Тайм-менеджмент на работе: почему это важно и с чего начать

Управление временем - сложная задача, особенно для тех, кто работает на удалёнке. Избегать отвлекающих факторов, расставлять приоритеты и сохранять гибкость по отношению к другим членам команды — это лишь некоторые из проблем, которые усложняют процесс управление временем.
Тайм-менеджмент - важнейший навык успешного человека. Члены команды, которые умеют хорошо управлять своим временем, приносят наибольшую пользу организации и часто первыми получают бонусы и повышение по службе. Мы в Офисном Парке Comcity активно следуем этим правилам, что помогает нам быть максимально эффективными и мотивированными. Сегодня я поделюсь ими с вами.

Тайм-менеджмент — это процесс планирования, координации и контроля количества времени, которое вы тратите на задачи и действия для достижения максимальных результатов. Это искусство максимально эффективно управлять своим временем, что в конечном итоге способствует вашему росту и успеху.

Эффективное управление временем даёт множество преимуществ для людей с большой рабочей нагрузкой и длинным списком обязанностей. Когда дело доходит до повышения эффективности и производительности, управление временем помогает вам лучше работать в краткосрочной перспективе и масштабировать свою карьеру в долгосрочной перспективе.

Организация своего расписания посредством правильного управления временем может помочь снять стресс и устранить беспокойство. Стратегический подход к управлению своим временем также может помочь вам контролировать свою рабочую нагрузку, повысит вашу уверенность в себе и поможет вам почувствовать себя ответственным за свою карьеру.

Тайм-менеджмент повышает вашу эффективность и производительность, позволяя вам тратить меньше времени на рутинные дела и больше времени на дела с высоким приоритетом. Это связано с тем, что управление временем требует от вас оценки того, что необходимо сделать, и соответствующего планирования задач, чтобы вы могли выполнить самую важную работу наиболее эффективным образом.

Правильный тайм-менеджмент дает вам больше личного времени. Как только вы разовьете эффективные навыки управления временем, вы сможете уделять больше времени другим задачам – своему хобби, общению с друзьями и даже дополнительной работе.

Существует множество стратегий для освоения тайм-менеджмента. Начните с одного или двух, которые кажутся вам наиболее простыми и естественными. Как только они станут частью вашей повседневной жизни, добавьте еще один или два.

1. Расставьте приоритеты задач

Расстановка приоритетов задач имеет решающее значение для эффективного управления временем на работе. Начните с изучения своего списка дел, выберите основные обязанности, а затем расположите их в порядке важности.Ключевым моментом является организация задач на основе их важности, а не их предполагаемой срочности. Задачи, которые кажутся срочными, могут быть важными, но это не всегда одно и то же. Например, задача, которую другой член команды требует от вас выполнить, может показаться срочной, если он приходит каждый час, но это может быть не самая важная работа, которую вам нужно выполнить за день.

Одна из стратегий, которую можно использовать, — это матрица Эйзенхауэра для расстановки приоритетов задач на основе важности и срочности.

• Важные и срочные дела следует решать немедленно.

• Важные, но не срочные дела следует планировать на ближайшее время.

• Срочные, но не важные задачи следует делегировать другому члену команды.

• Несрочные и не важные задачи можно делегировать или отложить на потом.

2. Используйте правило 80-20

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, гласит, что 80% ваших результатов достигается за счет 20% ваших усилий. Если вам нужно выполнить 10 задач, вероятно, две из них обеспечат около 80% желаемой производительности.

Применение этого правила к тайм-менеджменту предполагает определение задач в вашем списке, которые представляют собой наиболее важные и продуктивные 20%. Составляя свой список, учитывайте непосредственный результат каждой выполненной задачи и расставляйте приоритеты из тех, которые имеют наибольший охват. Кроме того, спросите себя, какие задачи напрямую связаны с большой целью.

3. Определите и удалите несущественные задачи

Можно полностью удалить несущественные пункты из списка задач. Устранение задач, которые не приносят очевидной пользы, поможет вам уделять больше времени важной работе.Один из способов сделать это — отслеживать, что вы делаете каждый день в течение нескольких недель. Это дает вам лучшее представление о том, каковы реальные приоритеты. Расставляя приоритеты в своем списке задач, ищите те пункты, которые были в вашем списке какое-то время и, вероятно, опустились вниз. Спросите себя, действительно ли это необходимо сделать, а если нет, удалите их.

