Подсчет ROI автоматизации командировок: четыре практических способа

Дарья Барсегян, менеджер по маркетингу сервиса планирования командировок OneTwoTrip for Business, расскажет, как это сделать.

Индустрия путешествий в последние годы стала довольно технологичной – билеты, гостиницы, страховки и трансферы уже давно можно забронировать онлайн в пару кликов. До недавнего времени сегмент деловых поездок отставал – компании были вынуждены организовывать командировки по старинке через офлайн-агентства.

Но теперь инструменты автоматизации, которые не отстают по удобству от сервисов для бронирования отпусков, появились и в этом сегменте. Однако остается вопрос, точно ли ими выгодно пользоваться, и если да, то как эту выгоду посчитать?

Главное в оценке возврата на инвестиции (ROI) – определить цель предпринимаемых действий. В случае с командировками подсчет ROI их автоматизации неразрывно связан с отдачей от самих поездок.

Командировки обычно делятся на две большие группы. Поездки первого типа имеют своей целью развитие бизнеса – это, например, участие в выставках, встречи с клиентами и т.п. Деловые путешествия второго типа нужны для поддержания бизнеса – выездные проверки, обучение сотрудников филиалов в других городах, регулярные встречи с местными партнерами и т.п.

Поездки обоих типов важны, но несут в себе различную ценность для бизнеса. Например, в случае выездного обучения, сотрудники филиала чуть быстрее выйдут на максимальную продуктивность, а участие директора по продажам в переговорах в другом городе может привести к закрытию миллионных контрактов.

Очевидно, что оценивать инвестиции и отдачу от них в каждом из этих случаев нужно по-разному: поездки с целью поддержания деятельности компании могут быть не такими дорогими, как командировки для развития бизнеса – успех важных переговоров может зависеть даже от таких деталей как максимально комфортный перелет.

Поэтому имеет смысл на этапе согласования присваивать командировке определенный код, который будет определять к какой группе они относятся. Если важно будет максимально сэкономить, то здесь автоматизированная система бронирования поможет подобрать самые дешевые варианты перелета и размещения.

В случае же обеспечения наибольшего комфорта и скорости поездки важнее уже будет анализировать наличие вариантов наиболее быстрых перелетов и бронирования комфортных гостиниц рядом с местами будущих встреч.

Командировки часто могут быть связаны с запуском или ведением конкретных проектов, у которых всегда есть утвержденный бюджет. В таких случаях бюджет отдельного проекта должен разбиваться на категории, одной из которых будут поездки.

Вряд ли эта графа расходов будет основной, поэтому она будет зависеть от того, сколько денег останется свободными после заполнения самых важных статей проектных трат (например, закупки оборудования, зарплаты участников и т.п.).

Соответственно, ROI системы бронирования здесь будет ее способность или неспособность найти варианты поездки и проживания, которые впишутся в рамки выделенного бюджета проекта.

У проектов и командировок, направленных на развитие бизнеса, всегда есть не только бюджет, но и KPI. Соответственно, анализ соотношения стоимости поездки и достигнутых результатов – еще один способ подсчета ROI, в том числе для оценки системы автоматизации.

В случае поездки с целью продаж всегда есть целевые показатели «в деньгах». Если план выполнен, то все хорошо, но если нет, важно разобраться в причинах.

Возможно, продуктивность менеджеров по продажам снизилась из-за того, что им забронировали самый дешевый и неудобный перелет (например, ночной).

Стоит сравнить результаты похожих по цели поездок с разными параметрами перелета и размещения. Вероятно, компании удастся проследить связь между удобством и стоимостью поездки с выполнением KPI. Если эта связь будет обнаружена, то важно будет получить как можно большую свободу в подборе параметров путешествия – и чем больше здесь способна предложить выбранная система бронирования, тем лучше.

Еще один способ оценки стоимости командировок и средств их оптимизации – анализ того, как их внедрение влияет на продуктивность всей компании.

К примеру, традиционный подход к деловым поездкам подразумевает поиск для сотрудников самых дешевых вариантов поездок. В таком случае они всегда путешествуют эконом-классом самых недорогих авиакомпаний. Понятно, что в таких условиях они не могут оставаться на связи.

При этом, даже короткий перелет, по факту, на целый день выбивает сотрудника из рабочего процесса. Это потери для бизнеса. Но что если найти варианты поездки, при которой сотрудник сможет добраться до места не в эконом-классе самолета, а на поезде – по времени все путешествие займет столько же, но в поезде зачастую больше места, есть возможность выйти в интернет и поработать в дороге. А иногда вовремя отправленный ответ на электронное письмо может решить судьбу контракта или проекта.

Соответственно, если с помощью выбранной системы автоматизации командировок вы сможете находить не только авиа, но и железнодорожные билеты – это плюс. Так компания не только сэкономит на цене поездки, но и снизит потери от недоступности сотрудников во время путешествий.

Главный барьер, который обычно препятствует качественной оценке ROI командировок и инструментов их автоматизации – разрыв в коммуникациях внутри компании. Обычно, финансовый блок организации ставит цель снижения издержек, при этом мнение людей, отвечающих за результаты работы командированных сотрудников, не учитывается.

В итоге могут быть упущены возможности увеличения выручки и повышения результативности проектов компании. Чтобы избежать таких проблем, необходимо создание гибкой тревел-политики, в которой будут не только прописаны лимиты затрат при организации поездок. Для максимальной эффективности нужно делить поездки по типам, и те из них, что направлены на развитие бизнеса, должны получать больший бюджет.

Кроме того, важно и проводить анализ прошлых затрат на командировки и выполнения KPI в этих поездках. Такой ретроспективный анализ поможет выявить связи между результативностью командировки и параметрами путешествия (авиа или ж/д, время в пути и т.п.). Это поможет по-другому взглянуть на стоимость поездок и добиться их большей эффективности.