НЕКОГДА РАЗГОВОРЫ ГОВОРИТЬ, МЫ КЭДО ВНЕДРЯЕМ
При внедрении изменений важна коммуникация. По опыту скажу, случается, что мы доносим информацию хаотично и бессистемно. А потом думаем, почему сопротивление растет, а внедрение замедляется.
В статье КЭДО не так страшен, как его малюют мы узнали, что поэтапное внедрение и работа с возражениями снижают долю отказов при переходе на систему кадрового электронного обмена. Анна, как эксперт подчеркнула, что лучше выбирать экологичный способ внедрения изменений.
Что делать и как успешно внедрять КЭДО обсудили с Марией Гурьевой, экспертом по внутренним коммуникациям, преподавателем школы MarHR и автором канала Культурные ЗаМашки. Мария постоянный спикер и организатор конференций по внутренним коммуникациям.
Мария, какие шаги важны с точки зрения корпоративной коммуникации, когда в компании принято решение о внедрении изменений, например, переходе на КЭДО?
Прежде всего, важно понимать, что коммуникация не должна быть спонтанной. Очень частая ошибка — начинать работать с ней уже после внедрения системы, когда фактически нужно быстро пересадить людей с одного привычного процесса на другой. В этот момент вы уже догоняете, а не управляете изменениями.
Гораздо эффективнее начинать заранее. И как раз здесь важно включать маркетинговый подход, который мы в HR часто игнорируем. Мы обычно просто информируем: «Вот система, пользуйтесь». [Мария улыбается]
А надо любое изменение доносить через ценность, например, как оно упрощает работу, экономит время или снижает риски.
Понимаешь, для разных людей КЭДО — это про разное. Поэтому так полезно сначала разобраться, что важно разным аудиториям внутри компании.
Для одних — это может быть история про экологию и осознанность: меньше бумаги, меньше лишних действий, более современный подход.Для других — про удобство и экономию времени: не нужно никуда идти, можно подписать документ в пару кликов.Для тех, кому важна стабильность и порядок — это про сохранность документов: ничего не потеряется, все хранится в системе, есть понятный цифровой след.А для руководителей — это вообще другая ценность: прозрачность, быстрый доступ к документам, возможность управлять процессами без лишних запросов в HR.
И когда ты понимаешь эти различия, ты начинаешь говорить с каждой аудиторией на её языке. Не одной универсальной коммуникацией, разумеется, а разными посылами, где для каждой группы подсвечивается свой, важный именно ей смысл.
Еще нужно понимать, что внедрение идет волнами. Первая волна — вовлеченные сотрудники, которые готовы пробовать новое. Через них становится понятно, где пользовательский путь не до конца продуман, где не хватает ясности в инструкциях, где возникают вопросы. Это отлично помогает доработать коммуникации и создать качественную базу часто задаваемых вопросов.
Дальше сомневающиеся, которым нужна дополнительная опора. И затем те, кто сопротивляется, с ними уже идет точечная работа через разбор возражений.
Главный смысл здесь в том, что коммуникация — это не рассылка, а продуманная система, где есть сегментация, ценность и понятная логика.
Получается, что сотрудников надо вовлекать в переход на КЭДО?
По моему опыту, люди не вовлекаются, потому что «так нужно». Вовлечение появляется там, где есть понятная ценность и причастность.
Во-первых, важна прозрачность: когда вы честно говорите не только о плюсах, но и о функциях в доработке.
Во-вторых, работает социальное доказательство. Люди смотрят на людей, а не на презентации. Поэтому важно подключать и руководителей, и амбассадоров из числа рядовых сотрудников.
И в-третьих, важно давать возможность влиять. Когда сотрудники дают обратную связь и видят, что она учитывается, нововведение начинает восприниматься не как навязанное решение, а как рабочий инструмент, в котором уже есть их вклад.
Подчеркну, что хорошо работает маркетинговая логика: чем точнее вы понимаете, что важно разным группам, тем легче встроить это в коммуникацию и сделать её не просто информирующей, а вовлекающей. Ключевое — сформировать понимание, что система помогает решать повседневные вопросы сотрудника.
В своем интервью Анна поделилась, что проблема несвоевременного подписания документов одна из самых частых при внедрении электронного кадрового документооборота. Что делать, чтобы сотрудники подписывали документы вовремя?
Если есть проблема несвоевременного подписания документов, то сначала надо разобраться в причинах. Нарушение сроков — это почти всегда симптом. Стоит проверить, нет ли системных проблем, удобны ли уведомления, понятен ли интерфейс, не усложнен ли сам процесс.
Здесь важно учитывать простую вещь: очень часто люди просто пропускают сроки в потоке задач. У сотрудника встречи, письма, дедлайны, и задача на подписание теряется. Он мог его увидеть, но отвлечься, забыть, а потом уже не найти.
Поэтому хорошо работают напоминания, которые не просто приходят, а сразу ведут к действию. Например, уведомление со ссылкой прямо на тот документ, который нужно подписать. Минимум шагов, минимум усилий: открыл и сделал. Плюс важно, чтобы напоминания были встроены в привычный ритм: пуш-уведомления, дублирование в календарь, любые понятные триггеры, которые возвращают внимание к задаче.
И здесь тоже можно подключать маркетинговое мышление. Важно не только что вы отправляете, но и когда. Например, утренние уведомления, когда человек только начинает день и проверяет почту, или обеденное время, когда есть пауза. Тайминг сильно влияет на результат.
Сами напоминания тоже должны быть максимально простыми: что сделать, до какого времени, сколько это займет. Без лишнего текста.
И, кстати, здесь отлично работают даже очень простые игровые механики. Например, можно предложить команде на планерке начинать встречу с быстрой проверки: все открывают приложение и смотрят, есть ли неподписанные документы. И дальше какой-то легкий игровой элемент, вплоть до «звездочек» или мини-рейтинга. Звучит банально, но на практике такие вещи часто работают лучше, чем очередное письмо с напоминанием.
Ну и базово важно объяснять ценность и формировать отношение к электронным документам как к полноценным юридическим документам. Своевременное подписание становится привычкой, когда людям понятно зачем это делать, и система выстроена так, что она вовремя и удобно про себя напоминает.
Исходя из сказанного при внедрении изменений важно разработать и следовать коммуникационному плану?
Да, я рекомендую коммуникационный план как стратегический инструмент, который превращает хаотичный поток информации в управляемый процесс. Без него внедрение любых изменений превращается в лотерею.
С планом вы заранее объясняете сотрудникам, зачем нужны изменения, показываете выгоды и снижаете тревожность. Вы управляете ожиданиями, а не просто реагируете на негатив.
Когда лидеры компании транслируют противоречивую информацию, это порождает путаницу и недоверие. Коммуникационный план формирует единые ключевые сообщения (месседжи), чтобы все — от генерального директора до линейного руководителя — говорили на одном языке. Так сотрудники понимают, что перед ними не чья-то прихоть, а продуманный и выверенный шаг компании.
Отдельно хочу подчеркнуть важность метрик, которые необходимо заложить в план. Например: «Достичь 80% прочтения анонса», «Снизить количество обращений в поддержку на 50%», «Получить 70% положительных отзывов после запуска». Это позволит оценить эффективность и скорректировать действия, если что-то пошло не так.
Мы понимаем, что разработка такого плана с нуля может занять много времени.Чтобы сэкономить время читателей и помочь сразу перейти к делу, подготовили краткий шаблон. Вы можете взять его за основу и адаптировать под свой проект.