Управление рисками на анимационных проектах

Управление рисками в проекте - это процесс, который помогает нам находить, оценивать и избегать возможных проблем. Это не просто формальная процедура, и она важна не только на начальном этапе.

Управление рисками помогает нам не только уменьшить влияние негативных событий на проект, но и освободить важные ресурсы, включая деньги и людей.

Важно понимать, что не каждый проект требует строгого управления рисками. Если ваш проект довольно прост и не связан с большими затратами времени или ресурсов, и вы ранее успешно выполняли подобные задачи, то, возможно, можно ограничиться обсуждением потенциальных рисков с вашей командой.

Однако, если ваш проект сложный, в него вовлечены разные люди из разных отделов, и требуются значительные ресурсы, то план управления рисками будет весьма полезным. Это относится к проектам, где многое на кону, включая время и деньги. Создание такого плана поможет вам убедиться, что объем проекта не изменится и он будет успешным.

В проектах существует разные виды рисков. Давайте рассмотрим самые распространенные из них, но делать это будем просто и понятно.

1. Временные риски: Это когда задачи в проекте занимают больше времени, чем было запланировано. Важно помнить, что время - это деньги, и если проект тянется, это может увеличить расходы на оплату труда команды.

2. Бюджетные риски: Из-за неправильного планирования стоимость проекта может превысить бюджет. Обычно бюджет устанавливается перед началом проекта, и если его не хватает, проект может остановиться.

3. Риски изменения объема работ: Эти риски могут возникнуть, если исполнители не поняли требования заказчика или если заказчик вносит изменения в проект. Это может повлечь за собой пересмотр бюджета, сроков и списка задач.

4. Внешние риски: Это события, которые находятся за пределами компании и на которые мы не можем повлиять. Например, новые законы или внезапные изменения на рынке.

5. Единая точка отказа: Это событие, которое может полностью остановить работу над проектом. Никто не сможет продолжать работу, пока проблема не будет решена. Например, для интернет-магазина единая точка отказа может быть отключение электричества в офисе.

6. Зависимости: Это связи между задачами в проекте, когда начало одной задачи зависит от завершения другой. Зависимости могут стать риском для проекта.

Самый простой способ найти риски в проекте - провести "мозговой штурм" с вашей командой. Это когда каждый член команды делится своими идеями о том, что может пойти не так. Лучше всего, если в этом штурме участвуют люди с разным опытом и знаниями, так как они могут выявить разные виды рисков.

Некоторые члены команды, возможно, уже работали над похожими проектами в прошлом и могут поделиться своим опытом и рассказать о возможных проблемах. Даже новичок может принести ценные идеи, основанные на опыте из предыдущих работ.

Я также советую создать страницу, вроде этой, перед началом каждого проекта. Это поможет минимизировать риски и обеспечить успешное выполнение задачи.

Есть четыре основные стратегии, как реагировать на риски. Можно попробовать избежать рисков, принять их, передать их другой команде; их также можно уменьшить и контролировать.

Рассмотрим каждый способ.

Избегать. Иногда вы можете избежать риска полностью. Например, если вы сомневаетесь в надёжности подрядчика, который часто не соблюдает сроки, вы можете перестать работать с ним.

Принять. Этот способ подойдёт для рисков с низкой или средней вероятностью и без тяжёлых последствий для проекта. Нужно принять, что такой риск существует, и отслеживать его всё время до окончания проекта.

Представим, что поставщик неожиданно заявил, что у него нет нужных вам компонентов, однако он пополнит запасы в ближайшее время. Возможно, это скажется на сроках проекта.

Можно начать работу с другим поставщиком, но такой риск лучше принять. Это имеет смысл, если задержки не критичны для проекта. Если не искать нового поставщика и смириться с риском, это избавит команду от лишней работы.

Уменьшить или контролировать. Для смягчения риска используйте дерево решений. Это блок-схема, которая показывает, какие решения существуют для каждой проблемы. Например, если компания работает с исполнителем, который срывает сроки, ему можно постоянно напоминать о задаче: отправлять имейлы каждый день или звонить.

Передать риски. Если команда понимает, что не может снизить риски для какой-то группы задач, она может передать их специализированным компаниям. Иногда это помогает сэкономить время и деньги.

