СТРАТЕГИЧЕСКАЯ СЕССИЯ СВОИМИ РУКАМИ
Что такое стратегическая сессия и зачем она нужна?
Стратегическая сессия – это собрание ключевых сотрудников, на котором вы совместно принимаете два вида решений:
- Какие результаты вы хотите получить в следующем году?
- Что нужно сделать, чтобы получить эти результаты?
Регулярные (раз в год) стратегические сессии позволяют вашей компании (или направлению) определить фокус для всей команды, выработать общий вектор движения, расставить приоритеты и, самое главное – развиваться.
В этой статье я расскажу о том, как вы самостоятельно можете провести такую стратегическую сессию.
Шаг 1. Подготовка к стратегической сессии.
Для подготовки к стратегической сессии вам нужно понимать, в какой ситуации вы сейчас находитесь. Для этого вам понадобиться следующая информация:
Ключевые результаты компании за прошедший год. Чаще всего это – выручка, маржа, доля рынка. Не собирайте большой массив статистических данных – достаточно 2-3 ключевых результата, но информация по ним должна быть достоверной.
Внешние изменения, которые произошли во внешней среде за текущий год. Тут главное оперировать фактами, а не эмоциями из разряда: «все плохо».
Например:
- Европейские дилеры прекратили поставки оборудования
- Бюджеты в госкомпания снизились на 10%, и общий объем рынка сейчас составляет….
- Два наших ключевых маркетплейса, с которыми мы работаем, повысили комиссию на…
Внутренние изменения, которые произошли в компании. Тут тоже – обращайтесь к фактам.
Например:
-Мы увеличили отдел продаж до 5 человек. Средний оборот, который сделал один менеджер за год — 30 млн.
-Мы создали два новых продукта и заработали на них 50 млн.
-От нас ушло два ключевых клиентов с общим оборотом 30 млн. рублей
Хорошо, если все три направления (ключевые результаты, внешние изменения, внутренние изменения) представлены у вас не более, чем 10 фактами. Это значит, что из всего потока событий, которые произошли с вашей компании, вы можете выделить главное.
Как найти самые важные факты из общего объема информации – это особое искусство. Со временем вы начнете их видеть. Для начала достаточно научиться мыслить фактами, а не эмоциями, и «укладываться» в 10 фактов.
Шаг 2. Постановка стратегических целей
Стратегическая цель – это ответ на вопрос: «С каким самым важным результатом мы хотим закончить следующий год?».
Иногда я задаю это вопрос по-другому: «Какой результат у вашей компании должен быть, чтобы вы сказали: «Год был классным!»?»
Стратегическая цель – это не просто цель на долгосрочный период. Это то, что значительно добавляет ценность (в прямом смысле этого слова) вашей компании. Достижение этой цели делают вашу компанию дороже.
Алгоритм формулировки стратегической цели такой:
1. Ответьте на вопрос: «Что мы хотим получить в конце года?»
2. Спросите себя: «Как мы поймем, что получили это?»
3. Уточните: «Сколько точно этого должно быть».
Например:
1. Что мы хотим получить в конце года? – Рост бизнеса
2. Как мы поймем, что получили это? – У нас вырастет выручка
3. Сколько должна составить выручка? – 20 миллионов
Ваша цель: получить в 2023 году выручку 20 миллионов
Или:
1. Что мы хотим получить в конце года – увеличение нашей сети
2. Как мы поймем, что получили это? – мы откроем новые филиалы
3. Сколько у нас должно быть филиалов – 30
Ваша цель: Увеличить сеть до 30 филиалов в 2023 году
Другие примеры стратегических целей:
- Вывести на рынок новый продукт, который принесет 10 миллионов рублей
- Разработать и запустить в производство новый препарат: он должен быть выпущен и любая первая партия должна быть продана
- Закрепиться на новых рынках – заработать на двух новых зарубежных направлениям не менее 100 миллионов на каждом.
