Деловая переписка: как ставить задачи. Разбор писем с примерами внутри

Чтобы трудовые будни не были из оперы “сгорел сарай, гори и хата!”, давайте проверим, правильно ли умеем просить помощи у коллег. Правильно ли ставим задачи и определяем сроки.

Умеем ли определять сроки задач?

Ситуация: Ане нужно сделать презентацию к пятнице. В понедельник руководитель Максим покажет презентацию клиентам.

Максим пишет в среду: Ань, нужно презентацию для “Альянса” сделать до конца недели. Возьми в работу”.

Что имеем на выходе?

Деловая переписка: как ставить задачи. Разбор писем с примерами внутри

В пятницу днём Максим приходит в кабинет и спрашивает у Ани презентацию. Презентация не готова. А Максиму нужно еще проверить всё на ошибки и на основании презентации подготовить речь.

Аня хлопает глазами: в её картине мира до конца недели - это до конца рабочего дня пятницы. То есть до 18.00. И она искренне хотела сдать презентацию в 17.55. Аврал, Аня в слезах быстро клепает презентацию. Разгневанный Максим ушёл, хлопнув дверью.

Кто не прав? Я считаю - руководитель. Как можно было бы написать?

Деловая переписка: как ставить задачи. Разбор писем с примерами внутри

Мотивированная Аня делает презентацию во время, Максим успевает подготовиться к встрече с заказчиком. Всем хорошо.

Ставьте точные сроки. Вплоть до часов и минут, если это важно.

Деловая переписка: как ставить задачи. Разбор писем с примерами внутри

Умеем ли определять исполнителей?

Снова Максим поручает Ане сделать презентацию. Только сейчас задача выглядит так: “Ань, нужна презентация по “Альянсу” в пятницу к 10.00. Попроси ребят из тех.отдела помочь тебе”.

Про сроки он уже сделал выводы. Но снова что-то идёт не так...

Деловая переписка: как ставить задачи. Разбор писем с примерами внутри

Аня приходит в тех.отдел, но все очень заняты. Никто не готов отложить свои дела и помочь ей. В готовой презентации не хватает технической стороны.

Максим недоволен, в лучшем случае он поругает тех.отдел за безучастие, в худшем - Аню.

Деловая переписка: как ставить задачи. Разбор писем с примерами внутри

Четко определяйте исполнителей на каждом этапе задачи.

Если вам покажется, что описанные выше ситуации выдуманы, то разочарую. Практически, записаны со слов осенью 2020 года.

Да, люди по-прежнему так работают.

44
Начать дискуссию