Лайфхаки управления удаленными сотрудниками на примере маркетингового агентства "ВРЕМЯ ДЕЙСТВОВАТЬ"

Больше 70% сотрудников хотели бы работать удаленно и только 20% работодателей поддерживают это желание. Руководители отмечают снижение эффективности труда и сталкиваются со сложностями организации командной работы.

Я – Анна Асадова, основатель и руководитель маркетингового агентства «ВРЕМЯ ДЕЙСТВОВАТЬ», которому 1 февраля 2022 года исполняется 5 лет.

Еще два года назад для меня самой формат удаленной работы был неприемлем. Я хотела видеть каждого сотрудника перед собой. Понимать: работает он, отвлекается на телефон или в сотый раз пошел покурить. Личный вопрос переезда в другой город тоже был закрыт: как я смогу развивать бизнес, находясь за десятки километров от офиса?

Пандемия заставила меня кардинально пересмотреть подход к организации своей работы и работы сотрудников. Оказалось, что все не так страшно: кто хочет работать, тот работает в любом формате, кто не хочет – найдет, чем занять рабочее время.

Я знаю компании, которые успешно перевели своих сотрудников на дистанционную работу и только выиграли. Отказавшись от проезда до офиса, человек получает от 1 до 3 часов свободного времени и может полноценно восстанавливаться.

Но я также знаю компании, которые вернули сотрудников в офис, не справившись с организацией новой схемы работы. И тех, кто пока даже не пытался ввести дистанционку.

По оценке экспертов к 2028 году 73% компаний будут иметь в штате удаленных сотрудников. Поэтому вопрос организации такой работы - необходимость, особенно с точки зрения формирования команды.

Введение дистанционного формата изменило ценность рабочего места для сотрудников. Если раньше работник был ограничен предложениями своего города, то теперь он не привязан к фактическому нахождению офиса. Также 69% работников говорят о том, что готовы отказаться от части преимуществ компании в пользу более гибкого графика.

Мне удалось выстроить систему удаленной работы во многом благодаря партнерам – компании-интегратору RocketSales и лично Константину Кузнецову, который щедро делился своими наработками. А теперь я делюсь своими лайфхаками с вами.

Взаимодействовать с людьми в офисном пространстве при достаточном опыте несложно. Хорошо видно, насколько человек мотивирован, не решает ли личные вопросы в рабочее время, испытывает ли затруднения. Другое дело - удаленка:

У сотрудников - свои заботы. В офисе всегда кто-то да поможет, а тут - сидишь и смотришь в экран компьютера. И даже гугл тебе не подскажет, если дело касается клиентского вопроса или поиска рабочих документов:

1. Удобная коммуникация сотрудников

2. Синхронизация работы

3. Письменная постановка задач

4. Мотивация работы на результат (KPI, нематериальные бонусы)

5. Контроль рабочих процессов

6. Доведение общей ситуации в компании до каждого сотрудника

7. Систематизация работы

8. Выстраивание неформального общения

Все документы в агентстве "ВРЕМЯ ДЕЙСТВОВАТЬ", начиная с регламентов и Книги продаж, заканчивая макетами для текущей рекламной кампании хранится на общем Google Диске.

Все информационное пространство разделено по отделам, а также у каждого сотрудника есть своя рабочая папка. Благодаря удаленному доступу всегда можно быстро найти нужный документ хоть с компьютера, хоть с телефона.

Это полностью исключает варианты забытых документов, разрыва в работе при совмещении офиса и дома, обеспечивает 100% заменяемость сотрудников в случае болезни или отпуска.

Для быстрого погружения нового сотрудника мы разработали подробные документы-путеводители: регламенты, инструкции, ответы на частые вопросы.

Большая часть корпоративного общения проходит именно в чатах. Телеграм дает возможность создать закрытые группы по проектам, настраивать уведомления, оповещать пользователей, прикреплять файлы, отправлять голосовые сообщения, проводить видеоконференции с трансляцией экрана.

У нас есть чаты

Новичку может показаться, что он весь день только и будет отвечать на сообщения. На самом деле вопрос лишь в правильном использовании мессенджера.

Команда общается в Телеграм, действительно, много. В декабре мы поняли, что нам не хватает стикеров для выражения всей палитры эмоций и создали свою подборку. Скачивайте стикеры здесь. Коллекция будет пополняться.

Каждый день мы встречаемся на планерке: обсуждаем планы на неделю или на день, координируем действия, решаем срочные задачи. Мозговые штурмы, стратегические и установочные сессии, планерки с клиентами по проектам мы также проводим в Zoom.

Лайфхак: вместо подключения руководителя к обсуждению внутренних вопросов, специалисты проводят их самостоятельно, а запись сохраняют в папке на общем Google Диске. Руководитель может просмотреть видео в свободное время и на ускоренной перемотке.