Правильно поставленная стратегическая цель соответствует следующим критериям:
- Напрямую влияет на рост прибыли или выручки компании
- Направлена на то, чтобы получать результат значительно (в разы) больше или быстрее
- Требует создания принципиально нового: продукта, услуги, процессов, структуры
Правильно сформулированная стратегическая цель должна вызывать у вас одну из двух реакций:
- Вы осознаете цель, но вообще не понимаете, как ее достичь. Старые методы не сработают, а новых у вас еще нет. Вы оказываетесь в «ментальном ступоре».
- Как только вы сформулировали цель, у вас появляется одновременно большое количество (около 10) вариантов, как это можно сделать. Вы переживаете «ментальный взрыв».
Важно! Ставьте только одну стратегическую цель. Это позволит вам и вашей команде держать на ней фокус. Если у вас есть много «хотелок» на следующий год, то:
- Выберите то, что является самым желанным и самым важным
- Определите, что является целью, а что – средством или путем ее достижения. На этом этапе оставьте только цель.
И еще важно! С одной стороны, стратегическая цель должна вас поднимать и двигать вперед, с другой – будьте осторожны с амбициозными целями – такими, которые вызывают восторг, страх и сомнения в их достижении. Если вы выбираете между более амбициозной и менее амбициозной целью – выберите ту, что поскромнее.
Важно не поставить цель – очень важно ее достичь. У вас и вашей команды должен появиться опыт достижения целей, и тогда в следующий раз они сами поднимут планку. Страшно, когда у команды появляется опыт не достижения. Вы ставите цели, не достигаете их, перестаете в них верить, и следующая стратегическая сессия превращается в профанацию.
Зафиксируйте цель и получите от всех участников сессии «ок» — убедитесь, что каждый участник с этой целью согласен.
Шаг. 3. Формулировка стратегических задач
Стратегические задачи – это путь к достижению стратегических целей.
Существует несколько способов «найти» и сформулировать ваши стратегические задачи. Здесь расскажу об одном из них.
Алгоритм постановки стратегических задач
1. Вспомните вашу стратегическую цель. Продолжите фразу: «Мы легко бы достигли этой цели, если бы…. ». Найдите 5-6 вариантов закончить эту фразу.
Например: Мы легко бы получили выручку 2,5 млрд, если бы
- Значительно расширили клиентскую базу
- Увеличили бы средний чек
- Имели бы эксклюзивный и дорогой продукт
2. Превратите то, что написано после слов «если бы…» в задачу, отвечающую на вопрос «Что сделать?»
Например:
-Расширить клиентскую базу
- Увеличить средний чек
- Получить дилерский эксклюзив
3. Сделайте результат задачи измеримым
Например:
- Расширить клиентскую базу: заключить контракты со 100 новыми клиентами
- Увеличить средний чек до 1 млн
- Получить дилерский эксклюзив и заработать на нем 500 миллионов
4. Проверьте, достаточно ли этих задач, чтобы достичь стратегической цели. Задайте вопрос: «Если мы выполним эти задачи, будет ли достигнута цель?».
Возможно, при ответе на этот вопрос вы найдете еще 1-2 задачи.
Если вы не знаете, в каких сферах искать стратегические задачи, то разбейте всю вашу деятельность на сферы: «люди» (все, что связано с вашими сотрудниками: найм, обучение, развитие, замена), «продукт/услуги» (все, что связано с тем продуктом и услугой, которые вы производите) и «системы, процессы» (все, что связано с организацией вашей работы). Тогда вы сможете начать формулировать стратегические задачи, начиная с фразы: «Я легко бы достиг стратегической цели, если бы в сфере «люди»…. » и т. д.
5. Закрепите ответственных за стратегическими задачами. Если стратегическая цель может и должна быть общей, то у стратегической задачи должен быть свой хозяин. У каждой задачи – один ответственный. Это не значит, что этот человек будет все делать в одиночку. Он может «подтянуть» всех необходимых людей, запросить дополнительные ресурсы, обсуждать свои решения с вами.
Шаг 4. Проработка стратегических задач
Разбейте участников вашей сессии на стратегические группы (или пары) по стратегическим задачам и дайте им задание проработать план действий – как они будут выполнять стратегические задачи. Любой план всегда состоит из следующих пунктов:
1. Что нужно сделать
2. Оцифрованный измеримый результат того, что вы сделали.
3. Когда это нужно сделать
Например:
Стратегическая задача: заключить контракты с 100 новыми клиентами.
План достижения этой задачи может выглядеть так:
Обычно для одной стратегической задачи достаточно плана из 3-4 пунктов. Важно, чтобы ваша команда понимала, как она будет двигаться для достижения стратегических задач, и как, следствие – для достижения стратегических целей.
После сессии вы может «собрать» стратегические цели, задачи и план действий в один документ.
Структура документа может быть такой:
1. Стратегическая цель на 2023 год
2. Стратегические задач на 2023 год и ответственные
3. План выполнения стратегических задач
Шаг 5. План ближайших шагов
Очевидный риск любой стратегической сессии – остаться «на бумаге» или в головах ваших сотрудников и не найти воплощения в «жизни». Т. е. стратегии отдельно – ежедневная работа – отдельно.
Поэтому важно закончить стратегическую сессию планом ближайших шагов на месяц. Каждый участник сессии проговаривает, что он сделает для достижения стратегических задач в текущем месяце.
Помните, что задачи должны быть сформулированы просто, конкретно и измеримо.
Например:
- Составить список из 100 потенциальных агентов, с которыми можно заключить договор о сотрудничестве (ФИО, должность, контакты)
- Сформулировать и оформить предложение для блогеров (что предлагать, на каких условиях, куда вести клиентов)
- Обзвонить не менее 100 действующих клиентов, узнать, какие тендеры они планируют в следующем году (даты, содержание закупки, бюджет)
Убедитесь, что у каждого участника сессии не больше 2-3 таких задач. Если их будет больше, то он с большой вероятностью не справятся с ними и у них начнем накапливаться опыт не достижения.
Итак, ваша сессия закончена. Она прошла продуктивно, если:
1. Каждый участник знает, на какую одну понятную и измеримую цель вы работаете
2. У вас есть 5-6 стратегических задач. Они оцифрованы, и за ними закреплены ответственные
3. У вас есть первичный план достижения стратегических задач, с результатами и сроками
4. У вас есть ближайшие шаги, которые будет делать ваша команда в этом месяце
Шаг. 6. Контроль за стратегическими целями и задачами.
Раз в месяц вы собираетесь со своей команды и обсуждаете:
1. Достижение стратегической цели в формате: план-факт
2. Достижение стратегических задач в формате: план-факт
3. Реализацию плана по достижению стратегических задач: что сделано, что не сделано, где есть сложности и как их преодолеть
4. Выполнение плана задач на месяц
5. Составление плана задач на следующий месяц
Эта технологи из шести шагов – универсальная. Она подходит для:
- Всей компании и команды топ-менеджеров
- Планирования работы подразделения на год
- Планирования своей личной работы (в этом случае у вас будет только один ответственный за все – это Вы сами)
- Планирования личных и семейных целей
Конечно, есть нюансы самого ведения сессии.
Если вам нужен модератор, который проведет вашу команду по этим шагам – напишите мне, и я это сделаю.
Для тех, кто чувствует, что справиться сам, но хочет быть лучше подготовленным, у нас есть пакетная услуга «Подготовка к стратегической сессии». Она состоит из трех часовых консультаций, на которых мы тренируем вас вести вашу команду к результату, подробной инструкции и шаблона документов, которые вам будут полезны во время и после сессии.
Меня можно найти по ссылке в профиле, в Fb или в VK.