Обзор систем управления проектами

Системы управления проектами упрощают ведение проектов на всех этапах работ. Чаще такие программы включают в себя функционал планирования, согласования документаций, контроля выполнения работ и их сроков, хранение проектной документации, а также обеспечивают взаимодействие между участниками процесса.

Задачей систем управления является решение различных задач, которые должны производиться на основе единого системного подхода.

Цель данной статьи: выяснить, какая из систем наиболее подходит по функционалу для проектировщика. В статье приводится сравнение систем, в конце я подытожу и сделаю вывод, какое решение лучше всего подходит проектировщику на основе проведенного анализа.

В сводной таблице сравнения представлены результаты рассмотрения функционала систем управления, таких как: Битрикс24, Директум, ПИРС, Jira, Trello, Microsoft Project.

Теперь более подробно о каждой из них.

Битрикс24 позиционирует себя как полноценный сервис для управления как малым, так и крупным бизнесом, поэтому его нельзя назвать CRM в чистом виде. Сервис предлагает огромные возможности, по созданию, ведению, анализу проектов и др. Битрикс24 в разрезе проектирования подразумевает использование двух больших компонент: CRM и модуль «Задачи и проекты».

Плюсы:

Возможность вести полноценную CRM с заказами на проекты.

Проектировщик может ставить себе и коллегам задачи по проектам, удобно размечая это на Kanban-доске или выводя списком.

Планирование своего дня и устанавливать важные точки подготовки проектов в календаре.

Построение графиков и отчетов по любым выбранным параметрам.

Использовать сетевой диск Битрикс24 в качестве хранилища проектной документации.

Есть возможность просматривать и редактировать загружаемую нормативно-техническую и нормативно-правовую документацию в режиме онлайн.

Использовать свою почту прямо из Битрикс24.

Настраивать бизнес-процессы проектного отдела и смежных отделов.

Интеграция с 1С.

Но также не обошлось и без минусов.

Минусы:

Невозможно перенастроить уже существующий бизнес-процесс (нужно создавать каждый раз с нуля).

Нет возможности редактировать проектные документы в режиме онлайн.

Падает процент эффективности если задача просрочена не по вине выполняющего.

Высокая стоимость тарифа. Проекты обычно занимают много места на диске и поэтому объема облачного хранилища по бесплатному тарифу не хватает для хранения проектов.

Вывод:

Битрикс24 – универсальный инструмент, который помогает выстроить рабочие процессы и решить широкий спектр задач, но вместе с тем функциональность системы является и его недостатком. Тариф нельзя настроить самостоятельно, оплачивая только конкретную функцию. Вместо этого клиент получает множество расширений, которыми, возможно, не будет пользоваться.

Система позволяет управлять процессами предприятия и автоматизировать документооборот.

Плюсы:

Наличие проектного документооборота, который обеспечивает документационную поддержку проектов.

Ведение и хранение больших объемов технической и проектной документации в электронном виде.

Наличие ЭП и утверждение договоров ЭП, которая гарантирует неизменность документов.

Прозрачность работ и оперативность внутреннего согласования.

Интеграция с 1С.

Легкость в отправлении договоров в другие организации через системы обмена. (про системы обмена можно подробнее рассказать, т.к. тема обширная).

Управление и настройка бизнес-процессов отдела.

Прозрачность работы, благодаря автоматизированному циклу работ.

Минусы:

Ограниченный функционал при настройке бизнес-процессов.

Сложность в освоении.

Базовая комплектация содержит ограниченный функционал. Докупая доп. модули/лицензии итоговая стоимость выходит дороже других систем.

Вывод:

Достаточно сложно настраивать систему самостоятельно и может возникнуть необходимость заказывать внедрение, что влечет за собой дополнительные траты.

Платформа создана для оптимизации управления процессом проектирования инженерных и строительных работ, позволяющая решить множество задач в строительной сфере, учитывая при этом финансовые и материальные ресурсы.

Плюсов в данной системе много и вот некоторые из них:

Плюсы:

Легкость в освоении.

Структурированное и лаконичное представление информации.

Наличие биржи проектов.

Наличие полного цикла проектных работ.

Наличие функций управления проектом и контроля проектных работ.

Наличие ЭДО.

Ведение больших объемов технической и проектной документации в электронном виде.

Наличие предварительной оценки сроков разработки документации в зависимости от типа сооружения и граничных сроков.

Наличие ЭП и утверждение договоров ЭП, которая гарантирует неизменность документов.

Наличие отдельного чата, где удобно вести переписку, обмениваться данными и оперативно решать возникшие вопросы.

Возможность сформировать отчеты.

Уведомления о любых изменениях в проекте.

Свое облачное хранилище, которое позволяет обмениваться файлами в неограниченном количестве.

Согласование документов.

Возможность многократной приемки документации.

Наличие сервиса «Безопасная сделка».

Недорогой тарифный план.

Возможность поиска поставщиков материалов и оборудования.

Интеграция с системой Directum.

