Большая ретроспектива для небольших команд

Привет, я Лера, ранее Главпорядка, а ныне Chief Happiness Officer в «Гудитворкс».

Мы — небольшая команда, занимаемся IT-разработкой и консультированием: работали с Медиазоной, помогали врачам и разрабатывали мобильные приложения.

Прошлой зимой организовали ревью и чекины сотрудников — процесс, помогающий каждому понять своё направление развития и определить личные цели, получить обратную связь от компании и коллег и высказаться самому.

На ревью заметили, что люди плохо понимают, что происходит на уровне не отдельного человека, команды или проекта, а компании в целом. Решили, что понимание общего вектора будет полезно и сделали для этого отдельный регулярный процесс — ретроспективу компании.

Основные цели — отслеживать, сколько полезного мы сделали за период; что из этого делали правильно, а что — нет; быть в курсе общих настроений и отношений внутри команды и отслеживать динамику; замечать проблемы на этапе появления и своевременно их решать.

Проводим ретроспективу раз в 3 месяца, процесс подготовки выглядит так:

1. Собираем результаты работы всей команды

Делаем это, чтобы не закопаться в рутине и иметь возможность со стороны взглянуть на проделанный объём работы и важные изменения.

За 2-3 недели до проведения ретро вспоминаем и записываем, что классного произошло за отчётный период, разбавляя ссылками и скриншотами для наглядности.

Делим собранные результаты на блоки:

• Проекты — клиентские и внутренние,
• Нововведения, которые что-то изменили в нашей рутине.

2. Запрашиваем фидбек от команды

Делаем это через анонимные опросники, которые помогают лучше понять текущую ситуацию: удовлетворённость сотрудников качеством проектов, рабочим ритмом и поддержкой коллектива. Узнаём, что мотивирует работать лучше и больше, что хочется изменить в плане общения и процессов.

Высылаем опросники за 2 недели до ретро, после обрабатываем результаты. Все вопросы поделены на условные блоки, обычно мы интерпретируем общие результаты по каждому блоку — но в некоторых случаях обращаем внимание и на отдельные вопросы — и отмечаем важное: перекосы во мнениях и динамику по сравнению с предыдущим периодом.

К примеру, несколько сотрудников высказывались о том, что им неясно, куда мы движемся, как команда. После того, как мы стали проводить ретроспективу компании, уровень прозрачности вырос. Его мы измеряем с помощью вопросов:

• Мне ясны цели, которые компания ставит перед собой,
• Я в курсе всего, что происходит в нашей компании.

3. Готовим финансовый отчёт

Теперь мы открыто делимся всем, кроме конкретных зарплат — обсуждаем состояние дел компании, к какой точке роста стремимся, каким может быть вклад каждого.

4. Просим команду записать всё, что хочется обсудить

Это даёт возможность порефлексировать и вспомнить изменения за пройденный период, поделиться радостями-печалями, проблемами и инсайтами.

Анонсируем заполнение за неделю и продолжаем вплоть до дня проведения ретро, но при желании каждый может записывать свои мысли на протяжении всего трёхмесячного периода.

Делаем это в формате отдельных карточек. Наша текущая схема заполнения такова, но периодически меняем формат, чтобы он не приедался:

• Keep — отлично работает, полезно, давайте продолжать в том же духе
• Add — нужно добавить что-то новое, сейчас этого нет и его явно не хватает
• Improve — хорошая практика/процесс, но требует улучшений
• Drop — это не работает, вредно или бесполезно, нужно прекратить
• Huh? — не понимаю, путаюсь, как быть?
• Just sayin’ — всё, чем хочется поделиться

Выглядит это так:

• Начинаем командный созвон с демонстрации списка сделанного

Вспоминаем интересные детали, делимся мнениями, выносим важное, радуемся и празднуем удачи. :)

• Обсуждаем результаты опросников

Высказываем предположения, что именно могло повлиять на изменение результатов, генерируем идеи, как можно улучшить или закрепить результат.

• Даём время каждому подробно рассказать всё записанное в карточках

На этом этапе можно задавать уточняющие вопросы, но нельзя комментировать или что-то советовать — для этого выделяем время после голосования, а голосуем мы за наиболее актуальные проблемы, тревоги и идеи.

• Обсуждаем 5-6 карточек, набравших максимум голосов

Результатом всего процессе являются экшены — действия, которые мы решаем предпринять, чтобы прийти в желаемую точку. На каждый экшен назначаем ответственного, а результаты разбираем на следующем wide-ретро.

Благодаря ретроспективе мы:

• Добились ясности — теперь все процессы и цели прозрачны,
• Взяли за привычку проводить регулярные ревью процессов: что можно улучшить, сделать иначе, а что вовсе прекратить,
  
• Обсуждаем финансовое состояние компании открыто: какой запас средств есть и на сколько его хватит, сколько мы заработали в этом квартале и по сравнению с предыдущим, сколько потратили на оплату технических сервисов и сколько — на joy-пакет*,
  
• Отслеживаем настроения каждого, а ещё узнаём друг друга чуть лучше — мысли, радости, идеи, переживания, важные мелочи.

* — О joy-пакете написала моя коллега Люся

Думаю, наш опыт может быть полезен другим небольшим командам.

Ниже оставляю ссылки на опросники-гуглоформы и шаблон в Notion на случай, если вы захотите ввести процесс ретроспективы в своей команде. Если захотите скопировать формы целиком, напишите об этом в комментариях.

• Опросник для wide-ретро,
• Notion-шаблон.
  

А может, у вас уже есть подобная практика? Расскажите, как вы добиваетесь прозрачности между компанией и сотрудниками.