Как поддерживать сотрудников при релокации: про коммуникацию, документы и психологическую помощь
Релокация сотрудников — это всегда затратный процесс для компании. Зачастую сложный, шероховатый, сопровождающийся значительными расходами и высоким уровнем стресса. Кто-то из сотрудников не готов переезжать. А тем, кто переезжает, нужно время на адаптацию в новой стране. Это, конечно, влияет на производительность и эффективность как в моменте, так и в долгосрочной перспективе.
Как вести коммуникацию? Как быстро произойдет процесс адаптации и сотрудник выйдет на «дорелокационный» уровень продуктивности? На эти и другие вопросы ответили HR-лидеры двух компаний из Hi-Tech, которые релоцируют своих сотрудников из России.
Первая компания (попросила не указывать названия) — это американская компания, поставщик продуктовых решений для провайдеров услуг связи и кабельных операторов. В штате 5000+ сотрудников. И в марте 2022 года было принято решение релоцировать команду из Москвы в Алма-Аты.
Эксперт — Евгения, HRBP
Вторая компания — ZeptoLab, английская компания-разработчик игр для мобильных платформ. Создана в 2011 году. В штате 150+ сотрудников. И компания периодически релоцирует сотрудников из разных стран в Барселону.
Эксперт — Мария Фридман, HR-директор
С нашими экспертами мы пройдемся по ключевым вопросам: критерии успеха, коммуникация, бенефиты, информация, психологическая поддержка, работа с партнёрами релоцирующихся, ключевые уроки и рекомендации.
1. Когда мы поставили перед собой цель релоцировать сотрудников, какие вы для себя отметили критерии успеха?
Мария
Самый простой и очевидный — сам факт переезда человека. Если говорить о более детальных критериях, то я бы выделила следующие:
— самый очевидный, но не всегда простой — сотрудник получил документы
— процесс релокации был прозрачным и понятным для сотрудника
— сотрудник чувствовал максимальную поддержку на протяжении всего процесса
— переезд стал радостным событием (несмотря на то, что не все хотят переезжать)
Для проверки качественных данных мы делаем опросник и смотрим на степень удовлетворения опытом релокации, поддержки до переезда и после, прозрачности процесса и так далее. Для проверки количественных данных — смотрим статистику в системе данных, сроки.
Евгения
Важно сделать процесс максимально бесшовным. К вышесказанному я бы еще добавила следующие факторы: не падает эффективность работы и продуктивность в период и после переезда.
Сохранность бизнеса — Business continuity plan — это ключевой приоритет при релокации.
Однако мы должны признать, что процесс не проходит гладко. Мы столкнулись с рядом сложностей. Не всегда линейные руководители правильно транслируют это большое изменение и, как следствие — не все хотят переезжать. Для некоторых это решение становится не праздником, а вынужденным решением.
2. Давайте поговорим про коммуникацию в компании. Релокация — это серьезное изменение. И крайне важно давать сотрудникам правильный посыл. Как вы с этим справляетесь?
Мария
В Zeptolab релокация рассматривается как возможность, она не обязательна. В ряде случаев человек может отказаться и продолжить работать там, где он находится сейчас. Чаще всего релокация в Барселону — действительно желаемое событие, но мы всегда подробно обсуждаем все аспекты с сотрудником: почему, что и как. Руководитель и HR принимают в этом активное участие.
После того, как решение принято (порой на это уходит время, ведь человек может переезжать с семьей, есть множество факторов, которые на это влияют), сотрудник начинает работать с релокационным специалистом, который полностью его ведет. Таким образом, есть одна точка контакта по всем вопросам: документы, поиск квартиры\школы\садов и так далее. Конечно, кроме этого есть различные гайды по разным вопросам в новой стране.
Евгения
Мы каскадируем решение о релокации сотрудникам от лидеров. Конечно, большое значение имеет куда релоцируют сотрудников. Переезд из Москвы в Алма-Аты — это не тоже самое, что переезд из Москвы в Барселону. Не всегда у линейных менеджеров хватает аргументов, чтобы правильно скоммуницировать изменения. И это может закончиться не создающим доверительные отношения «я сказал — надо». Команда большая — 5000 человек, поэтому HR-команда не всегда успевает вовремя среагировать.
3. Не всегда мы переезжаем в поисках «лучшей жизни». Часто сотрудники релоцируются в другую страну, чтобы получить международный опыт. Иногда это опыт более развитых стран, а иногда наоборот. В обоих случаях — это, конечно, развивающий опыт. При этом, это всегда большой стресс. Как вы поддерживаете своих сотрудников с точки зрения бенефитов?