4. Делегируйте или передайте на аутсорсинг

Делегирование задач — это исполнительная функция и хорошая стратегия для профессионалов любого уровня. Расставляя приоритеты в списке задач, ищите работу, которую мог бы выполнить другой член команды или подрядчик. Делегирование задач не только полезно для вашего собственного управления временем, но также может дать другим людям в вашей команде возможность попробовать что-то новое и продвинуться по карьерной лестнице.Просто убедитесь, что вы делегируете полномочия нужному человеку и что у него есть время и навыки, чтобы хорошо выполнить работу. Регулярно проверяйте, чтобы они выполняли задачу должным образом — в противном случае вы рискуете переделать задачу, что в конечном итоге приведет к потере времени.

5. Сгруппируйте похожие задачи

Для лучшего управления временем группируйте похожие задачи и выполняйте их последовательно. Поскольку разные типы задач требуют разного внимания, объединение их в связанные группы обеспечит более плавный переход от одной задачи к другой.Например, группируйте административные задачи, такие как проверка электронной почты, чатов и телефонных звонков, в одном временном блоке. Если вам нужно просмотреть кучу похожих отчетов, сделайте их все вместе. Если вам нужно выполнить финансовые задачи, выделите немного времени, чтобы выполнить все цифры. Это поможет вам сконцентрироваться и работать эффективно.

6. Выполняйте самую важную задачу (MIT) утром

Ваш MIT (Most Important Task)— ваша самая важная, самая сложная и самая трудоемкая задача. Постарайтесь выполнить свою самую важную задачу утром, чтобы придать себе уверенности и сделать остальную часть вашего списка задач легкой. Если оставить в своем списке большую и трудную задачу на потом, это может истощить утреннюю энергию, поэтому сделайте ее в первую очередь.

7. Установите ограничения по времени

Установка ограничения по времени для выполнения задачи поможет вам лучше управлять своим временем и стать более эффективным и сосредоточенным. А размышление о том, сколько времени вам понадобится, часто помогает вам заранее обнаружить проблемы. Например, если вам нужно подготовить два договора перед встречей, установка ограничений по времени позволит вам узнать, будут ли вы готовы они оба до встречи или вам придется делегировать один.

8. Делайте перерывы между задачами

Это кажется нелогичным для человека с плотным графиком, но выполнение нескольких задач без перерывов мешает оставаться сосредоточенным, мотивированным и целеустремленным. Фактически, Роберт Позен, старший преподаватель Школы менеджмента Слоана Массачусетского технологического института и автор книги «Чрезвычайная продуктивность: повысьте свои результаты, сократите часы», рекомендует делать 15-минутный перерыв каждые 75–90 минут. Если вы подозреваете, что можете отвлечься, установите таймер, а затем перекусите, выпейте немного воды, прогуляйтесь, позвоните родственнику или другу — сделайте что угодно, чтобы дать вашему мозгу отдохнуть от периода интенсивной концентрации. Это сделает вашу следующую 90-минутную рабочую сессию намного более продуктивной.

9. Ставьте SMART-цели

Работая над управлением своим временем в целом в течение целого квартала или даже года, подумайте, чего вы хотите достичь, и установите цели SMART — конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени.

Запишите эти цели с каждой деталью SMART. Это обеспечит стратегическую структуру вашего календаря, помогая вам расставлять приоритеты в работе с меньшими интервалами в недели и дни.

10. Создайте ежедневный график

Прежде чем в конце дня встать из-за стола, напишите список дел на завтра. Создание этого списка в конце каждого рабочего дня обычно более эффективно и настраивает вас на успех на следующий день.Часто легче расставить приоритеты для задач на завтра, когда сегодняшние дела еще свежи в вашей памяти. Многим людям гораздо приятнее начинать день с составленного списка задач, чем начинать день с рассмотрения и расстановки приоритетов в списке задач.Не забывайте запланировать 15-минутные перерывы. И ограничьте запланированное время примерно тремя четвертями дня, чтобы оставить некоторую гибкость на случай неизбежных сюрпризов.

