Таблица для контроля отпускных сотрудников

Статья для тех, кто еще не использует системы учёта отпускных/отгулов сотрудников.

До того как мы наняли менеджера по персоналу и начали использовать 1С, я вел учёт нерабочих дней команды именно в такой таблице.

Давайте поговорим про таблицу детальнее. Она кстати рассчитана до конца 2021 года!

• понимать остатки отпускных/отгулов;
• понимать когда именно сотрудник брал выходные;
• сколько часов в месяце сотрудник отсутствовал;
• вносить кол-во часов отработки и контролировать статус;
• автоматический просчёт доступности отпуска(в моем случае после 6 месяцев работы);
• google-таблица, которая доступна с любого устройства.

Теперь разберем основные вкладки таблицы и их детали.

В этой вкладке есть выжимка по всем сотрудникам - я сразу вижу кол-во оставшихся дней у каждого.

Колонки "Позиция" и "ФИО" - для идентификации сотрудника.
Колонка "Дата старта" - это дата трудоустройства. Нужна для того, чтобы считать кол-во доступных дней отпуска.
Остальные колонки не нуждаются в объяснении - использовано/осталось.

Все данные в эту таблицу тянутся из других вкладок, где и происходит основная настройка каждого сотрудника.

Для каждого сотрудника создается отдельная вкладка(см. вкладки на след. скрине).

На этой вкладке есть 2 основных блока:

• список месяцев/дней, куда вносится информация про отпуск/дейоффы;
• сводная информация о сотруднике и расчёт оставшихся дней.

Несколько особенностей списка месяцев/дней:

• оранжевым цветом подсвечивается сегодняшний день;
• в строке месяца(серые строки), в колонке "кол-во часов" суммируются все часы, которые сотрудник отсутствовал в этом месяце.

Как пользоваться?

1. (колонка "Месяц") разворачиваешь нужный тебе месяц(для разворачивания нажми плюсик слева от месяца);
2. (колонка "Дата") Ищешь необходимую тебе дату или диапазон;
3. (колонка "Кол-во часов") Заполняет по желанию, т.к. сотрудник может отпроситься не на весь день, а на половину дня;
4. (колонка "Тип") Выбираешь тип нерабочего дня - Отпуск, DayOff, отработает.
   Отработает - если с сотрудником договорились про отработку нерабочего дня вместо использования отпуска или дейоффа;
5. (колонка "Дата отработки") Если это отработка, то в эту колонку вписывается дата, когда сотрудник отработает этот день;
6. (колонка "Статус отработки") Ставится галочка после того, как сотрудник отработал необходимое кол-во часов.

После заполнения всей этой информации, формулы в таблице всё делают за тебя - они сами посчитают остатки дней и выведут результат.

После внесения всей информации, можно результат посмотреть в блоке сводной информации(см. скрин ниже).

В этом блоке сразу видно сколько было использовано Day-off и сколько отпускных.

Если остатки дошли до нуля, то ты аргументированно сможешь отказать в отпуске/дейоффе или договориться про отработку. Если сотрудник все равно уйдет в отпуск/дейофф, то значение в таблице будет с минусом.

Для добавления нового сотрудника необходимо выполнить несколько простых шагов:

• создать копию вкладки "Шаблон" и переименовать ее в ФИО сотрудника;
• затем перейти в созданную вкладку и заполнить всю необходимую информацию о сотруднике(ФИО, позиция, часов в день и дата трудоустройства);
• перейти во вкладку "Меню" и создать копию последней строки сотрудника(см. скрины ниже)

• во всех формулах новой строки необходимо поменять название вкладки.
  Пример: мы создали новую вкладку "Бережной Александр". Формула выглядит так - "='Иванова Мария'!$J$3"(в ней нужно заменить "Иванова Мария"), а будет выглядеть так - "='Бережной Александр'!$J$3".
  Таким образом меняем формулы во всех ячейках новой строки.
• все готово!

В ячейке "J10" у каждого сотрудника есть формула, в которой необходимо изменить один параметр.

Формула выглядит так: "=IF(DATEDIF(J5; TODAY(); "M") < 6;0;(DATEDIF(J5; TODAY(); "M")*2)-J9)"

Выделил в формуле жирным "6", которую необходимо заменить на подходящее тебе кол-во месяцев.

Эту таблицу можно дорабатывать еще много, она несовершенна. Мою задачу она выполняла на 100%!

Ссылку на таблицу можно найти в моем Telegram канале. Ты сможешь ее скопировать себе и сразу начать работать.

Пишите в комментариях свои способы отслеживания выходных дней ⬇