Как и зачем систематизировать проектный опыт компании

Зачем вести базу знаний, если всё можно найти в интернете: инструкции к софту, скрипты и мануалы? Только вот чего в интернете не найти – это ваш собственный проектный опыт. Как ваша команда справлялась со всеми проектами, какие шишки набивала и какие выводы делала. И вот их-то как раз необходимо сохранять и записывать. Как именно? Рассказываем.

Когда в компании десятки сотрудников и так или иначе присутствует сменяемость кадров, знания неизбежно утекают и теряются в чертогах разума. Автор этих строк два часа назад придумал гениальный заголовок с юмором и отсылками, но не записал и… это знание исчезло!

Так вот представьте, что получили очередной проект в работу, и некоторые его детали что-то сильно напоминают… Кажется, вы уже сталкивались с задачей, но не помните, как именно её решили в прошлый раз. И хорошо, если вы лично с ней столкнулись, а не менеджер по соседству. Если с ней столкнулся он, а вы – ни сном ни духом, то вам придется изобрести решение самому, потратив время и силы.

Имея в своем распоряжении такую базу вы можете:

Мы составляем базу не для того, чтобы было красивенько и как у всех. База проектного опыта – это оперативный инструмент для работы, а значит, он должен отвечать целям. Каким – это каждая компания решает для себя.

Но как правило, в такой базе присутствует:

Если вы сделали базу, а ей никто не пользуется – значит, она не отвечает этим требованиям. Надо иметь смелость признать свои ошибки и… выйти в народ. Провести несколько опросов или кастдевов с сотрудниками ключевых подразделений, чтобы понять, какие функции необходимы для того, чтобы они пользовались этой базой. Большая часть людей поначалу будет саботировать использование базы, и абсолютно точно не многие в начале захотят её пополнять.

Тут уместно вспомнить про должность knowledge manager – магистра по управлению знаниями в организации. В его личной базе знаний есть ряд способов привлечь людей к пополнению базы знаний, в том числе, всем знакомый метод кнута и пряника, геймификация и многое другое.

Всю информацию по проекту можно разделить на две группы: техническая и описательная.

Техническая часть включает в себя название проекта, сроки исполнения, учетную информацию, ссылки на документы, рабочие чаты и т.п. С этой частью в целом всё понятно, но, к сожалению, она будет мало полезна сама по себе. Она может быть важна для бухгалтеров, юристов и т.д. Но команды проектов вряд ли будут возвращаться к ней.

Описательная часть, наоборот, представляет собой основную ценность, но готовить её труднее.

В первую очередь описательная часть проекта должна включать:

Не нужно пытаться увековечить только положительный опыт. Все провалы также стоит вписывать в свою базу – на ошибках же учатся!

Именно описательная часть каждого проекта будет использоваться в поиске, поэтому нужно научиться её правильно оптимизировать: подбирать ключевые слова, теги и т.д.

Конечно же, стоит отслеживать эффективность базы проектного опыта. Тут нет единой системы метрик, во многом они индивидуальны. Вот несколько примеров, которые могут показывать, насколько эффективна база:

Есть ли универсальное решение, которое подойдет каждому? Поделимся своим откровением: если менеджер не может создать небольшую базу знаний в таблице Excel, то ему будет тяжело работать даже в самой совершенной системе управления знаниями.

Тут важен системный подход и умение отслеживать те самые знания, полученные опытом.

Чтобы узнать, как управляют знаниями и проектным опытом ведущие российские компании: Skillbox, Газпромнефть, Институт общественных стратегий СКОЛКОВО, Ozon, ВкусВилл, QSOFT и Объединенная авиастроительная корпорация, приходите на Конференцию TEAMLY по управлению знаниями и эффективной совместной работе.

Эксперты этих компаний расскажут о своем опыте и поделятся рабочими кейсами, которые можно использовать в своем бизнесе. Событие будет интересно владельцам бизнеса, HR-специалистам, топ-менеджерам, аналитикам и техническим писателям.

Конференция пройдет 19 апреля в ЦДП, с 10:00 до 17:00. Регистрация бесплатная, но количество мест ограничено. Все подробности – по этой ссылке.