Как нанимать менеджеров по продажам в 10 раз быстрее

И разгрузить РОПа или рекрутеров

Привет! Я Александр Захлебин, основатель Digital Business. Мы помогаем клиентам построить системный, эффективный и масштабируемый процесс продаж с помощью внедрения CRM-систем. Недавно мы решили расширить отдел продаж, но столкнулись с проблемой, что на сбор откликов и их обработку уходит катастрофически много времени. А классные менеджеры по продажам обычно рассматривают сразу несколько офферов и вряд ли будут долго ждать.

Тогда у нашей команды появилась гипотеза: реально ли автоматизировать процесс найма так, чтобы РОП и HR-специалист тратили на отбор и прием кандидата в 10 раз меньше времени.

Вакансии мы размещаем обычно сразу на двух площадках — HeadHunter и Work.ua. Среди всех откликов отбираем лучшие и переносим их в amoCRM. Затем всем соискателям мы рассылали анкету с уточняющими вопросами. После анализа полученных ответов понравившиеся кандидаты приглашались на собеседование.

Чтобы понять, где можно сократить время обработки анкет и какие процессы нужно автоматизировать, мы разобрали всю воронку найма по шагам и посчитали, сколько времени РОПа съедает каждый из них.

В итоге у нас получилась такая ситуация:

И это без учета затрат времени на обработку откликов и анализ анкет соискателей, которых не пригласили на собеседование. Получается, что РОП не занимается своей основной работой минимум один рабочий день.

До внедрения автоматизации проблемы были практически на каждом этапе воронки найма менеджеров:

На старте перед нами были две основные цели — разгрузить РОПа от монотонной рутины и улучшить качественные показатели процесса: увеличить заполняемость анкет и доходимость до собеседования. Это должно было ускорить процесс вывода соискателей на обучение.

Затем мы разбили большие цели на более мелкие и понятные задачи:

Так как мы помогаем внедрять клиентам и сами используем amoCRM, было принято решение автоматизировать процесс найма с помощью конструктора бизнес-процессов для amoCRM — Sensei.

Далее мы разработали и внедрили такие гипотезы:

Чтобы процесс был нагляднее, мы пересчитали затраты времени на те самые 114 соискателей, по которым проведен анализ всех процессов на старте. Вот что получилось у нас в итоге.

За счет внедрения системы автоматических напоминаний улучшились и качественные показатели отбора:

Время, потраченное на автоматизацию процесса найма менеджеров по продажам, точно окупило себя. Мы тестировали систему на протяжении двух месяцев и можем однозначно сказать, что оно того стоит.

В процессе тестирования также появились и неочевидные преимущества, о которых мы ранее даже не задумывались:

В процессе разработки мы добавили небольшую анкету. РОП заполняет ее сразу после проведения собеседования и оценивает соискателя по основным критериям подбора. В случае положительной оценки данные о кандидате автоматически отправляются руководителю компании на одобрение.

Оказалось очень удобным то, что вся информация о соискателе оцифрована в amoCRM. Руководитель может посмотреть анкету, оценку навыков соискателя от РОПа после собеседования, когда посчитает нужным — не надо выискивать в расписаниях подходящее время. Это тоже положительно отразилось на процессе вывода на обучение новых сотрудников и ускорило его.

Такой подход к автоматизации процесса показал отличные результаты не только у нас. Мы уже внедрили похожие воронки найма некоторым клиентам, и они тоже оценили их. Как показал опыт, подобные автоворонки в amoCRM можно использовать не только для закрытия вакансий в отделе продаж.

Они будут эффективны для любой должности, если вам нужно обрабатывать огромное количество откликов, вести одновременно переписки с десятками соискателей и назначать им собеседования. Мы уже адаптировали процесс автоматизации найма в amoCRM под потребности некоторых наших клиентов в разных сферах, и результат был отличный. Например, в случае с нашим клиентом "Френдсхолл Харизма" удалось в 3 раза ускорить процесс закрытия вакансий.