7 шагов к безупречной системе управления: KPI

Все части:

KPI (Key Performance Indicators) являются мощным инструментом для измерения и оценки результативности бизнес-процессов и достижения стратегических целей компании. Они позволяют нам ясно увидеть, как хорошо мы продвигаемся в достижении наших целей и какие аспекты нашего бизнеса нуждаются в дальнейшем улучшении. В этой статье разберёмся как его создавать.

Чтобы KPI были действительно эффективными, необходимо тщательно анализировать и определять их на основе наших бизнес-процессов. Ключевой момент заключается в том, чтобы выбрать те показатели, которые наиболее точно отражают наши стратегические цели и позволяют нам измерять прогресс в их достижении.

Важно понимать, что для создания эффективной системы KPI необходимо учитывать особенности конкретного бизнеса и задач, которые необходимо решать. Не следует стремиться к созданию слишком многих показателей, которые будут затруднять контроль и анализ. Необходимо выбрать наиболее важные и критические показатели и сосредоточить на них внимание. Кроме того, необходимо учитывать, что показатели не могут быть фиксированными и неизменными на протяжении длительного времени. Они должны быть подвержены постоянному анализу и корректировке в соответствии с изменениями в бизнес-среде и задачами компании.

Создание системы KPI имеет несколько целей: установление целей для руководителей и сотрудников, связанных с целями компании, и обеспечение общей направленности и согласованности действий сотрудников; поддержание уровня мотивации к труду с помощью ясно определенных, измеримых и понятных людям целей; и предотвращение демотивации.

Перед началом внедрения KPI стоит задать вопрос об справедливом вознаграждении в компании. Так как нет никакого смысла внедрять систему вознаграждений, если у вас есть следующие проблемы:

1. Непрозрачный расчёт зарплаты – сотрудник не может самостоятельно рассчитать свою зарплату исходя из выполненной работы, то и KPI для него будет ещё одной неизвестной переменной.

2. Компания не держит слово – если сотрудники не доверяют словам руководителя, они не могут рассчитывать на то, что обещанное вознаграждение будет выплачено.

3. Зарплата не выплачивается в срок – у сотрудников не будет мотивации «упахиваться» ради «завтраков».

4. Зарплата не «в рынке» - когда в других компаниях сотрудник со своим опытом и квалификацией может получать больше.

Участие сотрудников в процессе разработки целевых показателей является критически важным для их жизнеспособности. Это дает сотрудникам ясность в том, какие процессы они выполняют, кого они обслуживают, какие цели и результаты процессов, и как их работа будет оцениваться. Если показатели KPI устанавливаются директивно без участия сотрудников, это может привести к демотивации людей и не достижению целей, ради которых они создаются.

Ключевым моментом в разработке показателей KPI является понимание того, как они будут использоваться для оценки труда сотрудников и какие критерии будут использоваться для этой оценки. Обязательным требованием при разработке целей является измеримые показатели. Иногда бывает сложно определить, как мерять нематериальные цели, тут нужно подключать смекалку. Например, чтобы померять «удовлетворенность» клиентов можно использовать отсутствие жалоб или опросники.

При составлении целей KPI можно использовать метод SMART. SMART — это акроним, который означает Specific (конкретные), Measurable (измеримые), Achievable (достижимые), Relevant (релевантные) и Time-bound (связанные со временем) - и помогает сформулировать цели и задачи таким образом, чтобы они были ясными и понятными для всех сотрудников и могли быть измерены и достигнуты в установленные сроки.

Если у одной должности имеется несколько целей, то вам следует озаботиться развесовкой. Каждая цель должна иметь свой вес в общем зачёте при расчёте премирования. Чтобы не возникало ситуаций, когда за счёт других показателей нивелируются очень низкие показатели в другой цели, можно установить правило нижней планки для всех целей, и если хоть один показатель опускается ниже (допустим) 80%, то премия обнуляется.

Также должны быть установлены чёткие и понятные правила премирования доступные для всех сотрудников. Установите плановые показатели и отталкиваетесь от них. Например:

В целом, KPI — это мощный инструмент для оценки и улучшения результативности бизнеса, отдела или конкретного сотрудника. Однако, необходимо помнить, что выбор правильных KPI и их правильная формулировка — это только начало. Чтобы действительно использовать KPI для улучшения бизнеса, необходимо систематически измерять результаты, анализировать данные, корректировать KPI и принимать меры по улучшению процессов. Более того, следует использовать KPI как инструмент мотивации сотрудников, поощряя их достижения и помогая в устранении проблем. Это также является возможностью для лидера обучать своих коллег и учиться самому. Все это поможет бизнесу достичь своих целей и оставаться конкурентоспособным в долгосрочной перспективе.