6 лет в СДЭК: Майя Щукина о днях рождения, пандемии и том, что держит ее в компании

Менеджер событий СДЭК рассказывает, как научиться организовывать любое мероприятие.

Во время пандемии ведущий менеджер по организации мероприятий СДЭК Майя Щукина одновременно управляла двумя онлайн-встречами для разных регионов. Этот опыт стал одним из многих интересных моментов в ее карьере. В материале она рассказывает, как новые вызовы и поддержка коллег помогают достигать успеха в компании.

Работаю в СДЭК уже 6 лет. Пришла в команду 9 января 2017 года. Эта дата запомнилась — я вышла на работу сразу после праздников. Моя основная задача в компании сегодня — организация мероприятий. Это может быть организация дней клиента, слетов франчайзи, бизнес-завтраков, онлайн-конференций или участие во внешних событиях. Моя ассистентка занимается поиском площадок и коммуникациями, а помощник из Москвы контролирует все процессы непосредственно в день проведения мероприятия.

Рабочий день чаще всего начинается в офисе, но иногда я веду дела удаленно. Это возможно благодаря гибкой системе компании. Начало дня часто связано со звонками, переписками, решением текущих вопросов. Затем мы с моей помощницей планируем события, расставляем приоритеты и распределяем задачи.

Если у нас запланированы мероприятия, встреча или конференция, нужно контролировать множество деталей, начиная от заезда на место и заканчивая определением участников из разных департаментов. При этом характер события может варьироваться: будь то франшизное или коммерческое мероприятие.

Наш бизнес-сезон длится с февраля по июнь и с сентября по ноябрь. В среднем каждый месяц мы организуем около 8 событий. Недавно, например, проводили слет франчайзи в Москве для 400 человек — такое мероприятие требует особого внимания и взаимодействия со многими департаментами.

Сегодня я – ведущий менеджер по организации мероприятий в СДЭК. По мере роста компании и моего профессионального развития, задач становилось все больше: увеличивалось число регионов присутствия СДЭК, пропорционально росла ответственность.

Наиболее масштабным проектом в моей карьере стал день рождения компании в феврале 2020 года. Событие состояло из трех крупных этапов. Первый день посвящен экскурсии на новый сортировочный центр. Нужно было спланировать перемещение 1500 человек, организовать круглые столы и обеспечить комфорт всех присутствующих.

Второй день — масштабная конференция. Спикеры высшего уровня, шоу, а также продуманная выставочная зона для 1500 участников. Все эти моменты мы прорабатывали с нуля.

Третий этап — гала-ужин для лучших франчайзи. Здесь также было много работы: выбор локации, организация развлекательной программы и благодарность нашим партнерам.

Особенность этой задачи заключалась в том, что все нужно было продумать до мелочей, организовать и согласовать. Хоть и прибегали к помощи режиссера и других подрядчиков, большую часть работы мы выполнили вдвоем с моей коллегой Полиной Бобошиной, она также ивент-менеджер СДЭК. Эта неделя была исключительно насыщенной, но результат того стоил.

В этом событии нам нужно было учесть массу деталей: этот опыт стал испытанием, но подарил мне уверенность в своих силах. Я научилась эффективно сотрудничать с разными департаментами, обеспечивать гладкое проведение бизнес-мероприятий, встреч и справляться со стрессом.

СДЭК изменил меня. Здесь я поняла, что наивность — не мой союзник. Выработала в себе стрессоустойчивость и начала управлять несколькими проектами одновременно, не жертвуя качеством.

Одно из важнейших умений, которое я здесь развиваю — делегирование задач. Я до сих пор учусь этому, и, возможно, буду учиться всегда. Но в СДЭК меня поощряют: «Давай, попробуй! Не получается? Разберемся!».

Гибкость в общении стала моим другим важным навыком. Переговоры с разными людьми, как внутри компании, так и за ее пределами, требуют тактики и понимания. К каждому нужно искать индивидуальный подход, быть чуткой и избегать конфликтов.

Бывают моменты, когда все горит, и дедлайны давят. Но СДЭК вырастил во мне способность анализировать свои действия, рефлексировать, искать плюсы и минусы в своей работе.

Что удерживает меня в СДЭК? Это вопрос, над которым я часто размышляла. Ответ прост: люди и атмосфера команды. Здесь каждый готов прийти на помощь, когда что-то идет не так. Например, материалы для выставки задерживаются — и коллеги из разных департаментов мгновенно включаются в решение проблемы. Такая поддержка и солидарность — большая редкость.

К тому же, СДЭК — это место для роста и развития. Когда у меня появляется новая идея по улучшению рабочего процесса, я могу быть уверена: меня выслушают и поддержат.

За почти семь лет, что я работаю здесь, компания сильно изменилась. Мы пережили переезды складов, внедрение незнакомых программ, запуск проектов. И в каждом этапе меня поражала наша способность работать рука об руку, помогать друг другу, даже когда это не входит в наши прямые обязанности. В СДЭК я чувствую себя на своем месте.

Я не стремлюсь к постоянному карьерному росту ради записи в трудовой книжке. Для меня важнее интересные проекты. Сейчас, например, я бы хотела добиться успешного проведения международной конференции. Это очередной этап для меня. Каждый год мы предлагаем что-то необычное, и я хочу, чтобы наша деятельность на глобальном рынке стала частью этого «нового». В общем, мечтаю организовать мероприятие нового уровня, которое оставит след в истории компании.