Автоматизация HR-процессов: что работает, а что ломает систему
Автоматизация в HR — звучит красиво, но на практике часто превращается в цифровой хаос.
Мы поговорили с Кариной Акоповой (Product Owner HRM ViWork и HRD Витте консалтинг), о том, какие процессы реально стоит автоматизировать, какие ошибки ломают внедрение, как убедить руководство инвестировать в HRTech и что ждёт HR в ближайшие годы.
📌 Читайте интервью и забирайте практические советы, которые можно применить в вашей компании уже завтра.
Я — Андрей Хохловский, основатель и эксперт онлайн-школы для HR «Кузница Кадров». Наши курсы и мастер-классы прошли уже более 80 000 HR-специалистов. Я лично прокачивал отделы найма в ЦБ РФ, Газпром, Ростелеком, WorldClass, ВТБ, УралСиб, KFC и других компаниях. Мой тг-канал HR-трансформация
А сегодня наш собеседник — Карина Акопова (ex. Лимонова), Product Owner HRM-решения ViWork и HRD Витте консалтинг, автор тг-канала Путь IT-воина. Карина масштабирует бизнесы через автоматизацию и помогает компаниям перейти от хаоса к понятным процессам.
Карина, какие HR-процессы проще всего автоматизировать на старте, чтобы быстро увидеть результат?
Чтобы увидеть быстрый эффект от HR-автоматизации, лучше всего начать с процессов, где много рутины и чёткий алгоритм действий. Я бы выделила четыре направления:
• Рекрутинг. Использование AI для первичного скрининга резюме и чат-ботов для общения с кандидатами. Это позволяет сократить время отклика с нескольких дней до минут и разгрузить рекрутеров от однотипных задач.
• Онбординг. Автоматизация приветственных писем, сбора документов, напоминаний и задач для новичков. Это упрощает работу HR и кураторов, и помогает новому сотруднику быстрее включиться в работу.
• Корпоративный портал. Если сотрудники могут сами зайти в систему и взять справку, подать заявление на отпуск, посмотреть расчетный лист — это сразу снижает нагрузку на HR и бухгалтерию.
• Расчет KPI и премий. Автоматизация позволяет уйти от Excel, собрать данные из разных систем и посчитать всё по заданным формулам — это быстрее, точнее и прозрачнее. Эти процессы легко алгоритмизируются, и результат от их автоматизации можно увидеть буквально в первые месяцы в виде сэкономленного времени, уменьшения ошибок и роста удовлетворенности сотрудников.
Иными словами, начать стоит с процессов, где много рутины и чёткий алгоритм. Это не «космические проекты», а простые вещи, которые сразу снимают нагрузку с HR и показывают быстрый эффект.
Какие ошибки чаще всего совершают компании при внедрении HRM-систем?
Есть три типичных ошибки, которые встречаются снова и снова:
1. Попытка автоматизировать хаос. Без прописанных процессов система просто зафиксирует неэффективность. Важно сначала разобраться, как именно мы работаем сейчас, и только потом внедрять инструмент.
2. Нет ответственного с бизнес-стороны. Внедрением часто занимается только HR или IT, а владельцы процессов остаются в стороне. В итоге система не встраивается в реальные бизнес-задачи. Нужно, чтобы был человек, который «болеет» за результат и ведёт проект от начала до конца.
3. Слишком много изменений на ходу. Часто в процессе внедрения начинают добавлять новые хотелки, и проект расползается. Лучше сначала запустить базовую версию, собрать обратную связь, а потом дорабатывать.
Очень часто HR сталкиваются с тем, что на автоматизацию не хотят выделять бюджет. Может у вас есть секреты, как убедить руководство инвестировать в HRTech?
Главное — говорить на языке бизнеса: цифрами, рисками и эффектом.
• Перевести текущее положение в деньги.
Например: «Наш HR тратит 15 часов в неделю на ручную работу. Это столько-то рублей в годпросто за рутину».
• Показать риски. Ошибки в расчетах зарплат, утечка данных, потеря людей из-за перегрузки. Всё это реальные последствия, если не автоматизироваться.
• Предложить пилот. Вместо того чтобы просить большой бюджет, можно начать с одного процесса: «Автоматизируем расчёт премий. Если не получим результат, то ничего не потеряем».
Получается, что главный аргумент — деньги. Когда HR показывает, сколько стоит ручная работа или ошибка в расчёте зарплаты, разговор перестаёт быть «про хотелки HR» и становится бизнесовым.
Круто! А есть ли у вас примеры, где автоматизация действительно помогла бизнесу?
Один из показательных кейсов — это автоматизация расчета бонусов и KPI в крупной структуре с распределённой командой.
До автоматизации процесс занимал несколько дней: данные собирались вручную из разных источников, шли согласования в Excel, возникали ошибки и недовольство сотрудников.
После внедрения системы расчёты стали происходить автоматически, а результаты отображаться в личных кабинетах. Это позволило существенно сократить время на расчёт, снизить количество ошибок и повысить прозрачность.
Главный эффект — это экономия времени, снижение ошибок и рост доверия со стороны сотрудников.
Как измерять эффект от автоматизации, чтобы показать его бизнесу?
Важно замерить показатели до и после внедрения. Я бы выделила три блока:
• Операционная эффективность: сколько времени занимал процесс раньше и сколько теперь, сколько часов сэкономлено, насколько снизилось количество ошибок.
• Финансовый эффект: сколько стоит ручной труд, сколько удалось сэкономить за счет автоматизации, как это повлияло на фонд оплаты труда или другие расходы.
• Качество опыта: как изменилось восприятие сотрудников (например, NPS), как быстро теперь новичок выходит на продуктивность, насколько повысилась удовлетворенность.
Чем больше вы «переводите» результат в деньги или в конкретные бизнес-метрики, тем проще получить поддержку.
То есть автоматизация — это всегда про цифры. Время, деньги, качество опыта. Если HR фиксирует показатели «до» и «после», это уже язык, понятный бизнесу.
А какие тренды в HRTech вы считаете ключевыми на ближайшие 2–3 года?
Сейчас идет сдвиг от просто автоматизации к персонализации и этике в использовании технологий:
• Гиперперсонализированный опыт сотрудников. Системы будут предлагать каждому релевантные возможности: обучение, вакансии, рекомендации по развитию на основе его целей и поведения.
• ИИ в развитии soft skills. Например, цифровые коучи, которые помогают готовиться к переговорам, развивать управленческие навыки или строить карьерный трек.
• Этичный ИИ и прозрачность. Компании, которые смогут гарантировать честность алгоритмов и защиту данных, будут иметь преимущество. Это вопрос доверия и со стороны сотрудников, и со стороны регуляторов.
По сути, технологии переходят от «сделать быстрее» к «сделать умнее и честнее». Персонализация, цифровые коучи и этичность алгоритмов — именно это будет определять конкурентное преимущество компаний завтра.
Из разговора с Кариной Акоповой становится очевидно: автоматизация — это не модная игрушка, а инструмент, который либо усиливает порядок, либо закрепляет хаос. Поэтому задача HR не только внедрять системы, но и быть стратегом, который объясняет бизнесу, как технологии влияют на деньги, риски и людей.
📌 Если вам интересно следить за HR-трендами, учиться на кейсах и понимать, какие инструменты реально работают, присоединяйтесь к каналу HR-трансформация. Там мы регулярно обсуждаем цифровизацию HR, делимся практикой и шутим о том, как технологии меняют профессию.