Один из принципов эффективной работы – четкая постановка задач. Асана — не просто таск-менеджер, а целая система инструментов которые помогают заменить почти любое приложение по управлению задачами, взаимоотношениями с клиентами, проектами и многое другое.

Сотрудники могут легко планировать задачи на день, неделю, месяц, а руководитель видит загрузку специалиста и анализирует работу по проекту.

Порой очень сложно определить количество времени, которое потребуется для выполнения задачи. Стандартная погрешность колеблется от 20% до 50%.

TimeDoctor позволяет фиксировать временные затраты. Это дает возможность планировать комплексную работу над проектом с большой точностью. TimeDoctor синхронизируется с Asana и позволяет анализировать проекты с точки зрения фактических временных затрат как всей команды, так и каждого сотрудника.

Также TimeDoctor выполняет важную роль контроля фактической отработки часов. Программа рандомно делает скрины экрана, а в случае снижения активности пользователя просит подтвердить присутствие кликом по таймеру.

АmoCRM – правая рука сейлза и маркетолога. В ней автоматически фиксируются все заявки и запросы клиентов по разным каналам и добавляются в воронку продаж. Менеджер может звонить прямо из карточки клиента.

Вся история звонков и записи разговоров сохраняются для анализа и контроля.

Маркетолог получает возможность интеграции в воронку продаж онлайн-инструментов, а также детализированные выгрузки, по которым можно сделать самые разные аналитические срезы.

При разработке ключевых показателей эффективности (KPI) важно поставить акценты на тех показателях, которые действительно повлияют на развитие компании. У сотрудников "ВРЕМЯ ДЕЙСТВОВАТЬ" - индивидуальные KPI в зависимости от специфики его работы и включенности в масштабные проекты.

Также у нас разработана система нематериальной мотивации, цель которой – поддерживать высокую эффективность сотрудника продолжительное время.

Превратить удаленных сотрудников в единый коллектив достаточно сложно. Большую роль в формировании командного духа играет неформальное общение. При дистанционной работе сотрудники могут жить за сотни километров друг от друга.

Простые радости офисной жизни - попить чай и поболтать в курилке - становятся недоступны.

Выходом могут быть прямые трансляции офисных посиделок, общие онлайн-корпоративы и отдельный чат, в котором можно флудить и перебрасываться мемчиками. И все-таки при любой возможности мы стараемся встретиться лично.

● Ставьте задачи в строго отведенное время

Например, утром, после обеденного перерыва или за час до окончания рабочего дня. То есть в то время, когда мозг сотрудника не находится в состоянии активного решения задач, и может без потери скорости работы перераспределить приоритеты.

● Выделяйте время для коммуникации, не отвлекайте

Для того чтобы включиться в работу над решением конкретной задачи, мозгу требуется 23 минуты. Отвлекаясь на сообщения в мессенджере, проверку почты или ответы на вопросы, человек задействует другие структуры мозга и вынужден тратить дополнительное время на повторное включение в задачу.

● Проводите планерки по узким вопросам

Чем меньше количество участников совещания, тем выше мотивация и личная вовлеченность в рабочие вопросы. При общении тет-а-тет уровень вовлеченности составляет 80%, при проведении планерки до 5 человек - 60%, при общении группой из 10 сотрудников - всего 10%.

● Не поощряйте многозадачность

Мозг способен обрабатывать лишь одну интеллектуальную задачу в одну единицу времени и удерживать внимание не более чем на трех объектах одновременно. Многозадачность - это быстрое переключение с одного вопроса на другой. При этом ни в одну из задач мозг толком погрузиться не может.

Кроме низкого интеллектуального КПД многозадачность приводит к усталости, снижению внимания и частым ошибкам. Фокусируясь то на одном, то на другом рабочем вопросе, сотрудник похож на гонщика, который разогнавшись за несколько секунд, бьет по тормозам и тут же набирает скорость снова.

● В расчет задачи закладывайте время на "подумать"

Обычно учитывается только фактическое исполнение задачи: написать, подготовить, сделать, отправить. Но интеллектуальная работа требует определенного периода для создания сложного объекта. Информация для его «приготовления» должна быть загружена, структурирована, «переварена» и выгружена без искажений.

● Цените своих сотрудников

Исследования показывают, что вовлеченность в работу у специалистов увеличивается до 60%, если руководитель их защищает, оберегает и ценит их деятельность. Поэтому необходимо проявлять эмпатию и вовлеченность в работу коллектива, чтобы сотрудники понимали важность для руководителя того, что они делают.

Система управления удаленными сотрудниками, которую мне удалось выстроить, лежит в основе высоких результатов маркетингового агентства "ВРЕМЯ ДЕЙСТВОВАТЬ".

Это подтверждают цифры кейсов, отзывы и тот факт, что за короткое время мы вошли в ТОП-2 digital-компаний региона. Нужны клиенты и увеличение продаж? Мы знаем, как дать результат.