Таблица для контроля отпускных сотрудников
Статья для тех, кто еще не использует системы учёта отпускных/отгулов сотрудников.
До того как мы наняли менеджера по персоналу и начали использовать 1С, я вел учёт нерабочих дней команды именно в такой таблице.
Давайте поговорим про таблицу детальнее. Она кстати рассчитана до конца 2021 года!
Зачем она нужна?
- понимать остатки отпускных/отгулов;
- понимать когда именно сотрудник брал выходные;
- сколько часов в месяце сотрудник отсутствовал;
- вносить кол-во часов отработки и контролировать статус;
- автоматический просчёт доступности отпуска(в моем случае после 6 месяцев работы);
- google-таблица, которая доступна с любого устройства.
Теперь разберем основные вкладки таблицы и их детали.
Вкладка "Меню".
В этой вкладке есть выжимка по всем сотрудникам - я сразу вижу кол-во оставшихся дней у каждого.
Колонки "Позиция" и "ФИО" - для идентификации сотрудника.
Колонка "Дата старта" - это дата трудоустройства. Нужна для того, чтобы считать кол-во доступных дней отпуска.
Остальные колонки не нуждаются в объяснении - использовано/осталось.
Все данные в эту таблицу тянутся из других вкладок, где и происходит основная настройка каждого сотрудника.
Вкладка "ФИО сотрудника"
Для каждого сотрудника создается отдельная вкладка(см. вкладки на след. скрине).
На этой вкладке есть 2 основных блока:
- список месяцев/дней, куда вносится информация про отпуск/дейоффы;
- сводная информация о сотруднике и расчёт оставшихся дней.
Несколько особенностей списка месяцев/дней:
- оранжевым цветом подсвечивается сегодняшний день;
- в строке месяца(серые строки), в колонке "кол-во часов" суммируются все часы, которые сотрудник отсутствовал в этом месяце.
Как пользоваться?
- (колонка "Месяц") разворачиваешь нужный тебе месяц(для разворачивания нажми плюсик слева от месяца);
- (колонка "Дата") Ищешь необходимую тебе дату или диапазон;
- (колонка "Кол-во часов") Заполняет по желанию, т.к. сотрудник может отпроситься не на весь день, а на половину дня;
- (колонка "Тип") Выбираешь тип нерабочего дня - Отпуск, DayOff, отработает.
Отработает - если с сотрудником договорились про отработку нерабочего дня вместо использования отпуска или дейоффа; - (колонка "Дата отработки") Если это отработка, то в эту колонку вписывается дата, когда сотрудник отработает этот день;
- (колонка "Статус отработки") Ставится галочка после того, как сотрудник отработал необходимое кол-во часов.
После заполнения всей этой информации, формулы в таблице всё делают за тебя - они сами посчитают остатки дней и выведут результат.
После внесения всей информации, можно результат посмотреть в блоке сводной информации(см. скрин ниже).
В этом блоке сразу видно сколько было использовано Day-off и сколько отпускных.
Если остатки дошли до нуля, то ты аргументированно сможешь отказать в отпуске/дейоффе или договориться про отработку. Если сотрудник все равно уйдет в отпуск/дейофф, то значение в таблице будет с минусом.
Как добавить нового сотрудника?
Для добавления нового сотрудника необходимо выполнить несколько простых шагов:
- создать копию вкладки "Шаблон" и переименовать ее в ФИО сотрудника;
- затем перейти в созданную вкладку и заполнить всю необходимую информацию о сотруднике(ФИО, позиция, часов в день и дата трудоустройства);
- перейти во вкладку "Меню" и создать копию последней строки сотрудника(см. скрины ниже)
- во всех формулах новой строки необходимо поменять название вкладки.
Пример: мы создали новую вкладку "Бережной Александр". Формула выглядит так - "='Иванова Мария'!$J$3"(в ней нужно заменить "Иванова Мария"), а будет выглядеть так - "='Бережной Александр'!$J$3".
Таким образом меняем формулы во всех ячейках новой строки. - все готово!
Как изменить кол-во месяцев, после которых доступен отпуск сотруднику(6 месяцев)?
В ячейке "J10" у каждого сотрудника есть формула, в которой необходимо изменить один параметр.
Формула выглядит так: "=IF(DATEDIF(J5; TODAY(); "M") < 6;0;(DATEDIF(J5; TODAY(); "M")*2)-J9)"
Выделил в формуле жирным "6", которую необходимо заменить на подходящее тебе кол-во месяцев.
Эту таблицу можно дорабатывать еще много, она несовершенна. Мою задачу она выполняла на 100%!
Ссылку на таблицу можно найти в моем Telegram канале. Ты сможешь ее скопировать себе и сразу начать работать.
Пишите в комментариях свои способы отслеживания выходных дней ⬇
@Инспектор