Лучшие инструменты для удаленной работы

Распространение цифровых технологий, пандемия и миграция населения по геополитическим причинам в последние годы повлияли на формат работы множества людей. Количество удаленных сотрудников с 2005 года выросло почти на 160%, гибридная занятость также из разряда экзотики перешла в привычный формат работы для большинства российских и зарубежных компаний.

Сейчас для бизнеса важнее то, как выстроены рабочие процессы, а не где физически находятся сотрудники. Чтобы удаленная работа была эффективной, нужно современное и надежное ПО для бизнеса и фрилансеров. На примере тех инструментов, которые мы используем в нашей компании, разберем список проверенных и удобных программ и приложений, которые необходимы для правильной организации работы на удаленке.

Наша компания работала из разных уголков планеты с момента основания. Мы точно знаем, что удаленная работа - это не просто созвоны по видеосвязи вместо личных встреч. Менеджеры, работающие с удаленной командой, должны не только организовывать процесс работы, но и поддерживать вовлеченность сотрудников, так как сегодня это играет огромную роль в успехе бизнеса. По сути, это задача HR-менеджера, которая ложится на руководителя команды.

Общаясь только через экран, людям бывает сложно по-настоящему узнать друг друга и выстроить дружеские отношения. Важно, чтобы рабочий процесс был максимально комфортным. “Вы меня слышите?”, “Меня хорошо видно?”, “Дайте мне доступ”, “Отправьте другой файл”, “Можно попросить референсы?” - эти фразы и вопросы раздражают и отвлекают от рабочего процесса, их не должно быть, но они постоянно звучат даже в наше технологически продвинутое время.

Плохо организованная удаленная команда - это постоянные сложности с коммуникацией, а значит, недостаточная эффективность, низкая лояльность и вовлеченность сотрудников. Чтобы избежать этих ошибок и лишних финансовых затрат, ведущий менеджер должен обладать отличными soft skills и эмоциональным интеллектом: уметь договариваться с сотрудниками и клиентами, подстраиваться под изменения и организовывать слаженную командную работу.

Хочу рассказать об удобных и эффективных программах и приложениях, которые применяем мы в Изистаф и использование которых упрощает коммуникации в удаленных командах.

Инструменты для визуализации:

Miro. Мой любимый визуализатор, полностью интуитивный интерфейс со всплывающими подсказками. Наша креативная команда оценила “бесконечные” доски: можно приближать или удалять, место никогда не заканчивается. Вам не нужны отдельные доски для каждого проекта или идеи - все они поместятся на одну доску Миро!

Цена: Free – 3 доски; Starter – $8-10; Business – $16-20; Enterprise – по договоренности.

Figma. Посложнее Миро и полезен при разработке лендингов. Объемный функционал, множество виджетов и функций, но при этом очень высокая скорость загрузки даже при неустойчивом или слабом интернет-соединении.

Цена: Free – 2 автора & 3 проекта; Professional – $12-15; Organization – $45.

FigJam. Это упрощенная версия Фигмы с чуть меньшим количеством возможностей, однако все равно крайне полезная программа и неплохая замена Миро. Если вам по душе вайб Figma, но многие из функций кажутся лишними - FigJam как раз для вас.

Цена: Free – 3 FigJam файла и 3 Figma проекта; Professional – $3-5; Organization – $5; Enterprise – $5.

Трекеры задач/Планеры:

Bubbles. В нашей работе часты новости и изменения, поэтому приложение Bubbles нам очень нравится. Оно сообщает каждому сотруднику о создании новости, причем не просто вешает «закреп» - это выглядит будто маленькая задачка для всей команды. Чтобы уведомление исчезло, сотрудники должны реально прочитать новость. Конечно, у Bubbles гораздо больше возможностей: отправка голосовых сообщений, видео и изображений - любого контента в любом количестве, привлекающего внимание всей команды. Но есть и нюанс: дополнительная вкладка или приложение с уведомлениями рискует перегрузить рабочий процесс, особенно если работа идет в Ноушене и чате в Telegram.

Цена: Teams – бесплатное; TeamsPro – $8; Enterprise – по договоренности.

Trello. Облачный сервис Trello - это любовь, абсолютно гармоничное сочетание удобства и простоты. Да, его интерфейс и функциональность не выглядят инновационными, особенно по сравнению с Bubbles или Miro. Но прелесть Trello именно в этом: вы не найдете лучшего сервиса, чтобы организовать свое рабочее пространство в карточках с понятной визуализацией. Приложение легко синхронизируется с календарями, позволяет визуализировать процессы и делать много других вещей, полезных для больших коллективов.

