Почему сотрудники срывают дедлайны: исследование

Опросили 500 человек, почему они не закрывают задачи в срок — делимся главными инсайтами.

Согласно исследованию CareerCast, дедлайны — самая распространенная причина переживаний сотрудников. Специалисты опросили тысячу респондентов, и 30% из них назвали горящие сроки фактором стресса.

С точки зрения бизнеса, нарушения сроков выполнения задач — это финансовые потери. В сложных проектах, где задачи сотрудников взаимосвязаны, пропуск одного дедлайна вероятно повлечет за собой срыв другого. Так дело может дойти глобальных дедлайнов, просрочив которые, компания теряет контракты.

Мы решили понять, почему сотрудники срывают дедлайны, какие могут быть глубинные причины, предложили решения.

Всего в опросе приняло участие 150 человек, которые работают в самых разных сферах. 20% из них — менеджеры, 17% — IT-специалисты, 20% — маркетологи, ещё 14% — специалисты по контролю качества.

Также на опрос откликнулись экономисты, фрилансеры и даже преподаватели. Они составляют 13% нашей выборки. Ответы дали и руководители подразделений — всего 16% опрошенных.

По результатам опроса, в среднем 30% задач сдаются позже крайнего срока. Некоторые респонденты охотно признаются в том, что сдвигают даже 60% задач. Важно подчеркнуть: есть те, у кого срывается больше половины дедлайнов.

На вопрос «кто чаще срывает дедлайны: вы или коллеги» 70% респондентов отвечали, что коллеги.

Нелогичные с математической точки зрения результаты можно объяснить феноменом «Локуса контроля»: люди склонны перекладывать ответственность на внешние факторы в случаях, когда что-то идет не так.

В этих случаях определить, по чьей же вине срываются дедлайны, может только внедрение объективной стороны — например, системы сервис деск, которая будет отслеживать все дедлайны, приводить по ним аналитику. Иначе высок шанс, что сотрудники будут лишь перекладывать ответственность друг на друга.

Респонденты называли самые разные причины, почему, по их мнению, срываются задачи. Перечисляем самые распространённые ответы:

Слишком много задач. 50% исполнителей говорят, что не успевают справиться со всем. Возможным решением может быть отслеживание загрузки сотрудников и сравнение ее со средними показателями по отделу или команде. Это поможет поставить сотруднику посильную нагрузку. Если отталкиваться от средних показателей , объем задач будет легче регламентировать и приблизить к реально выполнимому.

Менеджеры некорректно ставят задачи. 40% отвечавших отмечают неточности со стороны руководителей. Например, один из респондентов отметил следующее: «сложно выполнять вовремя задачу, если делаешь не то, что на самом деле нужно».

Отвечавшие также отмечали, что часто детали выполнения задачи не даны сразу, и в процессе работы приходится тратить время на их выяснение.

В этой ситуации менеджерам важно иметь под рукой удобные шаблоны, чтобы они могли быстро заполнить описание задачи, выставить адекватные сроки её выполнения, ничего не забыть.

Коллеги долго отвечают на вопросы по задачам. С этим соглашаются 35% участников опроса. Отсутствие быстрой обратной связи сильно влияет на скорость выполнения работы.

В ситуации, когда вопросы по задаче не сразу достигают адресата, помогут банальные уведомления — они упрощают ознакомление с задачами и вопросами. Здесь важно настроить систему так, чтобы сотрудникам приходили только важные оповещения. Иначе сотрудники перестанут обращать внимания на уведомления, канал потеряет свою эффективность.

Помимо настроенной системы оповещений можно внедрить статусы, по которым будет понятно, в сети ли коллега. Тогда будет проще решить, ждать ли уточнения сразу или можно переключиться на другую задачу, пока коллега не может ответить на вопрос. Время на задачи будет распределяться рациональнее — риск срывов дедлайнов уменьшится.

Сотрудники не понимают приоритетность задач. Треть опрошенных сталкивается с этой сложностью. Время распределяется нерационально — растет риск не успеть сделать самую нужную задачу вовремя.

Разрешить ситуацию может введение приоритезации задач.

Увидев, что у задания высокая важность, исполнитель будет приступать к его выполнению в первую очередь.

40% руководителей считают, что промедление сотрудников — основная причина нарушения дедлайнов. Другие 40% говорят, что часто внешние партнеры оттягивают завершение работы уточнениями к задачам. В этой ситуации регламенты по постановке задач могут помочь избежать срывов дедлайнов.

• В среднем 30% задач сдаются позже нужного времени.
• 50% исполнителей говорят о том, что не успевают выполнить всю работу в срок. Самая распространенная причина срыва дедлайнов среди респондентов — слишком большой объем задач.
• 40% линейных работников называют неполноту постановки задач, когда отвечают на вопрос о причинах срыва сроков.
• 40% руководителей считают задержки работ подрядчиков причиной нарушения договоренностей.
• 40% опрошенных руководителей говорят, что долгие уточнения со стороны подрядчиков – это то, что оттягивает завершение работы.

Сложности с соблюдением дедлайнов действительно есть — это проблема, с которой борются руководители проектов и сотрудники самых разных сфер. В основном напряжение возникает из-за не налаженного процесса постановки задач — его можно автоматизировать. Тогда у сотрудников будет сразу складываться четкое понимание задачи, и коммуникация в команде выйдет на новый уровень. В этом случае избежать срывов дедлайнов будет проще.

***

Буду рад продолжить наше исследование в комментариях: так что если у вас есть идеи, почему сотрудники срывают дедлайны и, главное, что с этом делать — поделитесь, пожалуйста!