Сохраните мотивацию людей: гайд по антикризисным коммуникациям

Февральские события на вас и вашу компанию прямо не повлияли? Это иллюзия. Люди смотрят телевизор и общаются с родными.

Ваши сотрудники и партнеры уже задавали себе вопросы «Будет ли у меня работа/заказы и оплата?», «Будет ли еда в стране?», «Когда все это закончится?», «Какая позиция у моего работодателя/партнера» и «Что я могу сделать?». В зависимости от ответов люди могут принять решение о смене работы, партнерстве или позиции. Даже пассивная агрессия и жалобы ваших сотрудников коллегам — это уже их решение, которое влияет на ваш бизнес.

Вы можете управлять решениями людей и повышать их мотивацию с помощью коммуникаций. Часто это бесплатно или дешево, но требует быстрой реакции и времени первых руководителей. Эксперты студии VisualMethod с опытом в антикризисных коммуникациях разработали план коммуникаций с сотрудниками и партнерами, который поможет вашей компании сохранить таланты и ритм производства по вашему плану. Постоянная коммуникация позволит снизить уровень страха и стресса у сотрудников и партнеров. Если оставлять их в режиме тишины, то решения будут приниматься на основании информации, полученной извне (принцип заполнения пустоты). В этом случае решения могут негативно повлиять на рабочие процессы.

Если ответ на этот вопрос покажется вам слишком абстрактным, переформулируйте его: «Что я могу потерять?». Пообщайтесь с руководителями подразделений и попросите их составить список рисков. Как правило, мало карт рисков компаний содержат описание ситуации, в которой мы все сейчас оказались. Разбейте риски на краткосрочные и долгосрочные. Работать нужно не только с «горящими» потерями, но и по предотвращению их в будущем. Еще лучше, если вы сможете поставить вопрос: «Какие возможности сейчас открываются?».

• ШАГ 1. Составьте список угроз и возможностей, переформулируйте их в цели. Например, это может быть: «Вывод сотрудников на 2/3 для сокращения ФОТ без потери ценных кадров», «Добровольная помощь компании в выполнении заказов», «Сохранение рабочего настроения в коллективе», «Отсрочка платежей» или «Запуск нового проекта сверхурочно». Для каждой цели необходимо составить свой мини-коммуникационный план.
• ШАГ 2. Определите экспертов, которые будут ОПЕРАТИВНО предоставлять информацию, обрабатывать ее и транслировать людям.
  
• ШАГ 3. Определите каналы, в которых человек гарантированно получит информацию. Постарайтесь выбрать самые читаемые/посещаемые. Понимаем, что вы могли «оставить» миллионы рублей в разработке корпоративного портала, но это совершенно не значит, что информацию там читают с таким же вниманием, как в рабочем Telegram. Выберите ТОП-3 канала. Как правило, самое большое доверие вызывают личные встречи, а самый большой охват — у корпоративных СМИ. Не обязательно использовать только собственные каналы, вы можете выходить и на внешние площадки — профильные форумы и СМИ, если там есть нужные вам люди. Например, партнеры и клиенты.
  
• ШАГ 4. Составьте план-график коммуникаций с людьми (пример ниже).
  
• ШАГ 5. Соберите обратную связь и снова дайте ответы на вопросы, которые задавали люди в процессе коммуникации. Общение должно быть непрерывным, чтобы поддерживать рабочий ритм и снимать тревогу сотрудников и партнеров.
  

На примере цели «Сохранение рабочего настроения в коллективе» покажем, как составить план коммуникаций с сотрудниками.

Сначала нужно сделать мониторинг настроения в коллективе и собрать список вопросов и тем, которые волнуют людей. Для этого можно пообщаться с лидерами мнений, спросить об этом у людей напрямую на общей встрече или попросить прислать вопросы руководителей подразделений.

На основе вопросов составляется документ Q&A c ответами. Добавьте в него не только ответы на вопросы людей, но и свою позицию. Перед тиражированием полезно будет дать прочитать документ юристам, чтобы уточнить формулировки и избежать негативного эффекта. Но не прячьте информацию «для подстраховки», искренность даст вам больше.

Чтобы вернуть вашим людям ресурсное состояние, нужно выработать позицию компании, и тогда люди будут уверены в вас и будущем. Пусть оно связано с сокращением бюджетов или увольнениями. Даже в этом случае люди не будут в состоянии неопределенности и начнут планировать будущее. Поэтому постройте свое обращение к людям по следующему сценарию:

1. Что сейчас происходит в стране/мире и как это отражается на компании.

2. Что будет с компанией и людьми дальше и почему.

3. Что нужно сделать людям, чтобы выполнить ваш план.

План антикризисных коммуникаций:

По аналогии вы можете составить план коммуникаций с партнерами, поставщиками и клиентами. Подумайте, как в текущей ситуации изменятся ваши отношения и можете ли вы выполнить ваши обязательства, какое участие других сторон для этого нужно?

Определив эти темы для коммуникации, выберите самый быстрый канал для обсуждения ситуации — это может быть онлайн-конференция для партнеров, личная встреча с ключевыми поставщиками или обращение первого руководителя к клиентам.

В кризисной ситуации главное — не молчать. Сложные ситуации всегда начинаются неожиданно, как удар поддых. Адреналин бьет через край, нет информации, начинается паника. Если вы хотите сохранить устойчивость вашей компании, сформулируйте свою позицию и открыто обсудите ее с людьми.

• Разработаем тезисы. Проведем интервью с ТОП-руководителями и составим презентацию с позицией компании, напишем ответы на вопросы людей и подготовим руководителей ко встрече с коллективом и внешними СМИ.
• Сделаем макеты. Поможем оформить рассылки, информационные плакаты для стендов, снять видеообращение первого руководителя
  и сверстать классическую или интерактивную газету.
  
• Настроим каналы. Научим, как находить лидеров мнений и мониторить настроение целевых аудиторий. Запустим процесс обратной связи в компании и разработаем конкретный план коммуникаций для вашей
  ситуации.
  

VisualMethod — это студия,
специализирующаяся на дизайне
информации.