Цена: Standard – $5-6; Premium – $10-12.5; Enterprise - $17.5 – по договоренности.

ProofHub. Сотрудники EasyStuff, живущие в разных городах от Испании до Москвы, особенно любят этот сервис. ProofHub – это облачное решение для больших команд, предоставляющее все необходимые инструменты для каждого пользователя. Сервис имеет собственный чат и спокойно интегрируется с любыми хранилищами файлов и программами для выставления счетов. Интересная фича – подсчет времени на проекты: статистика предполагаемых и реальных затрат времени и т.д.

Цена: Essential – $45-50; Ultimate Control – $89-99.

Notion. Незаменимый сервис, где команда Изи Стаф хранит огромное количество полезной информации и исследований. Плюс приложения в том, что оно способно объединять несколько баз данных в один понятный документ с открытым доступом для всех сотрудников. Чтобы работать с функционалом Notion, понадобится обучение. Некоторые из функций могут показаться лишними пользователям, которые не изучили видеоинструкции и гайды.

Цена: Free – $0; Plus – $8-10; Business – $15-18; Enterprise – по договоренности.

Инструменты для скриншотов:

Lightshot. Сложно оценить важность отличного сервиса для создания скриншотов, пока не увидишь его воочию. Lightshot – это плагин для браузера в верхнем правом углу окна. При нажатии на значок открывается вкладка-дублер, где можно выделить нужную область, добавить стрелки, текст, линии, выделение цветом. Скриншот со всеми этими дополнениями можно копировать, вставлять, сохранять на компьютере или отправлять как ссылку.

Цена: бесплатно.

Snipping Tool. У этого решения есть особенность – это не плагин, поэтому делать скрины с добавленными графическими элементами можно не только в браузере. Инструмент работает без нареканий, однако его функционал все же ограничен.

Цена: бесплатно.

Screenpresso. Отличное профессиональное приложение для захвата экрана. Наши дизайнеры, весьма искушенные в работе с изображениями, его особенно любят. Решение работает в фоновом режиме, поэтому можно делать скриншот в любой программе, как и с Snipping Tool - причем как в статике, так и в видео.

Цена: Free – $0; Pro – $34; Enterprise – $2 422 (одноразовая покупка).

Вебинары/Записи экрана:

Loom. Этот инструмент - давний друг Изи Стафф. Программа особенно удобна для записи коротких пояснительных видео: лицо говорящего во время записи расположено в маленьком кружочке с края видео, чтобы давать комментарии и пояснения. После окончания записи автоматически открывается окно браузера, и готовое видео уже сохранено на сайте Loom - его можно отредактировать, скачать либо отправить другим пользователям.

Цена: Starter – $0; Business – $12.50; Enterprise – по договоренности.

Movavi. Потрясающе функциональное приложение для захвата экрана. Можно выделить нужную область рамкой, а в течение записи пользователь может взаимодействовать с контентом - например, рисовать что-то для привлечения внимания зрителей.

Цена: Video Editor – $23-53 (там множество продуктов, а также опция Movavi Unlimited, куда входят все продукты).

ClickMeeting. Это решение заточено конкретно на вебинары, а не просто на захват экрана. ClickMeeting работает в браузере и помогает организовать процесс проведения вебинара полностью: создавать списки гостей и отправлять приглашения, создавать и кастомизировать залы ожидания, проводить конференции и организовывать общение с участниками после встречи. Мы использовали ClickMeeting несколько раз и я могу сказать, что эти встречи удалось сделать брендированными в большей степени, чем в других популярных сервисах для онлайн-конференций.

Цена: Free – $0 for 30 days; Live – $26; Automated – $42; возможна оплата по договоренности.

За каждый проектом, скриншотом и проектом всегда стоят настоящие живые люди, которые вкладываются в работу и результат. А чтобы действительно помочь команде работать и достигать успехов, необходимо наладить безопасный и надежный способ перевода оплаты труда вовремя.

Easystaff.io - это платформа по управлению фрилансерами и удаленными командами. С ее помощью можно проводить оплаты исполнителям по всему миру, подписав B2B контракт с Изи Стаф. Мы становимся для удаленных команд Employer of Record, так что компании уходят от статуса налогового агента и экономят на выплатах ФОТ.

Начать работу с Easy Stuff просто. Наши менеджеры всегда готовы рассказать вам больше о возможностях платформы. Отправьте запрос тут, и специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.