Какие вызовы ставит перед тайм-менеджментом режим «удаленки»
Больше года компании работают на «удаленке». Сегодня этот формат уже не воспринимается как экзотика, доступная свободным художникам в лице маркетологов, дизайнеров, SMM-специалистов. По данным Trud.com, только в первом полугодии, с января по май 2021-го, количество вакансий для удаленных бухгалтеров выросло на 11%, для удаленных менеджеров проектов – на 13%, для юристов с удаленным режимом работы – на 9%.
Удаленный график предъявляет особые требования к организации времени. Причем вызовы эти разные, в зависимости от задач сотрудника и его статуса в компании. Так, линейному специалисту важно организовать себя, а задача руководителя – на порядок сложнее, ведь ему нужно скоординировать работу целой команды. В практике тайм-менеджмента есть универсальные подходы и инструменты для решения задач на всех уровнях служебной иерархии.
Вызовы со стороны «удаленки» для линейного сотрудника
Трудности специалиста на исполнительском уровне очевидны:
отсутствие привычного разделения на работу и дом: и в физическом плане, и в психологическом,
отсутствие привычных «якорей», сопровождающих рабочий день, например, кофе по приходу на работу, совещание в начале рабочей недели, перерыв, и т. п.,
масса отвлекающих факторов: семья, домашние дела, телевизор, неожиданные визиты друзей,
чувство изолированности, дефицит общения.
Для успешной работы в удаленном режиме необходима железная самодисциплина, ведь надзор со стороны руководителя отсутствует. В такой ситуации многие сотрудники замедляют темп, заводят привычку прокрастинировать. Другая крайность – неспособность разделить рабочий день на собственно работу и отдых, то есть нерабочего времени, по сути, нет: за ноутбук можно сесть и в двенадцать ночи, и в пять утра, нарушая нормальный ритм жизни.
Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сотрудникам на «удаленке» придерживаться определенных правил для сохранения высокой продуктивности.
Рабочее место
Зоны работы и отдыха должны быть разделены. Если в квартире нет специального помещения, рабочий стол можно отделить ширмой.
Рабочая зона не должна находиться рядом с кухней.
Зону для работы следует содержать в порядке по принципу «чистый стол – утром, чистый стол – вечером».
График
Принципиально, чтобы начало и конец рабочего дня были зафиксированы по времени. Нежелательны ни опоздания, ни переработки. Домашние должны быть предупреждены: в разгар рабочего дня сотрудника нельзя тревожить, отвлекать, привлекать не только к действиям, но даже к обсуждению семейных вопросов.
Ключевое значение имеет планирование и расстановка приоритетов. Для планирования можно использовать специальные инструменты: планировщики, календари, специальное программное обеспечение. Для приоритизации задач не теряет актуальности матрица Эйзенхауэра (разделение задач на категории по критериям срочности и важности).
Универсальный подход – использование коротких спринтов с короткими промежутками между ними. 25 минут работы, 5 минут отдыха, следующий спринт. В рамках одного спринта рекомендовано трудиться над одной задачей для максимальной концентрации.
- Планируя день, имеет смысл заложить запас времени: 20% на непредвиденные вопросы + 20% буферного времени.
Повышению продуктивности способствует грамотное использование собственных биоритмов. Выполнение заданий важных, сложных, требующих максимальной концентрации усилий разумно планировать на промежутки времени, когда уровень энергии находится на самой высокой отметке.
Вызовы со стороны «удаленки» для руководителя
Рекомендации для руководителей касаются, по большей части, вопросов мотивации, контроля, поддержания стандартов корпоративной культуры.
Мотивация и контроль
Компании, которые переходят на «удаленку» уже не временно, а в долгосрочной перспективе, обречены балансировать между двумя крайностями.
Чрезмерный контроль, базирующийся на предположении, что, если руководитель не стоит за спиной специалиста, последний неизбежно будет отвлекаться, «тянуть резину» и, в конечном итоге, снизит планку качества.
Режим свободного плавания. «Пусть сотрудники сами разбираются со своим графиком, я поставлю им KPI, остальное меня не касается».
Обе позиции несут риски, поскольку:
- Чрезмерный контроль воспринимается как признак недоверия, оказывает психологический прессинг.
Не все сотрудники обладают достаточно высокой самодисциплиной и навыками управления временем, чтобы при отсутствии промежуточного контроля успешно двигаться к финальной цели.
Эксперты рекомендуют найти баланс, руководствуясь следующими ориентирами:
Использование софта для контроля времени
Есть масса программных решений для мониторинга рабочего времени сотрудников. Поначалу внедрение таких программ воспринимается командой в штыки. Поэтому важно, чтобы руководитель, супервайзер, ментор объяснили цель мониторинга. А целью является не собственно контроль, а оптимизация. Подробный тайминг дает возможность определить, где специалист «пробуксовывает», и найти способы повысить продуктивность до 20% только за счет более рационального использования времени.
Корпоративные стандарты
Внешний вид во время видеоконференции в Zoom, фон в кадре; требования относительно графика работы; стандарты общения (например, созвон команды на 5 минут каждые 4 часа; если вопрос не удалось решить тремя сообщениями в мессенджере, требуется колл) – все это помогает сотруднику идентифицировать себя с компанией и чувствовать себя частью целого, что в режиме удаленной работы имеет ключевое значение.
Обратная связь
Офисная работа дает возможность отследить достигнутые результаты, даже если в компании нет налаженной обратной связи: коллеги делятся друг с другом информацией в неформальной обстановке, например, во время обеда. Ситуация, когда человек оказывается с задачами один на один, несет риск потери мотивации: «Не могу делать эффективно, потому что не понимаю, зачем, и какой результат это даст». Со стороны руководителя важно создать условия для вовлеченности членов команды. Этому способствуют и регулярные онлайн-конференции, и личное общение специалиста с супервайзером, и подведение промежуточных итогов работы: конкретного человека, подразделения, компании.
Можно ли сказать, что при режиме «удаленки» действуют особые правила управления временем? Скорее, речь идет о модифицированных версиях «классического» тайм-менеджмента: о наборе инструментов, в которых главное – не их суперсвойства, а грамотное, осознанное использование.