Минусы:

Нет возможности синхронизировать свои задачи со сторонними календарями.

Нет внутренней почты.

Вывод:

Подытожив, можно смело полагать, что данная система в полной мере закрывает все потребности проектировщиков.

Система управления проектами, которая основана на методологии Agile, позволяющая упростить прогнозирование затрат.

Плюсы:

Удобное визуальное представление рабочего процесса по проекту, которая позволяет представить объем работ.

Удобен для совместной работы нескольких команд над одним проектом с возможностью настройкой доски для работы своей команды.

Возможность модифицировать рабочие задачи.

Возможность вести учет рабочего времени.

Возможность использования диаграммы Ганта и формирования детальных отчетов.

Вести учет эффективности, который позволяет сравнить планируемый и фактический ход выполнения задач.

Возможность интеграции с множеством сервисов.

Невысокая стоимость среди конкурентов.

Минусы:

Избыточный интерфейс, который приводит к сложности в настройке системы.

Низкая производительность.

Имеется ограничение на обмен файлами до 2 ГБ.

Сильно ограниченный функционал. Докупая дополнительные аддоны, без которых не обойтись в работе, конечная стоимость выходит больше, чем у конкурентов.

Вывод:

Система подходит для индивидуальной и совместной работы над проектами, но необходимо перед началом работы изучить функциональные возможности системы, из-за чего порог вхождения увеличивается.

Это облачная программа для управления проектами небольших групп, которую легко внедрить в рабочий процесс за счет своей универсальности и гибкости.

Плюсы:

Наличие готовых шаблонов проектирования.

Легкость в освоении.

Структурированное и лаконичное представление списков карточек на kanban – доске.

Все задачи располагаются на доске по принципу карточек и умещаются на одном экране.

Возможность создать календарь дедлайнов по всем карточкам.

Есть возможность установить напоминание о приближающемся сроке завершения.

Позволяет отслеживать изменения в задаче.

Возможность организации планирования своего дня и синхронизировать задачи со сторонними календарями.

Использование программы бесплатно. Функционала хватит для управления небольшими проектами.

Существует мобильное приложение для непрерывной работы.

Поддерживает интеграцию с множеством веб-сервисов.

Высокая производительность.

Минусы:

Нет возможности добавлять описания проектов и модифицировать задачи.

Нет встроенной возможности связи с мессенджерами.

Нет диаграммы Ганта, невозможно оценить прогресс во времени.

Нет встроенного учета времени по задачам.

Не удобная переписка по задачам.

В бесплатной версии объем загружаемых файлов будет ограничен.

Существуют ограничения по размеру прикрепляемых файлов – не более 10 Мб.

Отсутствие встроенных графиков.

Нет возможности сформировать отчет.

Вывод:

Система не удобна для крупных проектов: в большом количестве карточек и списков легко запутаться.

Microsoft Project – комплексная система управления проектами, которая позволяет планировать и контролировать проектную деятельность организаций. Для этого применяются встроенные шаблоны, инструменты для разного уровня аналитики и статистики, средства управления рабочим временем и др.

Плюсы:

Простота в использовании.

Организация совместной работы над нормативно-технической и нормативно-правовой документацией.

Возможность организации планирования в календаре с учетом проектной специфики.

Возможность оценки стоимости проекта.

Формирование отчетов и их настройка.

Визуализация данных в интерфейсе.

Наличие диаграммы Ганта.

Неограниченное облачное хранилище типовой проектной документации.

Вложение файлов к задачам.

Задачи связаны с помощью зависимостей, определяющих порядок выполнения работ относительно друг друга.

Наличие встроенных отчетов.

Минусы:

Высокий порог вхождения.

Невозможно начать работу, не зная особенностей программы.

Платная техническая поддержка.

Отсутствие бесплатного тарифа.

Не поддерживается в России.

Стоимость программных продуктов рассчитана для организации на десять пользователей в год с максимальным предоставляемым функционалом различных систем.

На примере данной системы мы видим, что универсальные решения не всегда являются плюсом, т.к. много времени уходит на изучение систем. И при этом система не выполняет объективных функций, которые нужны проектировщику.

Заключение: Каждая система имеет свои преимущества и недостатки. Нет системы, которая бы преобладала над остальными по всем показателям. Выбор соответствующей системы управления зависит от целей компании и ее возможностей.

Смотря на сравнительный анализ, в призме того как они помогают проектировщикам, можно выделить, что все системы: Битрикс24, Директум, Microsoft project, Trello, Jira и ПИРС не закрывают в полной мере потребностей проектировщика и все же ПИРС имеет функционал максимально приближенный к потребностям проектировщиков и обладает всеми возможностями для ведения сложных процессов проектных работ и максимально облегчает работу над проектами, так как является специализированным программным обеспечением, требующим минимального времени на обучение, внедрение.

В статье приведен сравнительный анализ, основанный на общедоступной информации. Статья не носит рекламный характер. Если вами замечены неточности в описании, то просим вас сообщить на электронную почту support@pirs.online.