Секретные материалы: как защитить коммерческую тайну и почему NDA нужно подписывать даже с кандидатами

Как охраняется коммерческая тайна, что для этого нужно делать работодателю и какие документы подписывать не только с сотрудниками, но и с кандидатами, разобрались вместе с партнером консалтинговой компании CordisON Ольгой Чумакиной.

Сведения компании, которые она не желает разглашать по разным причинам, связанными с их коммерческой ценностью, охраняются государством: все нормы закреплены в федеральном законе «О коммерческой тайне».

В законе дается определение тому, что составляет коммерческую тайну:

Чтобы закон был применим к сведениям компании, от работодателя требуется:

• определить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
• определить порядок защиты коммерческой тайны;
• предпринимать набор действий для защиты коммерческой тайны, чтобы эти сведения не были доступны неограниченному кругу лиц;
• создать работнику условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Словом, чтобы о ваших ноу-хау и бизнес-процессах не узнали посторонние, нужно ввести в организации режим коммерческой тайны.

Для того, чтобы ваши сотрудники не раскрывали коммерческую тайну, с ними нужно заключать соглашение о неразглашении и/или ознакомить с положением о коммерческой тайне и перечнем сведений, которые вы относите к коммерческой тайне. За рубежом такое соглашение называют NDA — Non-disclosure agreement.

Соглашение о неразглашении — это документ, который подписывается двумя сторонами, например сотрудником и организацией. В нем стороны договариваются о том, что определенные сведения нельзя раскрывать третьим лицам. Условия неразглашения коммерческой тайны можно включить и в трудовой договор в виде отдельного раздела.

В нетрудовых отношениях в такое соглашение можно включить условие о сумме выплаты в случае разглашения или компенсации убытков, включая упущенную выгоду. В трудовых отношениях такая возможность отсутствует: согласно статье 238 ТК РФ работник возмещает работодателю только прямой действительный ущерб.

Кроме соглашения или отдельного раздела трудового договора, нужно составить положение о коммерческой тайне и перечень того, что является коммерческой тайной в вашей организации.

В положении о коммерческой тайне рекомендуется определить не только то, что составляет коммерческую тайну, но и порядок защиты этих данных. Вы можете указать в положении (и применять на практике) следующие способы:

• нанесение на документы грифа «Коммерческая тайна» в объеме, четко определенным законом, — просто написать «Коммерческая тайна» недостаточно. Важно указать и какими конкретно способами будет нанесен гриф — например, можно включить электронный гриф в директорию;
• отправка писем по рабочим вопросам исключительно с корпоративной почты;
• требование запирать шкафы и сейфы с документами;
• требование хранить документы, содержащие коммерческую тайну, без общего доступа с другими сотрудниками компании.

В положении или трудовом договоре нужно определить и срок хранения коммерческой тайны — в течение какого времени подписавший обещает не разглашать информацию после окончания работы в компании. По моему опыту, обычно это 3, 5 или 10 лет.

Если кандидат отказывается подписывать перечень, у вас появляется основание не заключать с ним трудовой договор, потому что работник выразил несогласие с условиями предлагаемого договора.

Соглашение или обязательство о неразглашении коммерческой тайны стоит подписывать и до найма, например перед интервью с кандидатом или при допуске к коммерческой тайне для выполнения тестовых заданий. При этом обязательство о неразглашении будет иметь ровно такую же силу, как и соглашение, подписанное обеими сторонами.

Кандидат — это третье лицо, которому на собеседовании часто сообщают конфиденциальную информацию: например, какой проект в компании планируется к запуску, каких специалистов для этого нанимают.

Обязательство о неразглашении коммерческой тайны будет иметь силу, если вы подпишете его и после интервью. Но если кандидат пришел на интервью с тем, чтобы узнать ноу-хау или процессы в компании, то после собеседования это обязательство он уже вряд ли захочет подписывать.

В зависимости от формы правовых отношений между сторонами различается и ответственность за разглашение коммерческой тайны:

1. В статье 81 Трудового кодекса предусмотрена дисциплинарная ответственность за однократное грубое нарушение (разглашение охраняемой законом тайны) — увольнение. Для этого нужно провести внутреннее дисциплинарное расследование и доказать вину сотрудника. Решение об увольнении остается за работодателем.

