Как ставить задачи сотрудникам в условиях кризиса?
В условиях неопределенности очень хочется, чтобы тебя понимали с полуслова.
Руководители начинают думать на высоких скоростях и ждут того же от сотрудников. Но эти ожидания не всегда выполнимы. Особенно, если коллектив не готов или не имеет ресурсов.
В итоге — шоковая терапия в виде тысяч распоряжений приводит к тому, что люди больше ошибаются, нервничают и «сливают» задачи.
Даже то, что еще вчера делалось четко и быстро, сегодня может стать узким местом производственного процесса. Задачи, которые руководитель уже давно контролирует только на этапе выполнения, требуют его постоянного участия.
Управленец чувствует, что его просто не хватает на всех.
Почему наступает хаос и процессы посыпались? Что делать в первую очередь, чтобы этого избежать?
В любое время руководителю необходимо помнить об одном правиле:«Каждый сотрудник понимает и выполняет задачу как может, а не как ему сказали».
А в кризисное время из-за стресса и неразберихи может он меньше. И не потому, что человек неисполнительный или ленивый.
Сейчас, как никогда, подчиненным нужны очень четкие инструкции, контроль, поддержка и разъяснения в большем объеме.
Что стоит делать, прямо сейчас, чтобы процессы «не рассыпались», и подчиненные выполняли задачи с максимальной эффективностью?
1. Убеждайтесь, что Вас поняли
В процессе выдачи задания у Вас и подчиненного должно быть полное понимание, что вы одинаково видите результат.
Причем, эта совместная настройка не должна проходить как допрос.
"Семен, ты меня понял?" — очень неудачный вопрос. Семен кивнет головой, чтобы не выглядеть глупо и не злить шефа. Но сделает по-своему (и как не понял).
Сейчас у Вас нет времени на доделки и исправления. Поэтому, во время делегирования спросите, как видит сотрудник процесс выполнения, какие задействует ресурсы, что будет делать, если возникнут препятствия.
Все это делается не в формате директив, а в формате наводящих вопросов и диалога. Ваша задача — направить действия, а не продумать весь процесс!
2. Простое обучение
Если процесс делегирования выявит, что сотруднику для понимания нужно много дополнительных знаний или вообще полное переобучение, то это удлинит срок выполнения задачи.
Возможно, стоит передать задачу кому-то другому (но дать возможность первому наблюдать) или разбить на мелкие подзадачи, согласно компетенциям всех сотрудников.
На длительное обучение сотрудников сейчас времени не хватит. Но спринты и интенсивы — очень полезны. Они переключат фокус внимания с проблемы на развитие.
3. Внимание к деталям
Все, что может быть понято неправильно, будет понятно неправильно.
Поэтому, при постановке задачи подумайте, где у нее самое тонкое место, где могут возникнуть сложности. Эти места требуют подробного «технического задания».
Даже, если Ваш сотрудник уровня «эксперт и гуру», то в кризис его внимание может рассредоточиться, он может растеряться под валом новых задач.
Вы должны настолько детально делегировать ему задание, чтобы он выполнил его именно так, как вам нужно, а не так, как он умеет.
«Нам нужно отказаться от старой системы учета», — задача со многими неизвестными. Если ее выдать в таком виде и спрятаться за монитором, то выполнение ее сродни лотереи. Может получится, а может и нет.