленным регламентам. Данные документы помогают понять, какие ключевые показатели учитываются в мотивации сотрудника.
Данные регламенты может изменять руководитель офис-менеджера при обоснованности и согласовании с HR департаментом.
Регламент, определяющий необходимое соотношение инициализированных офис-менеджером задач к общему количеству его задач, общее количество решенных задач, а также общее время решения задач за месяц представлен в таблице ниже:
Регламент, определяющий показатель максимально допустимого времени решения одной задачи, а также штраф за превышение данного показателя и его верхнюю границу представлен в таблице ниже:
Регламент, определяющий коэффициент удовлетворенности в зависимости от выставленной оценки удовлетворенности представлен в таблице ниже:
Дашборд
Дашборд формируется исходя из ключевых показателей, хранится и доступен на странице в Google Docs.
Дашборд офис-менеджера:
Таблица руководителя офис-менеджера
Для расчета мотивации офис-менеджера его руководитель должен установить:
- Базовую ставку.
- Регламент времени решения задачи.
- Регламент инициализации задач.
- Регламент общего количества задач.
- Регламент общего времени решения задач.
- Регламент оценки удовлетворенности.
Регламент устанавливается на каждый месяц, но если в следующем месяце регламент проставлен не будет, то он будет автоматически пролонгирован.
Таблица для настройки базовой ставки находится на листе “ЗП сотрудников”. Таблица выглядит следующим образом:
Таблица для настройки регламента времени решения задачи находится на листе “Регламент (Решение)”. Таблица выглядит следующим образом:
Таблица для настройки регламента инициализации, общего количества и общего времени решения задачи находится на листе “План + KPI”. Таблица выглядит следующим образом:
Таблица для настройки регламента оценки удовлетворенности находится на листе “KPI удовл.”. Таблица выглядит следующим образом: