Как спланировать наем и пережить новый бизнес-сезон без стресса

Разобрались, как подготовиться к высокому сезону и справляться со стрессом в период больших нагрузок

Народная мудрость советует готовить сани летом. Мы прислушались к рекомендации предков и провели ивент о планировании подбора, чтобы в новом бизнес-сезоне рекрутеры не столкнулись с сорванными планами и выгоранием.

С экспертами из Dodo Brands, Flipper Devices, Timeweb и Хантфлоу обсудили, как планировать наем, исходя из целей бизнеса, на какие метрики опираться и что поможет оценить работу рекрутеров. Также разобрались, как поддержать себя в период интенсивной работы.

Смотреть презентацию выступления Павла Удова →

Планируя подбор, компании часто сталкиваются с 4 проблемами:

1. Нет метрик.
2. Резкий рост количества вакансий.
3. Позиции не закрываются в срок.
4. Кандидаты нужны «‎еще вчера».

Решить ‎эти сложности можно с помощью прозрачной и достоверной аналитики подбора. Метрики помогают оценивать эффективность найма и синхронизировать планы бизнеса с возможностями рекрутеров.

Главная метрика, которую нужно контролировать, — время закрытия позиции, но не вакансии. В рамках одной вакансии часто нужно закрыть несколько позиций. Если не учесть это правило, появляется путаница и статистика становится недостоверной.

Отчет о времени закрытия позиций в Хантфлоу помогает понять:

• средний срок закрытия позиций;
• среднюю просрочку по закрытиям;
• количество нанятых кандидатов за период;
• процент позиций, закрытых в срок;
• число позиций, по которым была просрочка.

Чтобы влиять на время закрытия позиции, важно знать длительность нахождения кандидата на каждом этапе подбора — это тоже отображается в Хантфлоу. Если установить целевой срок нахождения специалиста на каждом уровне воронки, система уведомит рекрутера и заказчика о нарушении плана. Компании, которые пользуются этим инструментом, в течение первых трех месяцев после внедрения смогли сократить срок закрытия позиций на 30%.

На срок закрытия позиции также влияет наполнение воронки подбора. Чем больше в воронке кандидатов из эффективных источников, тем выше шанс закрыть позицию быстрее. Контролировать качество наполнения воронки можно с помощью 3 групп данных из Хантфлоу — о кандидатах, об источниках и об отказах.

Чтобы правильно интерпретировать общие показатели воронки, стоит анализировать информацию о том, как конкретный кандидат двигался по этапам найма, и дополнительно рассматривать воронки с детализацией по рекрутерам.

Если компании удалось настроить прозрачную и достоверную аналитику подбора, следующие шаги для улучшения найма — переход к SLA и формирование плана подбора на основе поступивших заявок.

В Хантфлоу есть инструменты, которые автоматически рассчитывают срок закрытия позиции и напоминают рекрутеру, когда нужно взять позицию в работу, чтобы уложиться в SLA.

Смотреть презентацию выступления Юлии Яковлевой →

Планирование подбора в Dodo Brands проходит в конце года и начале лета и синхронизировано с финансовым планированием. Этот процесс состоит из 4 этапов:

• Лидеры юнитов корректируют финансовые планы, продумывают наем и делятся планами с рекрутментом.
• Рекрутмент обсуждает с лидерами юнитов и C&B-менеджером оклады команды и оценивает, насколько они соответствуют рыночным. Корректировка зарплат происходит раз в год.
• Финансовые партнеры и лидер найма синхронизируют финансовый план с бэклогами вакансий. Бэклог — это список вакансий, которые уже открыты или работа над которыми предстоит. В Dodo Brands 2 бэклога: бизнес-бэклог и IT.
• Рекрутмент расставляет приоритеты, какие вакансию нужно закрыть в первую очередь, а что можно отложить. Чтобы принять решение, лидер найма советуется с руководителями юнитов. Если не удается договориться, привлекаем С-level-сотрудников.

Мы работаем по OKR, а не по KPI, поэтому в приоритете качество работы, а не количество закрытых вакансий.

Оцениваем работу рекрутеров с помощью 3 инструментов:

• Собираем ежеквартальную аналитику, где подчеркиваем важные показатели, обозначаем провалы, инсайты и планы на следующий период.
• С помощью анкетирования получаем обратную связь от заказчиков и кандидатов. С нанимающими менеджерами также проводим развернутые интервью.
• Собираем метрики и показываем лидерам, как они меняются от периода к периоду.

