Как мы все знаем, у менеджмента есть 6 основных функций:
- Планирование
- Организация
- Мотивация
- Контроль
- Координация
- Регулировка
Но именно контроль вызывает большие дискуссии между руководителями и подчиненными. Особенно вызывают спор такие моменты как: частота контроля и методы контроля.
Очевидным является то, что некачественное выполнение функций менеджмента не приводит ни к чему хорошему. Поэтому менеджер должен их отлично выполнять для достижения поставленного результата.
Когда необходимо осуществить планирование, организацию и мотивацию, сотрудники помогают или, в крайнем случае, нейтрально относится к этому. Но когда встает вопрос контроля, то сразу появляется барьер. Работники не очень хотят, чтоб их контролировали.
Давайте попробуем разобраться почему? Причин может быть несколько:
- Сотрудник проецирует свою рабочую деятельность лично на себя. Поэтому, когда выявляются ошибки, то они воспринимаются на свой счет.
- Вопрос контроля тесно связан с доверием. Наличие контроля подрывает доверие, а нет доверия и нет отношений между людьми.
- Контроль “заставляет” работать, а не все хотят выкладываться на 100%.
- Контроль ставит под сомнение трудовые навыки. Приходится постоянно доказывать всем свой профессионализм.
- Контроль - это ограничение свободы.
Несмотря на все вышеперечисленные причины, каждый сотрудник понимает что контроль необходим, поэтому как его будут воспринимать сотрудники зависит и от его вида.
Давайте попробуем определить виды контроля, постараемся понять плюсы и минусы каждого и где данный контроль может быть лучше всего применим?
1. Контроль результатов работы в целом.
Плюсы:
- Экономия времени руководителя;
- Формирование доверия к сотруднику;
- Сотрудник самостоятельно принимает решения.
Минусы:
- Результат может не совпадать с поставленной задачей из-за нечетких формулировок и разночтений.
- Нет времени на исправления, приходиться пользоваться тем что есть или отдавать с недоработками.
- Возможен перерасход бюджета из-за переделок.
Применим:
В небольших проектах “на пару дней” и с небольшой командой, когда сотрудники показали себя и к нем уже сформировано доверие руководителя.
2. Контроль промежуточных результатов работы или контрольных точек.
Плюсы:
- Можно сделать анализ проделанной работы и, внеся коррективы, двигаться вперед.
- Частичная экономия бюджета на исправление ошибок.
- При отчете перед клиентом, от первой до последней контрольной точки клиент постепенно “вживается” в проект. Поэтому уменьшаются риски при принятии готового продукта, так как клиент уже утвердил все предыдущие этапы.
Минусы:
- Не исключает возможность появления серьезных ошибок, которые повлекут дополнительные затраты.
- Контроль необходимо провести оперативно, и в зависимости от полученных результатов переключаться к новым задачам или исправлять уже сделанное. Тут могут быть простои в работе команды.
Применим:
Достаточно хорош для работы по Agile. Где в качестве этапов служат спринты. Размер команды и проекта при этом достаточно большой. Работает в случае привередливого клиента.
3. Плановый контроль по времени (каждый день, раз в неделю и т.д.)
Тут все четко знают когда будет проходить контроль, независимо от этапов работы.
Плюсы:
- Все четко знают когда будет контроль и должны выполнить план до этого времени. Иначе придется объяснять почему не сделано.
- Руководитель может своевременно осуществлять координацию и регулировку проекта.
- Сотрудники самостоятельно принимают решения.
Минусы:
- Падает доверие между менеджером и сотрудниками, когда приходится отвечать за невыполненную работу.
- У руководителя данный вид контроля начинает забирать достаточно времени, что сказывается на других его обязанностях.
- Отчет по расписанию превращается в рутину, и может отрывать от дел, когда лучше работать всем, а не тратить время на разговоры.
Применим:
Для очень больших проектов не на один год. Когда решаются нетривиальные задачи и контроль в данном случае будут являться помощью для их решения. Когда менеджеру необходимо составлять плановые отчеты по проекту по установленному графику.
4. Случайный контроль.
Плюсы:
- Все стараются работать хорошо.
- Сотрудники сами принимают решения.
Минусы:
- Все в состоянии стресса, так как не знают когда и чего ожидать.
- Отсутствует доверие между работником и работодателем.
Применим:
В малоответственных проектах, больше в государственных учреждениях.
5. Постоянный контроль за операционной деятельностью - Микроменеджмент.
Плюсы:
- Руководитель всегда в курсе проекта.
- Минимальные потери на исправление ошибок.
Минусы:
- Отсутствует доверие.
- Снижается мотивация сотрудников.
- Сотрудники перестают мыслить самостоятельно.
- Не укладываются в сроки, так как надо все перепроверять и переделывать.
- Руководитель занимается тактической работой и нет времени на стратегическое планирование и развитии компании в целом.
Применим:
Когда подчиненные новички, не могут справиться самостоятельно с работой. Применим в отделах безопасности, где важно контролировать сам процесс. При введении нового сотрудника в новый проект, чтобы быстрее адаптировать к его специфике.
---
Существует много статей на тему микроменеджмента. В большинстве своем упор делается на то, что руководитель по неопытности, по черте характера, или, чтобы показать важность своей работы, занимается микроменеджментом. Те кто не способен мотивировать работать сотрудников другими способами.
Можно ли, при использовании программ по контролю сотрудников, отказаться от микроменеджмента?
В цифровую эру, существует много различных программ по контролю за работой сотрудников.
Эти программы ведут поминутный учет работы сотрудника и предоставляют отчет его руководителю. На основании этого отчета руководитель делает выводы о работе каждого сотрудника и компании в целом.
Хотелось бы узнать ваше мнение на по поводу следующего:
- Установка данной программы сможет помочь микроменеджеру отказаться от тотального контроля и перевести все в русло ежедневных отчетов или только усилит контроль, когда на основании отчета будут появляться все новые и новые вопросы?
- Можно ли в таком случае отказаться от микроменеджера как от ненужной прослойки, так как вышестоящий руководитель сможет получать отчеты о работе сотрудников от программы, а не от микроменеджера?
- Станет ли в коллективе более спокойнее? Тотальный контроль будет осуществляться, но он уже не будет таким агрессивным.
При поддержке проекта StaffCounter.net