Мария
Мы делаем следующее:
— полная поддержка по документам (от первых этапов с переводами и апостилями до сдачи отпечатков пальцев и получения карты резидента в новой стране)
— авиабилеты для сотрудника и всех членов семьи
— поддержка в перевозе вещей (контейнер\дополнительный чемодан)
— оплата жилья на первый месяц жизни в новой стране
— помощь в поиске квартиры для аренды и перевод контракта
— компенсация агентской комиссии при поиске квартиры
— помощь в открытии банковских счетов, выбора медицинских учреждений и детских садов (тут помогает тот же релокационный специалист)
— медстраховка для всех членов семьи
— преподаватель по испанскому (индивидуальные занятия)
Евгения
В нашем случае нет необходимости в изучении иностранного языка и это облегчает решение ряда вопросов. В остальном, у нас похожий пакет:
— полная поддержка по документам (переводы, апостили)
— авиабилеты для всех членов семьи
— оплата жилья на первый месяц
— юридическая помощь с арендой жилья
Плюс дополнительные вопросы решаются индивидуально.
4. Итак, сотрудники приняли решение о релокации и начали подготовку. Обычно в период пары месяцев до переезда и пары месяцев после переезда у сотрудника масса вопросов. От организационных, культурологических до бытовых. Как вы сохраняете единое информационное поле и помогаете сотрудникам найти ответы на свои вопросы?
Евгения
У нас в компании есть:
— блог в интранете для релоцирующихся, где собрана вся информация, которая может потребоваться (документы, контакты, инфо по городам)
— внутренний автоматизированный продукт по оформлению документов
— общий чат для переезжающих
— информация по стоимости жилья, детских садов\школ с адресами
— информационные Q&A-встречи с релокационными менеджерами или по департаментам (визовый отдел — визы и так далее)
Мария
У нас похожий список:
— страница в интранете для релоцирующихся, где собрана вся информация, которая может потребоваться (документы, контакты, гайды для переезжающих)
— описание процесса релокации разбито на 2 этапа: до переезда и после переезда, каждый этап имеет свои шаги, так что сотрудникам довольно легко следить и понимать, где они сейчас
— с каждым релокационный менеджер организует ряд встреч, на которых дополнительно проговариваются ответы на все возникающие вопросы сотрудников, по сути со всеми проводится индивидуальная работа
— есть дополнительные чаты в slack: экспатский чат для тех, кто уже переехал, чат для тех, кто в процессе переезда
Плюс коллеги, которые уже переехали, делятся опытом в неформальной обстановке.
5. Спасибо! Вижу, много платформ для поддержки с точки зрения информации. Однако релокация связана с высоким уровнем неизвестности, непредсказуемости и стресса. Человек попадает в новый для себя контекст и ему нужно время для адаптации. Вы оказываете какую-либо психологическую поддержку? Есть ли у вас программы по адаптации?
Евгения
Если честно, то сейчас на это нет ни времени, ни ресурса. Все силы брошены на сам процесс переезда. Фокус сейчас на сохранении бизнеса. Есть HR-команда, которая частично взяла на себя эту функцию. Есть глобальная программа Employee Assistance Program — это внешняя организация с консультантами\психологами. В самом процессе мы пока не поддерживаем сотрудников. Но понимаем важность такой поддержки. Поэтому, рассматриваем варианты.
Мария
У каждого отдела есть HRBP, задача которого поддержать сотрудника в период адаптации. Помимо этого, мы информируем менеджера, что нужно поддержать сотрудника. Или наоборот — сам менеджер видит необходимость в дополнительной поддержке сотрудника. Компания всегда предоставляет возможность работать с психотерапевтом. Сотрудник может выбрать специалиста самостоятельно, компания покроет расходы. Помимо всего прочего, есть сообщество переехавших, где сотрудники поддерживают друг друга.
6. А вы как-то работаете с партнерами\семьями релоцирующихся сотрудников, в случае, если они переезжают не одни?
Мария
Мы даем партнерам право работать в стране, то есть делаем визу, которая дает право на работу. Это является важным фактором для многих пар, партнеру так значительно проще найти работу в новой стране, не нужно искать спонсорство другой компании. Кроме этого, мы договорились с преподавателем испанского, он дает скидку на курсы по испанскому языку партнерам.
Евгения
Мы, к сожалению, пока ничего не делаем. Все по тем же причинам. Пока фокус — сам факт переезда.
7. Под завершение нашего интервью — какие уроки вы извлекли для себя и какие рекомендации у вас есть для тех, кто проходит сейчас через процесс релокации сотрудников или планирует его в ближайшее время?
Мария
Обязательный фактор успеха — максимальная прозрачность процесса.
Важно понимать, что человек в стрессе (даже если «храбрится») и помнить, что переезд — это новый опыт и большой стресс.
Бывает такое, что люди разочаровываются в чем-то — не оправдываются их ожидания. Даже при переезде в Барселону :) Конечно, это влияет на общий настрой человека и, как результат, на продуктивность и вовлеченность. Поэтому важно поддержать сотрудников с самого начала в период адаптации к новой стране.
Евгения
Кошки\собаки — это был камень преткновения для переезда. Это член семьи из-за которых кто-то принимает жизненные решения о том, переезжать или оставаться в стране.
Что касается информации — ее много не бывает. Важно, чтобы люди получали ответы на свои вопросы, даже если этот вопрос задается в сотый раз. Плюс — прозрачный процесс с указанными сроками.
Обязательно нужны выделенные люди, которые полностью занимаются задачей релокации. Это трудоемкий и затратный процесс. И важно помнить, что релокация — это командная работа.