Показатели, на которые мы обращаем внимание:

Справляться с большим потоком заявок на подбор нам помогают 5 принципов:

• Обучаем нанимающих менеджеров основам подбора.
  
• Практикуем гибкость и взаимовыручку в отношениях с заказчиками.
• Обеспечиваем прозрачность метрик на всех этапах воронки.
• Прежде чем менять процессы, аргументируем решение.
• Заранее готовим ресурсы: нанимаем рекрутеров, договариваемся с агентствами, оплачиваем доступы к сервисам и системам.

Смотреть презентацию выступления Виталии Просветовой →

Подготовка к найму — важная часть процесса подбора, которая основывается на 8 рекомендациях:

• Оценивайте вызовы, с которыми обычно сталкиваетесь в процессе найма. Например, это может быть необходимость нанимать специалистов высокого уровня в сжатые сроки.
• Выявляйте паттерны найма. Для этого проанализируйте, как был устроен подбор, насколько он интенсивный, обратите внимание на повторяющиеся ситуации.
• Готовьтесь к предстоящему найму: собирайте заявки на подбор, договаривайтесь о сроках закрытия позиций.
• Оценивайте сдерживающие факторы подбора. Проанализируйте бэкграунд, выявите проблемы найма и подумайте, почему не удается достичь поставленных результатов.
• Продумайте, как преодолеть стоп-фактор подбора. Для этого обратите внимание на метрики и свой опыт закрытия позиций.
• Не забывайте о роли данных в принятии решений. Также метрики помогут проанализировать каждый этап подбора и продемонстрировать топ-менеджменту результаты работы рекрутмента.
• Управляйте пулом кандидатов. Например, в Хантфлоу можно проставлять источник, откуда специалист оказался в базе. Это помогает оценивать эффективность каналов.
• Стремитесь к взаимозаменяемости. Важно, чтобы команда не тормозила подбор. Например, важно сделать так, чтобы техническое интервью могли провести несколько сотрудников.

Чтобы быстрее закрывать вакансии и привлекать лучших специалистов, учитывайте критерии кандидатов при выборе работы:

• Work-life balance и гибкий график. Важно помнить, что сотрудники — не машины. Им требуется отдых и иногда коррективы в рабочем графике, чтобы разобраться с личными делами.
• Равенство и инклюзивность особенно актуальны для международного найма. Выражается в равенстве возможностей кандидатов независимо от расы и пола.
• Комфортное офисное пространство с необычными зонами. Например, у нас есть диджейская стойка для сотрудников и мастерская с 3D-принтером.
• Возможности для карьерного и профессионального роста. Несмотря на то что в любой работе есть рутина, следите за тем, чтобы сотрудник не утонул в потоке однотипных задач.
• Стабильность и надежность. В непростые времена на этапе собеседования можно рассказывать кандидатам о финансовых результатах компании, чтобы уверить в устойчивости бизнеса.
• Бренд компании и медийность. Предложите сотрудникам фирменный мерч, который они захотят носить в обычной жизни, выступайте на профильных конференциях, ведите соцсети. Это позволит быть более узнаваемыми в глазах кандидатов.
• Рыночная зарплата и бонусы. Важно следить за тенденциями изменения окладов и не бояться предлагать специалистам новые варианты бонусов.
• Культура и ценности компании. Стоит доносить кандидатам миссию компании, чего она хочет добиться и с помощью каких ресурсов.

За 4 года по собственному желанию из Flipper Devices уволились 3 человека. Наем нового сотрудника стоит от 2 до 8 окладов уволившегося специалиста, поэтому выгоднее удерживать команду, а не искать замену. Для этого мы используем 4 приема.

1. Сначала уточняем у кандидата, какой доход ему комфортен, а не называем свою цифру. Это помогает узнать реальные ожидания специалиста и предотвратить его возможное увольнение в будущем из-за неудовлетворенности зарплатой.

2. Спрашиваем, как у сотрудников дела. Если у эйчара с командой доверительные отношения, специалисты поделятся проблемами, и это поможет предотвратить увольнение.

3. Проявляем эмпатию и заботу. Эйчар должен заботиться о команде, поддерживать и защищать интересы сотрудников, выстраивать здоровую коммуникацию.

4. Формируем EVP. Обычно джунам для работы достаточно удовлетворения базовых потребностей — рыночной зарплаты и бенефитов типа ДМС. Мидлы хотят прокачиваться, поэтому им нужны новые знания и нетворкинг. Сениорам и лидам важно знать, что они делают что-то значимое. Потребности специалистов отлично укладываются в пирамиду EVP. При этом важно прокачивать все уровни — только так пирамида будет работать на удержание.

Выставляя контроффер, помните о 3 рисках:

• лояльность и приверженность специалиста команде уже под сомнением;
• другие члены команды могут почувствовать себя обесцененными из-за контроффера коллеги;
• сотрудник через полгода может все равно покинуть компанию, поэтому лучше начать заранее готовиться к его уходу.

Если не готовы столкнуться с рисками и у вас есть ресурсы на подбор нового сотрудника, уточните у специалиста, уверен ли он в решении уволиться, и отпустите.

Смотреть презентацию выступления Полины Петровой →

Стресс — нормальная реакция на угрозу в работе или личной жизни. Он развивается по такому механизму независимо от уровня опасности: человек нервничает → вырабатывается гормон кортизол → учащается сердцебиение, мышцы наливаются кровью → организм готов спасаться.

Стресс нужен, чтобы у человека были силы избежать опасности. Но при этом его механизм настолько изнурителен для организма, что может ухудшиться самочувствие, появятся проблемы с питанием. Если человек нервничает постоянно, стресс становится хроническим.

У каждого человека индивидуальных список ситуаций, в которых он испытывает стресс. Справиться с переживаниями помогут 4 приема.

1. Обращайте внимание на свое состояние. Разделите свои задачи на 3 группы:

• задачи, которые вызывают у вас больше всего стресса;
• дела, из-за которых вы переживаете средне;
• поручения, которые вас успокаивают.

Планируйте нагрузку так, чтобы в первый день заниматься только приятными задачами, на следующий день перейдите к вопросам, которые вас немного тревожат. Затем возьмитесь за задачи, которые вызывают больше всего стресса. Это поможет накопить силы.

2. Преодолейте хаос и настройте рутину. Чтобы это сделать, нужно:

• отказаться от многозадачности;
• закладывать объективное и точное количество времени для каждой задачи;
• хранить информацию в календарях и таск-трекерах;
• знать процент выполненных задач;
• иметь запас кандидатов и договоренности с коллегами, которые могут подменить вас в случае форс-мажора;
• ввести рутину в привычку.

3. Реалистично планируйте дела. Составляя список задач на день, закладывайте время даже на мелочи. Например, учтите, что на встречу кандидата понадобится 15 минут, а на составление саммари после собеседования для заказчика — еще 20. Так вы увидите реальную нагрузку и в конце дня не будете разочарованы из-за того, что не успели выполнить все.

4. Правильно ведите список дел. Для этого стоит соблюдать 3 правила:

• Записывайте все дела в один список и держите его под рукой. Затем выделите время, приоритезируйте дела и только потом беритесь за выполнение.
• Не зацикливайтесь на дорогих приложениях для планирования — хватит бесплатных инструментов Гугла.
• Не настраивайте автоповторение задач, а вносите повторяющиеся дела в список вручную.

Приложения для планирования:

• Todoist,
• Google Keep,
• Trello,
• заметки в телефоне.

• Стивен Хайес «‎Освобожденный разум. Как побороть внутреннего критика и повернуться к тому, что действительно важно»‎.
• Кристин Нефф «Внутренняя сила. Как заявить о себе во весь голос и научиться отстаивать свои интересы‎»‎.
• Лена Николенко «‎К черту хаос! Организация взрослой жизни, наполненной смыслом»‎.
• Эмили Нагоски и Амелия Нагоски «Выгорание. Новый подход к избавлению от стресса‎»‎.
• Видео «‎Навыки жизни с СДВГ»‎ — актуально для всех.
• Даниэль Канеман «‎Думай медленно… решай быстро»‎.

Наш блог читают более 50 000 рекрутеров и профессионалов HR-индустрии. Подкасты, интервью, тематические статьи и экспертные мнения.

#hr #рекрутинг #hrm #recruiting #найм_сотрудников #подборперсонала #hrm #huntflow #itrecruitment #itrecruiter #recruitment