11. Будьте организованы

Наведите порядок в своем физическом и цифровом пространстве. Чтобы навести порядок в своем физическом рабочем пространстве, составьте простой единый список дел и запишите свои проекты и сроки выполнения задач. Создайте систему папок, если у вас есть бумаги, которые нужно систематизировать, и найдите подходящий контейнер для ручек и других инструментов.Чтобы навести порядок в своем цифровом рабочем пространстве, отпишитесь от ненужных писем, создайте папки на своем компьютере, отключите социальные сети и другие ненужные уведомления. Возможно, вам придется каждые несколько часов устанавливать напоминание о закрытии ненужных вкладок в Интернете.Некоторым людям также полезно навести порядок на рабочем столе своего компьютера. Если файлы часто загромождают ваш рабочий стол, попробуйте создать папку «Очистка», в которую вы сможете перемещать файлы в течение дня, чтобы поддерживать порядок на рабочем столе. Затем вы сможете вернуться в эту папку, когда у вас будет время, и убрать цифровые файлы.

12. Устраните отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы на работе могут показаться бесконечными — социальные сети, обмен мгновенными сообщениями, просмотр веб-страниц, текстовые сообщения, незваные гости и даже энергичные коллеги. Важно продолжать активно устранять отвлекающие факторы.Отчет Statista показал, что тремя основными отвлекающими факторами для удаленных сотрудников являются социальные сети, смартфоны и просмотр фильмов. Если это звучит знакомо, обязательно отключите уведомления в социальных сетях, оставьте телефон в другой комнате и организуйте удаленный офис в комнате без телевизора.

13. Не работайте в режиме многозадачности

Это еще один вариант, который кажется нелогичным, но многозадачность не работает. Это потому, что вы на самом деле не выполняете несколько задач одновременно, вы чаще переключаетесь между задачами. Такое перемещение туда-сюда снижает производительность и увеличивает стресс.Выделите определенный отрезок времени для выполнения одной задачи и заставьте себя оставаться сосредоточенным. Зачастую само решение не выполнять несколько задач одновременно может помочь улучшить концентрацию.

14. Научитесь говорить «нет»

Часть хорошего управления своим временем — это его бережная охрана. Легко почувствовать, что быть хорошим членом команды означает делать все возможное, чтобы помочь, но добавление слишком большого количества задач в ваше расписание является противоположностью эффективной продуктивности.Менеджеры и руководители знают, как сказать «нет» просьбе о работе, которая отнимет у них слишком много времени, и отодвинуть на второй план другую, более важную работу.

15. Узнайте, когда вы работаете лучше всего

Большинство людей более продуктивны в определенное время суток. Возможно, вы уже знаете, жаворонок ли вы или получаете хороший прилив энергии после обеда, но если нет, начните обращать внимание на свой рабочий процесс в течение дня. Знание того, какое у вас наиболее продуктивное время, поможет вам более эффективно планировать свои дни.

Например, если вы активно работаете во второй половине дня, вы можете выполнять простые задачи такие как проверка и отправка электронной почты утром и запланировать более крупные проекты на послеобеденное время.

16. Используйте календарь

Ваш календарь должен не только отмечать праздники и планировать встречи. Календари могут помочь вам запоминать сроки выполнения, управлять своим расписанием, создавать временные блоки и устанавливать напоминания. Например, если у вас есть большой проект, который, как вы знаете, потребует некоторой концентрации, внесите событие в свой календарь и посвятите это время сосредоточению внимания на одной конкретной задаче.

17. Используйте инструменты тайм-менеджмента

Инструменты тайм-менеджмента предлагают множество функций и возможностей, которые помогут вам управлять своим временем и реализовывать стратегии, которые мы обсуждали. Различные инструменты позволяют устанавливать расчетное время работы, отслеживать время, потраченное на каждую задачу, и многое другое. Эти инструменты также помогут вам организовать задачи членов вашей команды, упрощая отслеживание рабочего процесса и повышая производительность. Они также помогут вам пересмотреть свое расписание, что еще больше оптимизирует производительность.

Делайте больше и меньше нервничайте благодаря лучшему тайм-менеджменту

Управление временем — важный навык для максимизации вашей повседневной деятельности, особенно если вы ориентированы на карьеру, но не забывайте делать это постепенно. Попробуйте пару этих стратегий, оставьте то, что вам подходит, а затем попробуйте еще другие и определите лучшие для себя.