Карьера Maria Tsurkan
1 881

Информационная гигиена

Важный навык руководителя – управление временем. Но есть ещё более важный. Этот навык – управление информацией. Кажется, что это какая-то ерунда, но я сейчас поясню. Всё на самом деле серьезно.

В закладки

На днях я переписывалась с коллегой-руководителем. Хотела привести скрин переписки, но там слишком много, так скажем, чересчур эмоциональных выражений, поэтому перескажу вкратце:

С коммуникациями беда. Как??? Как работать, если везде эти коммуникации!!!!??? Вотсап, Телеграм, Вайбер, Скайп, почта, инстаграм, телефон рабочий и личный, переписка в CRM. Всё вечно звонит и пиликает, всё сыпется туда, все пишут. Кто не пишет – тот постоянно приходит со своими мыслями. Я пыталась разделить по мессенджерам – тут рабочее, там – личное. Но вот как угадать, куда напишет директор и будет потом недоумевать, почему я молчу? Я разрываюсь, мне некогда работать.

Александра
руководитель

Ну и что делать в такой ситуации? Брать управление информацией в свои руки.

Напишу несколько рекомендаций, которые касаются исключительно общения. Понятно, что это не исчерпывает тему информационной гигиены, но если им следовать, жить станет легче.

  • Создай свои правила работы с информацией. Сообщи эти правила заинтересованным лицам. И самое главное – СТРОГО им следуй.

Например, запланируй в своём календаре время на работу с почтой. Это может быть несколько временных интервалов в течение дня. Например, так:

Это время будет посвящено только почте. Ну а если справишься раньше – попьешь чай.

Что значит работа с почтой?

Это реакция на всё, что пришло тебе + письма, которые ты хотел написать сам. Не обязательно выделять для этого час – всё зависит от нагрузки на твою почту, здесь уж решай. Даже трижды в день не обязательно – мне хватает и двух таких блоков в сутки. Но при этом работа должна быть довольно качественной.

Еще удобнее работать с почтой, если письма в ней сортируются по темам/проектам/людям. Можно настроить правила, по которым письма сразу будут падать в новую папку. Например, папка «Директор» для писем понятно от кого. И именно с неё ты будешь начинать работу.

К почте можно обращаться не только в выделенное для неё время, но и во время, отведенное конкретному проекту. Только в этом случае заглядывать нужно только в письма об этом проекте. Для все других – своё время.

По аналогии с почтой установи время для работы со всеми мессенджерами.

  • Никаких соцсетей, если это напрямую не связано с работой.

То есть если ты SMM-руководитель, понятно, что соцсети – это твоё рабочее пространство. Но если ты занимаешься совершенно другими вещами, уходи из соцсетей. Переводи общение с коллегами и подрядчиками, если они пишут там, в другое место. Например, в почту. И сообщи им, в какое время они гарантированно получат ответ (к этому времени ты уже сделаешь расписание).

Почему из сотсетей нужно уйти?

Потому что совершенно внезапно ты можешь обнаружить себя, читающего комментарии к какому-то ненужному посту. Или просто так листающим ленту. Ведь это время для решения совсем других задач. В конце концов, это время оплачивает твой работодатель.

Бывает, самостоятельно уйти из соцсетей трудно (формируется что-то типа зависимости, по себе знаю). Установи себе приложение SelfControl, настрой в нем отвлекающие сайты, настрой время блокировки. И оно никуда тебя не пустит. Поможет организовать твою коммуникацию, так сказать ☺ Приложение отличное, сама пользуюсь.

  • Отключи уведомления

Уже даже психологи, исследуя тему эмоционального истощения, выяснили, что гаджеты приводят к сильному стрессу (а отсюда утомляемость, синдром дефицита внимания и другие прелести), если в них включены уведомления. Оно и понятно – можно ли сидеть ровно, когда то и дело что-нибудь звенит, брякает, кукует? Ты уже на автомате будешь заглядывать в экран и дёргаться – вдруг там что-то важное.

Отключи ВСЕ уведомления мессенджеров. И, как я уже писала в п.1, выдели время для работы с ними.

Ну если вдруг там тебе пишет директор, настрой уведомления только для него. Для остальных – по расписанию.

  • Научи всех твоим правилам

Например:

По нерабочим вопросам отвечаю в нерабочее время. Вы можете писать, я обязательно отвечу, но после 18.00

По рабочим вопросам я отвечаю только в рабочем мессенджере. Если тебе коллега пишет в вотсапе, а у вас у всех установлен битрикс и вы переписываетесь там, отвечай на его вопрос из вотсапа в битриксе. Очень скоро он уловит это правило и будет писать тебе только там. Очень скоро они все будут писать только там, где ты будешь отвечать, так что ты сможешь собрать всех людей по одному вопросу в нужном именно тебе месте.

