Что такое воронка подбора и как ей пользоваться

Настолько понятного объяснения еще не было

Что общего между HR-аналитикой и пробежками? Каждый знает, что это полезно, но не все готовы переходить к действиям. Рекрутеры понимают важность аналитики, но не всегда знают, с чего начать, как сделать первый шаг к осознанному и управляемому рекрутингу.

Один из важнейших инструментов HR-аналитики — воронка подбора. Руководитель онлайн-школы HR-аналитики Deynekina HR&BA и преподаватель НИУ ВШЭ и МГИМО Галина Дейнекина буквально на пальцах объяснила, как строить и анализировать воронки, а главное, рассказала, зачем это вам надо.

Кстати, эту статью мы написали по материалам митапа Хантфлоу, запись которого уже публиковали.

Чтобы создать воронку, нужно собирать, структурировать и визуализировать данные, а потом анализировать и делать выводы. Звучит не как задача на пару часов, поэтому между созданием воронки и поиском новых кандидатов рекрутеры часто выбирают второе. Но воронка — это не просто красивая диаграмма с цифрами. С ее помощью можно понять, насколько эффективно компания ведет подбор и что стоит улучшить.

5 вопросов, на которые поможет ответить воронка подбора:

• Какой канал поможет быстрее закрыть вакансию. Чаще всего в компании не одна воронка подбора. Чтобы выбрать оптимальную стратегию поиска, сравнивают стоимость и срок найма, а также количество затраченных ресурсов.
• Какая ситуация на рынке труда. Воронки подбора помогают отслеживать тенденции найма в конкретном регионе.
• Как улучшить процесс привлечения кандидатов, чтобы сократить траты на подбор. Воронка позволяет увидеть, насколько кандидаты заинтересованы работой в компании.
• Насколько эффективны текущие этапы подбора. Воронка показывает, на каких этапах кандидаты теряются, где процесс занимает больше времени, чем должен. Это дает понимание, что необходимо улучшить.
• Сколько будет стоить подбор специалиста и какое время уйдет на закрытие вакансии. Воронка помогает не только оценивать текущее состояние рекрутинга, но и прогнозировать наем.

Чтобы создать воронку подбора, нужно пройти 4 шага:

• Распределить все должности по категориям.
• Собрать данные по закрытым позициям.
• Выделить приоритетные каналы поиска для каждой категории.
• Для каждого канала зафиксировать, из каких этапов состоит подбор.

Чтобы воронки были содержательными и полезными, объединяйте данные по похожим вакансиям в одну группу — категорию. Так вы будете обладать достаточным количеством показателей, чтобы замечать тенденции и строить прогнозы.

Например, в производственной компании можно выделить 5 категорий:

• рабочие,
• офисные сотрудники,
• специалисты производства,
• линейные руководители,
• руководители среднего звена.

В отдельную категорию можно выделить айтишников, менеджеров по продажам или ключевых сотрудников, которых сложно нанимать.

Поднимите исторические данные по всем вакансиям и соберите их в таблице с графами:

• ФИО сотрудника;
• вакансия, на которую его наняли;
• категория должности;
• источник подбора.

Если поток вакансий большой, достаточно собрать статистику за неделю. При неактивном подборе уместно смотреть данные за больший период, например за квартал, полгода или год. Если у вас нет никаких цифр, начните собирать их с того дня, когда решили заняться воронками подбора. Это поможет сдвинуться с мертвой точки.

Источники подбора следует делить по группам, например: работные сайты, соцсети, телеграм-каналы и реферальная программа. Если один источник дает значительно больше кандидатов, чем остальные, вынесите его в отдельную группу.

Для этого выберите вакансии одной категории и рассчитайте в процентах долю каждого канала. Это можно сделать с помощью круговой диаграммы в Гугл Таблицах.

Также для визуализации используют линейчатую диаграмму, отсортированную от большего значения к меньшему. С ее помощью не получится быстро рассчитать долю источника, поэтому это нужно сделать вручную, но зато она более наглядно показывает соотношение каналов.

Не имеет смысла учитывать каналы, которые принесли менее 10% кандидатов. Их нужно исключить из анализа.

Для категории «‎Специалисты»‎ выделяем 3 приоритетных источника: карьерный сайт, телеграм-каналы и Хедхантер. Для каждого из них будет своя воронка подбора.

Далее рассчитайте количество воронок по приоритетным источникам поиска для каждой категории должностей.

Создайте новую таблицу для каждого канала подбора и каждой категории должностей. Пропишите этапы, которые проходят кандидаты от скрининга резюме до выхода на работу. Напротив этапа укажите, сколько специалистов прошло через него.

Формула: Количество кандидатов на текущем этапе / количество кандидатов на предыдущем этапе × 100%.

Пример расчета. Вычислим конверсию этапа «‎Приглашение на собеседование»: 34 / 50 × 100% = 68%.

Формула: Количество человек на последнем этапе / количество кандидатов на первом этапе × 100%.

Пример расчета: 1 / 50 × 100% = 2%

Формула. Сумма средних сроков, которые кандидаты проводят на каждом этапе.

Нюансы расчета. Чтобы вычислить, сколько времени в среднем кандидаты проводят на каждом этапе, поднимите исторические данные. Для расчета используйте функцию MEDIAN в Гугл Таблицах. Так вы получите число дней без учета максимальных и минимальных сроков закрытия вакансий, которые могут повлиять на средние значения.

Пример расчета. Срок от приглашения на собеседование до выхода специалиста на работу: 3 + 5 + 8 + 4 + 3 + 7 = 30 дней.

Срок от приглашения на собеседование до оффера: 3 + 5 + 8 + 4 + 3 = 23 дня.

Общая конверсия воронки — один из самых важных показателей. Ее значение должно быть не менее 5%. Если показатель ниже, значит, на каких-то этапах происходит значительная потеря кандидатов.

Обнаружить слабые места в воронке поможет анализ конверсии этапов. Важно обратить внимание на 2 момента.

Отсев при переходе с этапа на этап. Рассмотрим воронку подбора из источника «Хедхантер‎». ‎

С этапа «‎Интервью с руководителем» только 33% кандидатов доходят до проверки службой безопасности. Это значит, что руководитель ‎отсеивает много специалистов. Нужно разобраться, почему рекрутер приводит на собеседование «‎не тех»,‎ и улучшать верхние этапы воронки: продумать новые фильтры для отбора кандидатов, тщательнее проводить скрининг резюме и первичное интервью.

Также обращайте внимание на конверсию этапа «‎Трудоустройство». Если нужно нанять 3 специалистов, а из 5 человек оффер принял только один, значит, кандидатов не привлек бренд работодателя или они выбрали компании, где платят больше.

Анализируя конверсию каждого этапа, вы получите гипотезы о неполадках в процессах и сможете продумать варианты решения проблемы.

Конверсия на первых и последних уровнях воронки. Первые уровни — это этапы до встречи с руководителем или нанимающим менеджером. На них конверсия может быть ниже 50%, так как происходит самый большой отсев кандидатов.

Далее двигаться по воронке должны наиболее подходящие кандидаты, чтобы нанимающий менеджер не тратил время на оценку нерелевантных специалистов. Поэтому на последних уровнях воронки конверсия должна быть выше 50%.

Обычно после анализа воронки становится понятно, почему некоторые этапы проседают и как это исправить. Улучшите процессы и проверьте эффективность нововведений с помощью обновленной воронки подбора. Для этого соберите новую статистику по этапам найма, рассчитайте главные показатели и сравните их с прошлыми цифрами.

Эффективность рекрутеров. Выберите рекрутеров, которые закрывают вакансии одной категории должностей, и сравните конверсии их воронок. Это поможет понять, кто из команды подбора находит более релевантных кандидатов.

Эффективность каналов поиска. Если составить воронки подбора для каждого канала, можно выявить самый результативный источник. Для этого рассчитайте и оцените общую конверсию. Чем выше показатель, тем более эффективен канал.

Чтобы оценить эффективность подбора, мы использовали прямую воронку — рассчитывали показатели сверху вниз: от скрининга резюме до трудоустройства. Опираясь на эти данные, можно прогнозировать наем.

Например, нужно нанять одного сотрудника категории «Специалист» с помощью Хедхантера. Посмотрим на воронку снизу вверх:

Если у вас открыто несколько одинаковых вакансий, в графе «‎Трудоустройство»‎ поставьте количество кандидатов, которых необходимо нанять. Затем разделите эту цифру на конверсию этапа и продолжайте расчеты до верха воронки.

Вычислим, скольким людям нужно сделать оффер, чтобы нанять 3 специалистов: 3 / 50% = 6 кандидатов.

• Воронка подбора помогает:
  • выбрать источники поиска кандидатов;
  • проанализировать рынок труда;
  • усовершенствовать процесс привлечения кандидатов;
  • проанализировать эффективность этапов найма;
  • прогнозировать срок закрытия вакансий.
• Воронку подбора можно построить за 4 шага:
  1) объединить похожие должности в категории;
  2) проанализировать закрытые вакансии;
  3) вычислить, с помощью каких каналов удается закрывать вакансии каждой категории;
  4)расписать этапы найма для приоритетных каналов.

• Количество воронок подбора зависит от числа категорий должностей и количества приоритетных каналов для каждой категории.

• Главные показатели воронки подбора:
  1) конверсия этапов,
  2) общая конверсия воронки,
  3) длительность подбора.
• Общая конверсия должна быть не менее 5%. Если показатель ниже, проанализируйте конверсию этапов и выявите слабые места рекрутинга. Затем обновите процесс найма и снова рассчитайте показатели. Если общая конверсия выросла, значит, нововведения дали результат.
• Если изучать воронку снизу вверх, то можно спрогнозировать, сколько кандидатов необходимо, чтобы закрыть вакансию, и как долго будет длиться наем.

Наш блог читают более 40 000 рекрутеров и профессионалов HR-индустрии. Подкасты, интервью, тематические статьи и экспертные мнения.

#hr #рекрутинг #hrm #recruiting #найм_сотрудников #подборперсонала #hrm #huntflow #itrecruitment #itrecruiter #recruitment