Лайфхаки управления удаленными сотрудниками на примере маркетингового агентства "ВРЕМЯ ДЕЙСТВОВАТЬ"

Больше 70% сотрудников хотели бы работать удаленно и только 20% работодателей поддерживают это желание. Руководители отмечают снижение эффективности труда и сталкиваются со сложностями организации командной работы.

Я – Анна Асадова, основатель и руководитель маркетингового агентства «ВРЕМЯ ДЕЙСТВОВАТЬ», которому 1 февраля 2022 года исполняется 5 лет.

Еще два года назад для меня самой формат удаленной работы был неприемлем. Я хотела видеть каждого сотрудника перед собой. Понимать: работает он, отвлекается на телефон или в сотый раз пошел покурить. Личный вопрос переезда в другой город тоже был закрыт: как я смогу развивать бизнес, находясь за десятки километров от офиса?

Пандемия заставила меня кардинально пересмотреть подход к организации своей работы и работы сотрудников. Оказалось, что все не так страшно: кто хочет работать, тот работает в любом формате, кто не хочет – найдет, чем занять рабочее время.

Я знаю компании, которые успешно перевели своих сотрудников на дистанционную работу и только выиграли. Отказавшись от проезда до офиса, человек получает от 1 до 3 часов свободного времени и может полноценно восстанавливаться.

Но я также знаю компании, которые вернули сотрудников в офис, не справившись с организацией новой схемы работы. И тех, кто пока даже не пытался ввести дистанционку.

По оценке экспертов к 2028 году 73% компаний будут иметь в штате удаленных сотрудников. Поэтому вопрос организации такой работы - необходимость, особенно с точки зрения формирования команды.

Введение дистанционного формата изменило ценность рабочего места для сотрудников. Если раньше работник был ограничен предложениями своего города, то теперь он не привязан к фактическому нахождению офиса. Также 69% работников говорят о том, что готовы отказаться от части преимуществ компании в пользу более гибкого графика.

Мне удалось выстроить систему удаленной работы во многом благодаря партнерам – компании-интегратору RocketSales и лично Константину Кузнецову, который щедро делился своими наработками. А теперь я делюсь своими лайфхаками с вами.

Взаимодействовать с людьми в офисном пространстве при достаточном опыте несложно. Хорошо видно, насколько человек мотивирован, не решает ли личные вопросы в рабочее время, испытывает ли затруднения. Другое дело - удаленка:

• новые сотрудники долго погружаются в должность,
  

• не понимают кто за что отвечает,

• теряют задачи и срывают сроки по проектам,

• нет слаженной работы в коллективе и компании,
• нет единого алгоритма (кто в лес, кто по дрова),
• сотрудники постоянно отвлекают руководителя вопросами,
• работают на несколько компаний,
• у руководителя голова пухнет от задач, которые надо не забыть (или не забыть куда записала),
• годовой план компании не реализуется (про него забывают),
• сотрудники увольняются из-за хаоса,
• желание руководителя не сойти с ума,
• личная жизнь отсутствует

У сотрудников - свои заботы. В офисе всегда кто-то да поможет, а тут - сидишь и смотришь в экран компьютера. И даже гугл тебе не подскажет, если дело касается клиентского вопроса или поиска рабочих документов:

• нет понимания, кто какие вопросы решает,
• нет осознания своей зоны ответственности,
  
• непонятно, где брать тот или иной документ,
  
• нет информации, какие действия уже были сделаны предшественником,
  
• нужно время, чтобы встроиться в порядок работы (планерки, отчеты, структура общения)
  

1. Удобная коммуникация сотрудников

2. Синхронизация работы

3. Письменная постановка задач

4. Мотивация работы на результат (KPI, нематериальные бонусы)

5. Контроль рабочих процессов

6. Доведение общей ситуации в компании до каждого сотрудника

7. Систематизация работы

8. Выстраивание неформального общения

Все документы в агентстве "ВРЕМЯ ДЕЙСТВОВАТЬ", начиная с регламентов и Книги продаж, заканчивая макетами для текущей рекламной кампании хранится на общем Google Диске.