У тебя есть свои планы и расписание. Например, приходит к тебе коллега обсудить идею. Вот прямо сейчас, как только она пришла в голову. А ты открываешь свой календарь и говоришь: «Хм…. Вот как раз через 2,5 часа у меня есть время, чтобы качественно с тобой поговорить об этом». Коллега не обидится. Коллега поймет, что ты специально для него время выделяешь. Ну еще увидит, что ты человек опытный, мудрый, обязательный, раз у тебя все по полочкам. А значит, и положиться на тебя можно, а не только поболтать.

Есть люди, которые во многих вопросах куда лучше тебя. Вот к ним и отправляй тех, кто почему-то приходит к тебе. Например пришел к тебе человек из соседнего отдела посовещаться, как организовать доставку клиенту. А ты этого человека отправляешь к своему сотруднику, потому что он в этих вопросах лучше тебя разбирается. И в следующий раз тоже к сотруднику. На третий раз к тебе уже не придут – придут к сотруднику, а тебе не придется работать эдаким стрелочником.

  • Помни, что все проблемы – в твоей голове

Все они на самом деле куда легче, чем кажется. И от того, что ты ответил в мессенджере не сразу же, а через час, точно никто не умрет. И даже ты.

Вот это всё я и называю информационной гигиеной. Информационными потоками умеет управлять КАЖДЫЙ успешный руководитель. А у тебя как?

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Maria Tsurkan", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 12, "likes": 16, "favorites": 53, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 57359, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Sat, 02 Feb 2019 09:09:58 +0300" }
{ "id": 57359, "author_id": 58203, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/57359\/get","add":"\/comments\/57359\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/57359"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199121 }

12 комментариев 12 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
2

Но вот как угадать, куда напишет директор

Научи всех своим правилам

Вам не надоело одни те же мысли из американских книг рерайтить, которые для нас просто не работают?

Как можно выделить время на работу с почтой, если полно работ, где реагировать нужно оперативно?

Ответить
5

Если бы рерайтила - надоело бы. Мой опыт не похож на ваш. Мой опыт я описала выше. Если у вас привычная работа - это тушение пожаров, а не построение систем, - что ж, не все так живут, не все реагируют на каждый посторонний сигнал. Есть люди, которые управляют своей жизнью, в том числе и на работе. Это советы для тех, кто хочет построить свою работу именно таким образом. А кто хочет оставить все как есть - ну можно обвинить американских авторов в неприменимости их способов.

Ответить
2

"Например пришел к тебе человек из соседнего отдела посовещаться, как организовать доставку клиенту. А ты этого человека отправляешь к своему сотруднику, потому что он в этих вопросах лучше тебя разбирается.."

Это правило очень прижилось в российских компаниях. Я бы даже сказал оно системообразующее. Отправить куда подальше.

Ответить
2

В итоге он пройдется по кругу и вернётся к тебе) проверено)

Ответить
1

Зато пока он будет там гулять по этому кругу, будет время разобрать другие дела ;)

Ответить
0

)))))) Ну это уж напрямую зависит от того, куда именно вы посылаете человека)))))))

Ответить
1

Если вы руководитель, то действительно нужно стараться строить систему, для этого вам и нужны помощники.

Но если вынуждены, например, работать с клиентами, то сейчас через месседжеры и соц. сети с ними работают.

Поэтому все зависит от того, сколько людей вместе работают и их задач. Вот так одним махом всех в одну категорию отнести - будет много вопросов, что мы и видим в комментах.

А вообще руководитель должен пиарить компанию, что автор статьи и делает :)

Ответить
1

все просто... если есть ВОПРОСЫ - решай их по телефону..через секретаря)) Новые контакты - Linkedin and Twitter) все остальное в урну или это твоя частная жизнь.

Ответить
0

А в конце оказалась рекламная ссылка.

Ответить
0

Не рекламная - а полезная. Для тех, кому важно.

Ответить
0

Главный признак в анонсе, после которого можно спокойно не открывать текст для чтения:
- Вы всё ещё думаете, что нефигня это фигня? Сейчас я докажу вам, что всё-таки это нефигня.

Ответить
1

но Вы, похоже, на этот признак внимания не обратили и даже спустились к комментам)))

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Компания отказалась от email
в пользу общения при помощи мемов
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }