Что такое дедлайн: для чего нужен, как ставить, виды?

Во-первых, срок сдачи работы ― это основная точка, на которую ориентируются исполнители при составлении плана работ. Например, частный SEO специалист продвигает интернет-магазин с товарами для туризма. В этом случае, чтобы продажи были хорошие, нужно успеть до начала туристического сезона. Это время и будет крайним сроком подготовки сайта. От того, сколько времени есть у разработчиков, будет зависеть функционал сайта. Чем меньше времени, тем меньше фич они смогут внедрить в интернет-магазин. Может быть и обратная ситуация, когда сначала устанавливается список функционала, который хочется сделать, и в зависимости от этого рассчитывается время выполнения проекта. В любом случае deadline ― удобный инструмент управления проектом.

Во-вторых, дедлайн даёт ощущение границ проекта. Даже самая творческая работа нуждается в крайней точке. Это как ощущение почвы под ногами. Если вы летаете в пустоте, вас неизбежно охватит страх и вы будете пытаться ухватиться за воздух. Стивен Кинг говорил: «Я стараюсь писать по десять страниц в день объёмом в 2 000 слов. Это 180 000 слов за три месяца. Неплохой такой объём для книги». Благодаря таким дедлайнам он очень производителен.

В-третьих, дедлайн может мотивировать взяться за дело. Желание достичь поставленной цели заставит вас работать усерднее. Здесь же стоит сказать и о чувстве ответственности. Некоторые люди просто не могут бросить задачу, за которую взялись.

В-четвёртых, дедлайн позволит координировать будущие работы по проекту. Вернёмся к примеру с интернет-магазином. После размещения сайта нужно будет заняться продвижением ресурса, чтобы привлечь внимание к товарам. Для продвижения заказывается таргетинговая реклама, баннерная и видеореклама. Перед выходом рекламной кампании нужно договориться с площадками для размещения, создать макеты и видео. Чтобы сделать все эти работы в срок, важно понимать, когда сайт будет полностью готов к работе и сможет принимать первых покупателей.

Жестко ограниченный временной интервал — это успешный инструмент планирования, воспитывающий самодисциплину. Согласно статистике более 25% офисных работников причислены к хроническим прокрастинаторам (завтрашники, переносители, потомщики).

Это категория людей, у которых вошло в привычку:

Затем, чтобы нагнать упущенное время, они работают в стрессовом режиме, особо не задумываясь о качестве процесса, или ходят по магазинам, поглядывая на часы.

Психологи советуют им вести ежедневник, по минутам расписывать день и чаще сверяться с планом. На рабочем столе человека с ярко выраженной прокрастинацией лучше открыть календарь в Gmail или Yandeх, настроить функцию для напоминаний.

Личный дедлайн помогает корректировать процесс, не упуская ничего из виду. Понимая, сколько времени необходимо отвести на дела, человек успевает выполнить поставленные задачи, не сетуя на забывчивость или короткий день.

Плюсы:

Минусы:

Различают три основных вида дедлайнов:

Кроме представленных различают еще несколько разновидностей дедлайнов:

Если вы заметили, что не справляетесь с потоком работы, имеете мало свободного времени и плохое настроение, то вам срочно необходимо научиться составлять для себя дедлайн.

Что нужно сделать:

Простые этапы постановки дедлайна способны существенно облегчить вашу жизнь, и приносить огромную пользу, как лично вам, так и вашим близким.

Выполненная в срок работа позволяет обрести больше времени на досуг, и обеспечит вам уважение со стороны руководства.

Правильно поставленный дедлайн еще не гарантирует, что план не сорвется. В этом разделе мы разберем основные ошибки и проблемы, связанные с соблюдением дедлайнов, и рассмотрим несколько полезных приемов.

Для удобства раздел поделен три части: планирование работы, организация рабочего процесса и особенности работы с клиентами.

1. Сразу планируйте начало работ. Одна из самых популярных ошибок — это установить дедлайн для задачи, но не запланировать дату начала работ. В результате задача начинает незаметно откладываться, и дедлайн срывается.

2. Составьте график предстоящих работ. Разделите свою задачу на отдельные шаги и распределите эти шаги по дням, неделям или месяцам. График поможет отслеживать прогресс и лучше контролировать сроки. Если в процессе работы что-то пойдет не так, вы заметите это сразу.

3. Установите дедлайны для отдельных этапов. Чтобы сроки не расползались, установите жесткие дедлайны для всех крупных этапов проекта.

1. Выполняйте основной объем работы в начале. Многие стремятся делать наоборот, но это опасная стратегия.

Во-первых, в процессе работы могут вскрыться новые обстоятельства, которые мы не учли на этапе планирования. Во-вторых, чем дольше длится проект, тем выше шанс столкнуться с форс-мажорами. Когда эти факторы накладываются на большой объем работы, завершать проект приходится в авральном режиме. Если основная часть работы была выполнена еще в начале, наш план получает дополнительный запас прочности.

2. Двигайтесь от важного к деталям, и от сложного к простому. То же самое: этот принцип помогает завершить проект без стрессов и авралов. Если самая сложная или самая главная часть работы уже позади, мы можем спокойно «полировать детали», не боясь сорвать сроки.

3. Не делайте лишнего. Иногда в процессе работы нам хочется сделать что-то, что не входило в первоначальный план: вставить декоративный элемент, дописать дополнительную функцию или добавить для клиента какой-нибудь приятный бонус.

Обязательно запишите все эти идеи, но отложите их реализацию до тех пор, пока не будет выполнена обязательная часть. Такие «отличные идеи» часто становятся главными ворами времени в проекте.

Также в процессе работы следует избегать необоснованного перфекционизма. Не нужно делать на «пять с плюсом» то, что достаточно сделать на «тройку».

4. Сперва дневная норма, потом все остальное. В первую очередь старайтесь выполнять запланированный на день объем работы по важным проектам. Только после этого переходите к другим задачам: делам по дому, развлечениями и т. д. Если отложить проекты на конец дня, у нас может не хватить на них времени или сил.

1. Убедитесь в правильном понимании задачи. Прежде чем браться за работу, удостоверьтесь, что правильно поняли потребности и ожидания клиента. Предположим, некому веб-мастеру заказали сайт. Он начинает тщательно изучать целевую аудиторию, создавать для нее удобный интерфейс и т. д. А потом выясняется, что клиенту сайт нужен только для отчета перед начальством. Посетителей там не ожидается, поэтому большая часть проделанной работы не имеет смысла.

Сегодня некоторые компании и фрилансеры оформляют понимание задачи письменно и дают этот документ на утверждение клиенту. Такой подход помогает избежать недоразумений и ненужной работы.

2. Убедитесь, что это действительно срочно. Ничто так не демотивирует, как «очень срочная работа», которую потом положат в стол. Если перед вам поставили слишком уж экстремальный дедлайн, поинтересуйтесь, с чем это связано. Если же выяснится, что дедлайн взят с потолка, постарайтесь договориться о более удобных для вас сроках.

3. Используйте поэтапное согласование. Невозможно вовремя сдать работу, если она выполнена неправильно. Особенно опасны ошибки на ранних стадиях проекта: из-за них все последующие усилия окажутся напрасными. Чтобы избежать таких проблем, договоритесь с клиентом о промежуточных согласованиях на разных стадиях работы.

4. Установите свой дедлайн. Установите собственный дедлайн («редлайн») за несколько дней до клиентского. Разница между сроками станет своеобразной подушкой безопасности в том случае, если что-то пойдет не так.

Редлайн особенно полезен в командной работе, когда над проектом работают сразу несколько человек. Он поможет своевременно выявить и исправить недочеты перед сдачей проекта заказчику.

Дедлайны при их нарушении приводят к последствиям. Рассмотрим их в порядке от мягких до критичных:

Чтобы не допустить срыва дедлайна, рассмотрим частые ошибки и разберем правила, как не допустить нарушений и вовремя выполнять все задачи. Также рассмотрим основы эффективного управления временем (тайм-менеджмент).

Так, мы в общих чертах разобрались в том, что означает слово «дедлайн». Теперь необходимо детальнее рассмотреть вопрос того, где именно он используется. А ведь в каждой сфере деятельности он имеет свои отличия.

Что означает дедлайн в рекламе? В данной области бизнеса этот термин подразумевает ограниченность срока действия конкретного предложения. Это подталкивает потенциального клиента к тому, чтобы побыстрее сделать покупку.

В данном случае этот термин используется реже.

К тому же он делится на 2 группы:

Рассмотрим, как это действует, на примере. Так, что такое дедлайн у программистов? Это конечная дата сдачи разработанного и готового к использованию программного обеспечения. И данная схема действует для всех без исключения сфер управления проектами.

В данном случае речь идет о периодическом дедлайне. Он подразумевает сдачу материала в определенный день. Например, каждый вторник.

Режим дедлайн в бизнесе – это задача, которая может быть:

Главная задача руководства – контролировать выполнение поставленных заданий.

Что такое дедлайн у художников? Это дата, на которую назначена сдача готовой картины. Многие современные художники пишут свои шедевры на заказ, и у них тоже есть свои сроки. При срыве таковых заказчик имеет полное право отказаться от работы.

Понятие дедлайн и программисты – это отдельная тема. У разработчиков самые жёсткие сроки выполнения работ. Если программист опоздает хотя бы на день, его репутация будет подпорчена, и многие потенциальные клиенты перейдут к другим. Здесь всё просто: получили работу, составили план, выполняем.

Дедлайны напрямую влияют на достижение как долгосрочных, так и краткосрочных целей. Однако просто установка произвольных сроков для проекта вряд ли поможет вам добиться успеха в деловом мире.

Забудьте о дедлайнах, которые не дают вам спать по ночам и лишь нагнетают. Ведь в основном это происходит из–за ошибок в планировании или постоянном откладывании. Ваши дедлайны должны быть стратегически обоснованными и точными. Таким образом, вы будете постоянно одерживать небольшие победы, которые замотивируют всю команду двигаться дальше.

Источник статьи