Как мы автоматизировали онбординг и снизили нагрузку HR на 30%
Как HR-специалисту создать тёплый онбординг, когда приходится отправлять 10 одинаковых писем каждому новичку? Делюсь, как мы в Unisender выстроили автоматизированный онбординг и снизили нагрузку HR-отдела на ключевом этапе адаптации сотрудника.
Почему адаптация важна и чем поможет email
В 4 из 10 компаний до сих пор нет выстроенного процесса адаптации сотрудников.
А зря: по данным SHRM, качественный онбординг на 69% повышает вероятность, что человек останется в компании надолго.
Но мало просто выдать чек-лист на 70 страниц. У сотрудника должно сложиться позитивное первое впечатление: о команде, процессах, культуре. Особенно если речь идёт о формате удалённой или гибридной работы — а в Unisender именно такой.
Чтобы снизить стресс и повысить лояльность новичка на этапе испытательного срока (ИС), мы собрали и автоматизировали серию welcome-писем. В ней можно структурно и красочно подать информацию, сделать акцент на важных блоках, прикрепить ссылки на готовые презентации и отправить персональной доставкой в почтовый ящик.
Как работает welcome-цепочка писем
В первый рабочий день новичку приходит письмо с поздравлением, доступами, чек-листом и базовыми документами: брендбук, презентация компании и гид по оргструктуре.
Через несколько дней приходит письмо с заданием — создать свою первую рассылку в нашей системе. Это помогает быстро войти в контекст продукта, с которым предстоит работать.
Следом — письмо с опросом, чтобы оставить фидбэк по первой неделе. Мы поддерживаем связь и мягко вовлекаем человека в процессы.
Финальное письмо в цепочке — поздравление с успешным прохождением ИС и доступ к льготам. Мы снова собираем фидбэк, чтобы улучшать процесс адаптации.
Визуалы в письмах — must-have: структура, акценты, маскот Гудбой. Мы делаем информацию «съедобной» и понятной.
Что ещё поможет в адаптации?
Цепочка писем — это не замена людям. HR-специалист лично встречает новичка, руководитель ставит задачи и знакомит с командой. В середине ИС проводится 1:1, где обсуждается прогресс и обратная связь.
Создайте условия для получения фидбэка в обе стороны.
Я, например, запрашиваю обратную связь на себя как на руководителя, а также информацию о процессах и задачах. Всегда интересно найти то, что не работает или устарело. Этой обратной связью я делюсь с коллегами и внедряю улучшения в своей команде.
В рамках погружения в должность в отделе CRM-маркетинга я выстроила дополнительный процесс. Он позволил мне снизить количество входящих вопросов и потратить примерно в 3 раза меньше времени на то, чтобы ввести нового сотрудника в курс дела. В основе процесса — база знаний в Bitrix24:
Сейчас база — живой инструмент, который мы развиваем всей командой.
Что дальше: жизнь после адаптации
После окончания ИС email остается важным каналом внутри компании. Собрала идеи, как с его помощью поддерживать связь с командой:
- Дайджест новостей компании. Регулярная рассылка раз в 1 неделю, месяц или квартал. Здесь будет цеплять личный подход, например, письмо от лица руководителя. Будет не лишним добавить благодарности и признание усилий команд в проектах.
- Важные напоминания об изменениях в графике, новых процессах или технических решениях — всё, что важно знать сотрудникам вовремя.
- Письма заботы. Особенно ценны для всех диджитал-специалистов. Подсветите, как компания помогает в сохранении ментального и физического здоровья: статьи и чек-листы, напоминания о возможностях ДМС, поддержка психолога со скидкой от компании.
- Вакансии и реферальная программа. Напомните о бонусах за рекомендации и расскажите, кого ищет компания прямо сейчас.
- Поздравления. Юбилеи, дни рождения, годовщина работы в компании — лучшее время проявить внимание именно как работодатель.
- Тренинги и события. Приглашения на обучение и корпоративы — то, что помогает сохранять чувство общности даже на удалёнке.
Что получает работодатель?
Автоматизированный онбординг в связке с личной поддержкой формирует стабильную привязанность и заинтересованность сотрудника в дальнейшей карьере в компании. Здесь особую роль играет развитие лояльности. Ведь лояльный сотрудник остаётся дольше, работает эффективнее и приносит больше пользы бизнесу.
Подведу краткие итоги:
- Адаптация новичков — ценный процесс в компании, который можно частично автоматизировать и значительно снизить нагрузку на HR и руководителей.
- Забота о культуре в компании: культура передачи информации, культура сообществ, культура процессов — всё это важно выстраивать и дополнять руководителю в своем подразделении совместно с HR-командой.
- Email помогает работать с удержанием не только клиентов, но и сотрудников — важнейшего актива бизнеса.
- После адаптации важно оставаться на связи с сотрудником и напоминать ему о важных опциях, событиях и возможностях, поддерживать чувство общности с коллегами и компанией, гордиться результатами.
На этом все). Спасибо моему редактору Алене Чебоксариновой, которая помогла упаковать мое выступление в статью.