Все информационное пространство разделено по отделам, а также у каждого сотрудника есть своя рабочая папка. Благодаря удаленному доступу всегда можно быстро найти нужный документ хоть с компьютера, хоть с телефона.

Это полностью исключает варианты забытых документов, разрыва в работе при совмещении офиса и дома, обеспечивает 100% заменяемость сотрудников в случае болезни или отпуска.

Для быстрого погружения нового сотрудника мы разработали подробные документы-путеводители: регламенты, инструкции, ответы на частые вопросы.

Большая часть корпоративного общения проходит именно в чатах. Телеграм дает возможность создать закрытые группы по проектам, настраивать уведомления, оповещать пользователей, прикреплять файлы, отправлять голосовые сообщения, проводить видеоконференции с трансляцией экрана.

У нас есть чаты

• по отделам (менеджеры, маркетинг, smm, бухгалтерия и т.д.),
• по проектам внешние (в чат входят специалисты, которые непосредственно общаются с клиентами и клиенты),
  
• по проектам внутренние (в чат входят только штатные и внештатные сотрудники, в том числе те, кто не общается с клиентом),
  
• личные (по обсуждению любого закрытого вопроса),
  
• общий чат команды - место объявлений и обсуждений рабочих и не только.

Новичку может показаться, что он весь день только и будет отвечать на сообщения. На самом деле вопрос лишь в правильном использовании мессенджера.

• используйте десктопную версию,

  пишите одно полное сообщение, а не 10 мелких,

• используйте теги проектов при их обсуждении в общем чате,

• при обсуждении вопросов в узких чатах помните о других членах команды, которых необходимо поставить в известность,

• задавая вопрос по задаче, сразу прикладывайте ссылку на таск,

• вместо загрузки документов прикрепляйте ссылки на файлы,

• отмечайте, если выходите в оффлайн больше чем на 20-30 минут,

• закрепляйте сообщения с важной информацией в верхней части канала,

• используйте отложенные сообщения или отправку без звука в нерабочее время (клик правой кнопкой мыши по стрелке отправки или долгое зажатие ее на телефоне даст выбор варианта отправки),

• тегайте пользователя, если хотите, чтобы он увидел ваше сообщение в общем потоке,

• откажитесь от голосовых без общей договоренности команды.

Команда общается в Телеграм, действительно, много. В декабре мы поняли, что нам не хватает стикеров для выражения всей палитры эмоций и создали свою подборку. Скачивайте стикеры здесь. Коллекция будет пополняться.

Каждый день мы встречаемся на планерке: обсуждаем планы на неделю или на день, координируем действия, решаем срочные задачи. Мозговые штурмы, стратегические и установочные сессии, планерки с клиентами по проектам мы также проводим в Zoom.

Лайфхак: вместо подключения руководителя к обсуждению внутренних вопросов, специалисты проводят их самостоятельно, а запись сохраняют в папке на общем Google Диске. Руководитель может просмотреть видео в свободное время и на ускоренной перемотке.

Один из принципов эффективной работы – четкая постановка задач. Асана — не просто таск-менеджер, а целая система инструментов которые помогают заменить почти любое приложение по управлению задачами, взаимоотношениями с клиентами, проектами и многое другое.

Сотрудники могут легко планировать задачи на день, неделю, месяц, а руководитель видит загрузку специалиста и анализирует работу по проекту.

Порой очень сложно определить количество времени, которое потребуется для выполнения задачи. Стандартная погрешность колеблется от 20% до 50%.

TimeDoctor позволяет фиксировать временные затраты. Это дает возможность планировать комплексную работу над проектом с большой точностью. TimeDoctor синхронизируется с Asana и позволяет анализировать проекты с точки зрения фактических временных затрат как всей команды, так и каждого сотрудника.

Также TimeDoctor выполняет важную роль контроля фактической отработки часов. Программа рандомно делает скрины экрана, а в случае снижения активности пользователя просит подтвердить присутствие кликом по таймеру.