В соответствии с Трудовым кодексом работник обязан возмещать исключительно прямой действительный ущерб. Об этом говорит статья 243 Трудового кодекса.

Здесь возникает основная проблема ответственности за разглашение коммерческой тайны: работник не возмещает нанесенный убыток в виде упущенной выгоды, а часто разглашение коммерческой тайны именно в этой части имеет более существенное значение для бизнеса.

2. За незаконное разглашение или использование сведений, составляющих коммерческую тайну, предусмотрена и уголовная ответственность. Это описано в статье 183 УК РФ.

Среди санкций за нарушение этой статьи — штраф до 1 000 000 рублей, лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет и лишение свободы до четырех лет.

3. Обязательство о неразглашении коммерческой тайны, которое вы подписываете с кандидатом, находится в зоне регулирования гражданского права. Ведь кандидат — это еще не работник.

В обязательстве можно указать, что разгласивший коммерческую тайну должен выплатить пострадавшей стороне конкретную сумму компенсации, упущенную выгоду, а не только возместить реальный ущерб. Размер суммы вы можете согласовать сразу и выразить ее конкретной суммой, а можете сослаться на то, что нарушитель возместит все убытки (реальный ущерб и упущенную выгоду), но эти убытки надо будет рассчитать и подтвердить.

Закон дает организации право указать в соглашении о неразглашении коммерческой тайны запрет на использование полученной информации в собственной предпринимательской деятельности. Если уволившийся сотрудник решит начать собственный бизнес как самозанятый или индивидуальный предприниматель с помощью тех технологий или сведений, которые являются коммерческой тайной в вашей компании, появляются основания для претензии.

Если вашу идею или проект украл конкурент, который знал, что всю информацию ему передал ваш сотрудник, не имевший на это право, то согласно пункту 3 статьи 183 УК РФ исковые требования можно предъявлять не к только к работнику, но и к тому, кто использовал эти сведения. Потому что такая информация получена незаконным способом. В суде придется доказывать, что конкурент достоверно знал, что эти данные — коммерческая тайна другого юридического лица, и не имел права их использовать.

За разглашение коммерческой тайны не несет ответственность сотрудник, разгласивший сведения, которые уже опубликовали.

Возможна и ситуация, в которой работодатель ничего не предпринял для охраны этой информации. По закону выполнение действий, связанных с защитой коммерческой тайны, — это прямая обязанность работодателя.

Классический пример такой «халатности» — это размещение документа не на корпоративном, а в личном аккаунте на Google Drive c доступом, открытым по ссылке. Такой документ может неоднократно скачать любой человек, а сам файл легко индексируется в сорсинговых запросах.

Если вы впервые столкнулись с необходимостью защитить коммерческую тайну, проверьте, что ничего не забыли и не допускаете типичные ошибки новичков:

1. Положение о коммерческой тайне должно быть процедурным, детально описанным и настоящим. Если вы не можете выполнить процессы, не нужно их описывать.

2. Если вы подписали с сотрудником трудовой договор, то в NDA вы не можете включить сумму штрафа за разглашение. Согласно статье 57 ТК РФ в трудовой договор нельзя включать дополнительные условия, ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Поэтому включение в договор дополнительного условия о сумме штрафа за разглашение конфиденциальной информации — это нарушение трудового законодательства.

3. В NDA нельзя включать сведения, которые не являются коммерческой тайной. Такими сведениями являются:

• информация, которая содержится в учредительных документах юридического лица и документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
• информация, которая содержится в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
  
• о состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов;
  
• данные о задолженности работодателей по выплате заработной платы и социальным выплатам;
  
• информация о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
  
• информация о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
  
• экологическая информация;
  
• данные о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест.
  

При этом состав рабочей группы, правила ее формирования, роли и методология работы уже считаются коммерческой тайной.

