Как превратить дистанционных сотрудников из 65 городов в эффективную команду

IT-компании давно научились работать с дистанционными сотрудниками. Однако если раньше речь шла о найме нескольких специалистов или небольшой команды под проект, то последние полтора года дали бизнесу серьезный опыт управления целыми удаленными коллективами, а дистанционных сотрудников законодательно наделили новыми правами, создав больше возможностей использовать этот формат. Динамично растущий тренд стал основой для создания в IBS нового бизнес-юнита — Центра дистанционных сотрудников. Делимся опытом и рассказываем, как создать такую команду и как ей правильно управлять.

В 2020 году IBS открыла Центр дистанционных сотрудников — подразделение, в котором работают только удаленные специалисты со всей России. У него нет физического офиса или конкретной локации, но он функционирует как полноценный филиал компании. Всего за год команда Центра увеличилась в 5 раз, с 70 до 400 человек, а география расширилась до 65 городов. В основном это инженеры по тестированию, разработчики и аналитики. Центр приглашает дистанционных специалистов не только из крупных IT-хабов, но и из любых, даже самых отдаленных городов, ориентируясь только на профессиональный уровень и навыки соискателей. Наши удаленные сотрудники живут и работают в Калининграде, Комсомольске-на-Амуре, Симферополе, Полярных Зорях, Томске, Омске, Новосибирске, Саратове, Воронеже, Краснодаре, Белгороде, Ижевске и многих других городах.

Еще пару лет назад рост технологических подразделений IBS сильно зависел от кадрового рынка в городах присутствия. Сейчас все изменилось. IBS может начать сотрудничество с отдельными специалистами или командами из любой точки страны. К примеру, в Ижевске мы наняли в штат сразу целую команду из 28 QA-специалистов и ведем дальнейшие поиски сотрудников в этом городе.

У некоторых удаленных специалистов разница во времени с Москвой составляет 7 часов. С одной стороны, это добавляет нюансов в управление командой, а с другой стороны, создает значительные преимущества для бизнеса.

Распределенность специалистов по часовым поясам позволяет оказывать IT-услуги клиентам едва ли не 24/7. Можно сказать, что в любое время суток над проектом заказчика ведется работа. Да и для дистанционных специалистов плюсы очевидны: они могут работать с крупнейшими корпорациями и IT-проектами России, получать все возможности и преимущества сотрудника крупной IT-компании, не уезжая из родного города и не меняя привычный образ жизни. Для многих это уникальная возможность раскрыть свой потенциал и построить карьеру.

Запуск Центра IBS, в котором работают только дистанционные сотрудники, не похож на создание обычного регионального филиала. Здесь есть своя специфика буквально во всем: от выстраивания бизнес-процессов до взаимодействия большой географически распределенной команды.

Нашей целью было не только создание новой отдельной структуры внутри IBS, но и встраивание новых процессов Центра в уже имеющиеся. Мы с самого начала решили, что процессы кадрового делопроизводства и офисной поддержки должны осуществляться в одном городе в целях оптимизации. Наш выбор пал на Москву, так как здесь находится головной офис компании и работает большинство сотрудников бэк-офиса.

Все HR-специалисты работают дистанционно из разных городов, как и другие сотрудники Центра. Они используют гибкие методологии и поддерживают коммуникацию с помощью ежедневных онлайн-статусов. Это время выбрано для удобного и эффективного распределения задач. Также раз в две недели проводятся ретроспективы в Zoom: они посвящены обсуждению успехов и сложностей прошедшего периода, подведению итогов и планированию дальнейшей работы. HR-менеджеры Центра поддерживают тесное взаимодействие с HR-командами московского офиса и региональных Центров.

Основные этапы организации бэк-офиса для удаленной HR-команды:

Прием на работу нового сотрудника происходит в дистанционном формате. Курьером или почтой специалист получает необходимые для оформления документы и корпоративное оборудование.

Адаптационный процесс тоже проходит в удаленном режиме. Новый сотрудник получает доступ к информационным сервисам и системам, а затем начинает знакомиться с рабочим процессом. В первый день работы новичка приглашают на приветственную онлайн-беседу с HR-менеджером, который рассказывает, как будет организована его работа в команде. В дальнейшем проводятся и другие онлайн-встречи, на которых сотрудник сможет познакомиться с ключевыми фигурами своей команды, узнать самое важное о своем отделе и проектах, а также дать обратную связь о рабочем процессе. На таких встречах новичка сопровождает не только HR-менеджер, но и один из опытных сотрудников компании, который делится с новым коллегой знаниями.

Важные шаги в процессе адаптации удаленных специалистов:

IBS отправляет удаленным специалистам все необходимое корпоративное оборудование, дистанционно подключает и настраивает его. Если возникают проблемы с компьютером или ПО, их решает инженер службы поддержки через удаленный доступ. Ограничений в выборе ПО для работы нет, главное — использовать только лицензионные программы. Большая часть проектных и рабочих данных находится на файловых серверах IBS, поэтому временный выход из строя отдельных компьютеров не станет для сотрудников проблемой.

Как обеспечить полноценную техническую поддержку для удаленных сотрудников:

Для продуктивной работы распределенной команды нужно заранее продумать и зафиксировать правила взаимодействия:

Дистанционные сотрудники не должны чувствовать свою оторванность от остальной команды. Постарайтесь обеспечить им все возможности, которыми обладают специалисты, работающие в офисе. Прежде всего, позаботьтесь о трех важных потребностях: забота о здоровье, потребность в обучении и развитии и, конечно, отдых и неформальное общение с коллегами.

Наш опыт показывает, что открытие новых физических офисов перестает быть неотъемлемым условием для развития даже крупной компании, а команда может быть сильной и эффективной и в онлайн-формате, если правильно организовать все процессы.