АmoCRM – правая рука сейлза и маркетолога. В ней автоматически фиксируются все заявки и запросы клиентов по разным каналам и добавляются в воронку продаж. Менеджер может звонить прямо из карточки клиента.

Вся история звонков и записи разговоров сохраняются для анализа и контроля.

Маркетолог получает возможность интеграции в воронку продаж онлайн-инструментов, а также детализированные выгрузки, по которым можно сделать самые разные аналитические срезы.

При разработке ключевых показателей эффективности (KPI) важно поставить акценты на тех показателях, которые действительно повлияют на развитие компании. У сотрудников "ВРЕМЯ ДЕЙСТВОВАТЬ" - индивидуальные KPI в зависимости от специфики его работы и включенности в масштабные проекты.

Также у нас разработана система нематериальной мотивации, цель которой – поддерживать высокую эффективность сотрудника продолжительное время.

Превратить удаленных сотрудников в единый коллектив достаточно сложно. Большую роль в формировании командного духа играет неформальное общение. При дистанционной работе сотрудники могут жить за сотни километров друг от друга.

Простые радости офисной жизни - попить чай и поболтать в курилке - становятся недоступны.

Выходом могут быть прямые трансляции офисных посиделок, общие онлайн-корпоративы и отдельный чат, в котором можно флудить и перебрасываться мемчиками. И все-таки при любой возможности мы стараемся встретиться лично.

● Ставьте задачи в строго отведенное время

Например, утром, после обеденного перерыва или за час до окончания рабочего дня. То есть в то время, когда мозг сотрудника не находится в состоянии активного решения задач, и может без потери скорости работы перераспределить приоритеты.

● Выделяйте время для коммуникации, не отвлекайте

Для того чтобы включиться в работу над решением конкретной задачи, мозгу требуется 23 минуты. Отвлекаясь на сообщения в мессенджере, проверку почты или ответы на вопросы, человек задействует другие структуры мозга и вынужден тратить дополнительное время на повторное включение в задачу.

● Проводите планерки по узким вопросам

Чем меньше количество участников совещания, тем выше мотивация и личная вовлеченность в рабочие вопросы. При общении тет-а-тет уровень вовлеченности составляет 80%, при проведении планерки до 5 человек - 60%, при общении группой из 10 сотрудников - всего 10%.

● Не поощряйте многозадачность

Мозг способен обрабатывать лишь одну интеллектуальную задачу в одну единицу времени и удерживать внимание не более чем на трех объектах одновременно. Многозадачность - это быстрое переключение с одного вопроса на другой. При этом ни в одну из задач мозг толком погрузиться не может.

Кроме низкого интеллектуального КПД многозадачность приводит к усталости, снижению внимания и частым ошибкам. Фокусируясь то на одном, то на другом рабочем вопросе, сотрудник похож на гонщика, который разогнавшись за несколько секунд, бьет по тормозам и тут же набирает скорость снова.

● В расчет задачи закладывайте время на "подумать"

Обычно учитывается только фактическое исполнение задачи: написать, подготовить, сделать, отправить. Но интеллектуальная работа требует определенного периода для создания сложного объекта. Информация для его «приготовления» должна быть загружена, структурирована, «переварена» и выгружена без искажений.

● Цените своих сотрудников

Исследования показывают, что вовлеченность в работу у специалистов увеличивается до 60%, если руководитель их защищает, оберегает и ценит их деятельность. Поэтому необходимо проявлять эмпатию и вовлеченность в работу коллектива, чтобы сотрудники понимали важность для руководителя того, что они делают.

Система управления удаленными сотрудниками, которую мне удалось выстроить, лежит в основе высоких результатов маркетингового агентства "ВРЕМЯ ДЕЙСТВОВАТЬ".

Это подтверждают цифры кейсов, отзывы и тот факт, что за короткое время мы вошли в ТОП-2 digital-компаний региона. Нужны клиенты и увеличение продаж? Мы знаем, как дать результат.