План управления рисками - это документ, в котором мы записываем возможные проблемы и как мы можем их решить. Этот документ помогает всей команде и заказчикам понимать, какие трудности могут возникнуть в проекте. И важно помнить, что его нужно обновлять, потому что новые риски могут появиться в любое время.

Для создания такого плана можно использовать Google Документы, чтобы все могли его видеть. В нем укажите название вашей компании, название проекта и кто создал этот документ, чтобы люди знали, к кому обращаться с вопросами. Также укажите дату создания и последнего обновления, чтобы все знали, насколько актуален документ.

Далее опишите цель документа: помочь нам справиться с проблемами в проекте. Добавьте краткое описание проекта и укажите, какие трудности он может столкнуться и какие риски могут его изменить.

Самая важная часть - это таблица, где вы перечислите все возможные риски, оцените их и предложите решения для каждого. Например, один из рисков может быть то, что мы не успеем вовремя. Оцените этот риск и предложите решение, например, проводить ежедневные созвоны с командой, чтобы управлять временем более эффективно.

Временные риски.

Если вы понимаете на этапе запуска проекта, что дедлайн не реальный, не стоит строить из себя героя. Сразу обозначьте риски клиенту, согласуйте дополнительный бюджет на сбор более большой команды или согласуйте новый дедлайн.

Бюджетные риски. Был у меня реальный кейс, где я жестко ошиблась при просчете проекта. Если считаете смету, будьте лучше пессимистом, оптимизм вас погубит. Проанализируйте точечно объем работ, нужно ли выезжать на освоение, какой у вас клиент и специфику согласования работ, заложите люфт хотя бы 15 процентов.

Риски изменения объёмов работы. Здесь все просто - оставайтесь в коммуникации с клиентом. Для таких дел советую вести таблицу апдейтов и обязательно в самом начале согласовать арт борд, где прописан объем работ и стилистика проекта. Так у вас будут документы к которым можно будет возвращаться для уточнения споров или недопониманий. Также важно еще на этапе тайминга и брифа пометить, что в случае дополнительного объема - будет необходимо пролонгировать тайминг и посчитать бюджет дополнительных работ. Я прописываю такие вещи в роуд мепе. Они мне кажутся там уместными. Про Роад мэп писала в своем ТГ канале.

Внешние риски. Тут важно просто в ваш люфт заложить риск “всего что в теории может вообще произойти”. Предвосхитить риски по этой статье проблематично. Учитывая ситуацию в мире и в стране, я закладываю возможные переводы криптой, а также считаю смогу ли я оплатить проект из своих средств, в случае если по каким то ЧС причинам, я не получу оплату.

Единая точка отказа. Категорически важно сохранять все исходники работ. По иллюстрациям сохраняем AI/PSD. По анимацию сразу весь проект, с учетом используемых плагинов и других ресурсов. Это необходимо, чтобы в случае отказа от проекта подрядчиком, вы могли не стопорить работу и оперативно подключить другого специалиста. Ну и договор ваше все! Но пока вы устраиваете разборки с тем, кто слился с проекта - отдавайте другому на подхват. Ваш клиент не виноват в такой проволочке. Зависимости. В случае с анимацией, зависимости, которые влияют на проект это, согласование клиента апдейтов и передача материалов от специалиста к специалисту. Как сгладить эти риски заранее? Что касается согласование этапов клиентом - сделайте им подробный тайминг или роуд меп, и сразу согласуйте все даты, когда необходимо получить от них комментарии. Обозначьте, что в случае пролонгации сроков по их вине, тайминг увеличивается и стоимость тоже. И тут важна подача. Клиент - часть вашей команды, а не враг, не нужно его запугивать. Такой подход, это забота о его времени и финансовых ресурсах. После согласования условий обязательно подпишите договор и учитывайте этот момент также. Теперь про передачу материалов и коммуникации с подрядчиками. На проекте часто может тормозить процесс обмен файлами и материалами. Чем сложнее и больше проект, тем больше таких проволочек может возникнуть. Тут может помочь несколько вариантов.

Отличные проекты всегда начинаются с хорошо продуманных планов, и управление рисками - ключевой частью этого процесса на ранних этапах. Пожалуйста, не забудьте включить план управления рисками проекта в документы, которые создаются в начале проекта, такие как проектное задание. Это позволит всем членам команды ознакомиться с ним и готово реагировать на любые неожиданности.