Кейс: как снизить затраты на онбординг сотрудников и сделать этот процесс проще
Компании разного уровня и сфер деятельности тратят колоссальные суммы на адаптацию, обучение и переобучение сотрудников. При этом не всегда эти средства расходуются с предсказуемой эффективностью.
Например, мы в Intelsy подсчитали во сколько нам обходилась подготовка новичка-разработчика.
В среднем мы тратили около 120 000 рублей на человека. В эту сумму входили расходы на рекрутмент, непроизводственные часы на знакомство с командой, процессами, проектами, встречи с ментором, которые занимали до 10% времени опытного специалиста. И это без учета заработной платы самого сотрудника.
При этом отказываться от этих расходов сегодня нельзя. По данным исследования iCIMS, 26% сотрудников покидали новое место работы до завершения испытательного срока, если никто не занимался их адаптацией, а 44% рассматривали такую возможность. Поэтому каждая компания, которой важно сохранять и развивать кадры приходит к пониманию, что эти расходы — обязательны.
Как мы пытались найти готовое решение, и почему от него отказались
Сегодня рынок предоставляет достаточное количество зарубежных и российских систем, которые позиционируют себя как сервисы для обеспечения высокого уровня адаптации сотрудников.
Что это за системы?
LMS (Learning Management System) — софт, который позволяет создавать и внедрять программы обучения. Обычно такие системы используют в крупных компаниях и онлайн-школах.
HRM (Human Resource Management) — система управления персоналом. Помогает автоматизировать кадровые операции, работать как с количественными, так и с качественными показателями.
Для того чтобы найти подходящее решение, мы изучили 35 предложений. Среди них искали конкретное решение, способное закрыть наши обязательные требования:
- наличие базы знаний,
- наличие конструктора материалов,
- возможность выстраивать траектории обучения, индивидуального плана развития сотрудника,
- возможность сбора данных о результатах обучения.
Ни одно из готовых предложений не отвечало нашему запросу. Чтобы собрать сервис мечты, пришлось бы взять минимум 4 разные платформы и интегрировать их в одну.
Например, в Teachbase взяли бы базу знаний, в ISpring Suite — конструктор материалов, в Motivity или Vectorly — систему построения ИПР, траектории обучения и системы мотивации
Почему такое решение не подходит среднему и малому бизнесу
Постоянно растущие расходы на содержание системы. Содержание подобного гомункула обошлось бы компании примерно в 756 000 рублей в год. Это только оплата лицензий.
Помимо расходов на оплату лицензионных версий, пришлось бы вложиться в процессы интеграции и превращения разрозненных решений в единую систему.
Во-первых, расходы на поддержку и обслуживание. Чтобы подобная система работала корректно: не выдавала ошибки и сбои, работала в режиме одного окна, вовремя обновлялась, — необходимо подключать специалиста.
Обычно этим занимается системный администратор. Сегодня, в среднем подобный специалист обходится бизнесу в Москве в сумму от 52 тысячи рублей, в регионах от 41 тысячи.
Во-вторых, расходы на инфраструктуру. Чтобы такая система работала стабильно, необходимо разворачивать ее на сервере. Если компания собирается покупать для этого серверную машину, то на её покупку можно закладывать от 75 тысяч рублей. Если арендовать, то от 10 тысяч в месяц.
В-третьих, расходы на доработку и адаптацию системы. Для того чтобы все работало корректно и решало ваши задачи на 100% систему придется дорабатывать. То есть, изменять программный код. Если в компании нет штатных разработчиков, то придется прибегать к услугам IT-компаний или фрилансеров. Сегодня в среднем 1 час работы опытного разработчика будет стоить не меньше 1500 рублей.
Для малого и среднего бизнеса — эти расходы могут показаться излишними. Поэтому многие компании не автоматизируют процессы адаптации и развития сотрудников, продолжая работать «советскими» методами.
Небольшое исследование показало, что задача по автоматизации развития сотрудников в компаниях есть, а доступного инструмента — нет.
Когда мы прорабатывали архитектуру сервиса, предположили, что функционал будет полезен не только нам.
Чтобы убедиться, провели небольшое исследование рынка.
Опросили пятнадцать IT-компаний со схожими бизнес-процессами. Исследование показало, что не только для нас адаптация и развитие сотрудников — приоритетная задача. Почти каждая компания испытывала схожие трудности. Они также хотят найти способ сократить свои расходы на эти процессы.
Особенно это актуально для компаний, которые выстраивали свои процессы на базе иностранного ПО. Например, для тех, кто использовал Confluence, Moodle, Docebo, MATRIX LMS.
В итоге, мы оставили попытки интегрировать несколько систем и решили создать единую платформу, которая позволит и нам, и другим компаниям полностью закрыть вопросы адаптации и обучения персонала в онлайн-режиме.
Так родился Grow Heads — сервис для бизнеса, который позволяет создать единое хранилище информации, организовать полный цикл обучения сотрудников и оптимизировать корпоративные расходы на процессы адаптации и развития специалистов.
Он позволил нам снизить затраты на онбординг и развитие сотрудников на 30%. За счет того, что:
- Начали быстрее создавать материалы: регламенты, внутренние документы, шаблоны, гайды и курсы во встроенном конструкторе. Каждый материал стандартизирован и интуитивно понятен пользователям.
- Систематизировали и настроили базу знаний по всей компании — всё нужное лежит в одном месте, а гибкая система настройки позволяет легко модерировать доступы к папкам, материалам и документам.
- Оптимизировали процесс создания персональных карт компетенций — новые сотрудники сразу же получают необходимые вводные курсы, материалы и регламенты необходимые для быстрого развития.
- Разместили в общей базе обучающие курсы, которые помогают развивать компетенции сотрудников.
Лучший результат после внедрения системы показал отдел дизайна. До внедрения в среднем на подготовку специалиста к работе на коммерческих проектах уходило до 3-х месяцев. Сейчас этот период сокращен в полтора раза.
Совсем скоро, помимо возможностей сбора, администрирования и настройки корпоративной базы знаний, создания материалов внутри платформы, Grow Heads ждет большое обновление.
В релизах 2023 года добавим:
- Модуль аналитики — HR и руководители подразделений смогут видеть реальные результаты обучения, формировать досье сотрудника — в них будет вся информация о сотруднике от итогов оценочных сессий, до результатов прохождения технических собеседований на проекты.
- Модуль индивидуального планирования развития — сотрудник сможет самостоятельно предлагать план личного развития, а руководитель сможет быстро корректировать и коррелировать его пожелания с бизнес-целями компании.
- Нейросеть, которая на основе материалов, размещенных в базе знаний, формирует проверочные вопросы.
На следующем этапе:
- Подключение системы мотивации. Поможет повысить уровень вовлеченности в процессы корпоративного обучения.
- Доработка нейросети, которая на основе данных из профиля сотрудника будет предлагать новые учебные материалы, курсы. Что позволит быстрее формулировать ИПР и карты компетенций.
Изначально Grow Heads разрабатывался как решение исключительно для IT и Digital-компаний. Сейчас функционал сервиса позволяет подключать и другие организации.
Если вы тоже хотите оптимизировать расходы, сократить сроки и улучшить процессы онбординга, попробуйте Grow Heads. Для того чтобы попасть на тест-драйв системы, нужно оставить заявку на сайте: https://growheads.ru/
Сегодня уже появились готовые и комплексные HR-решения для автоматизации HR-процессов и по приемлемой стоимости. Например «МояКоманда» https://ismyteam.ru