4. В NDA необходимо включать:

- срок защиты коммерческой тайны;

- названия клиентов и любые сведения об отношениях с ними, условия и результаты работы;

- требование о полном запрете ведения фото- и видеосъемки, записи аудио на территории работодателя или территории, куда работник был направлен работодателем, запрете на фотографирование экранов компьютеров и документов, находящихся в пределах рабочего места сотрудника или доступных ему благодаря нахождению на территории работодателя;

- понятие версий. Отдельно нужно указывать, что коммерческой тайной является любая версия документа, кода, изображения.

5. Сайт — это объект авторского права и охраняется соответствующими статьями Гражданского кодекса, но в состав коммерческой тайны нужно включать то, что еще не стало объектом авторского права: протоколы совещаний, на которых вы определяете концепцию сайта, майндмэп с его структурой.

Такая «перекрестность» — охрана одновременно коммерческой тайны и объектов авторского права — позволяет добиться максимального уровня защиты.

6. Конкретизируйте перечень того, что является коммерческой тайной. Каждый пункт списка нужно уточнить: укажите конкретные названия документов — договоры с клиентами, дополнительные соглашения, протоколы встреч, видеозаписи онлайн-конференций.

Подумайте, как вы еще можете конкретизировать данные. Например, если у вас есть файлы с неизменяемыми названиями, которые однозначно определят их, то укажите это в перечне.

Некоторым компаниям и вовсе не нужно защищать коммерческую тайну. Если описание вашего бизнеса подходит под одно или несколько описаний ниже, вам не нужно принимать меры по защите данных.

1. Ваши бизнес-процессы аналогичны процессам в других компаниях. У вас нет никаких ноу-хау и особых подходов к организации процесса.
2. Ваш бизнес не подразумевает отношений с третьими лицами, и вам не нужно защищать коммерческую тайну клиента.
3. У вас простой механизм работы, и вы не хотите его скрывать — вашему доходу и имиджу это не повредит.

NDA — это договорная основа отношений. Компания и сотрудник договариваются, что компания выплачивает сотруднику зарплату, предоставляет ему рабочее оборудование, оплачивает отпуск, а сотрудник выполняет возложенные на него обязанности и не рассказывает некоторую информацию.

Хорошо составленный NDA и перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, — это буквально инструкция для человека со злым умыслом, в которой подробно указано, какие у вас особенности бизнеса и где искать всю ценную информацию. Ознакамливая с этим перечнем работника, вы лишь подтверждаете свое доверие к нему.

1. Коммерческая тайна — это сведения, которые имеют ценность, потому что к ним нет доступа у третьих лиц. Обычно это особенности производства, бизнес-процессов, ноу-хау.

2. Для защиты коммерческой тайны организация должна:

• определить, какие сведения составляют коммерческую тайну;
• ограничить доступ к этой информации;
  
• учитывать всех, кто получил доступ к информации;
  
• регулировать отношения по использованию этой информации с помощью трудовых и гражданско-правовых договоров;
  
• наносить на материалы, содержащие коммерческую тайну, соответствующий гриф.
  

3. Для защиты коммерческой информации необходимо разработать положение о коммерческой тайне, перечень сведений, которые ее составляют, и соглашение о неразглашении (NDA). Соглашение о неразглашении можно включить в виде отдельного раздела в трудовой договор.

4. С перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну, будущего сотрудника нужно ознакомить и попросить подписать до подписания трудового договора.

5. С кандидатами необходимо подписывать обязательство о неразглашении коммерческой тайны до начала интервью.

6. Сотрудники компании несут дисциплинарную ответственность и возмещают только прямой ущерб.

7. Действие уголовного права распространяется на всех — и на текущих сотрудников, и на бывших, и на кандидатов.

8. В гражданско-правовом договоре о неразглашении можно указать любую сумму штрафа, чего нельзя сделать в трудовом договоре.

9. Ответственность за разглашение сведений, которые были опубликованы в открытых источниках или к которым есть доступ у неограниченного круга лиц, не наступает.

10. Некоторым компаниям — со стандартными бизнес-процессами и без секретов производства — NDA в целом не нужен.

11. NDA — это показатель развитой культуры в компании и высочайшего доверия к сотрудникам.

#hr #рекрутинг #hrm #recruiting #найм_сотрудников #подборперсонала #hrm #huntflow #itrecruitment #itrecruiter #recruitment