Оргструктуры и процессы: когда бумага не работает 📄➡️💥

На неделе в одной компании попросили выстроить оргструктуру, прописать сферы ответственности и ключевые бизнес-процессы для одной компании. Но проблема в том, что сами по себе эти красивые схемы и описания — плохо работают. Все знают, что "надо по-новому", но... работают "как привычно". Сферы ответственности размываются, процессы обходят стороной, и через месяц никто не помнит, что там было написано. Я подобное наблюдал много раз 😕
Почему так? Потому что мы — не роботы 🤖 Держать в голове кучу новых правил и добровольно им следовать, когда есть "старый добрый" способ — это сложно. Нужен инструмент, который мягко, но настойчиво направляет. И здесь на помощь приходят системы электронного документооборота (СЭД). Системы, в которых процессы (или, как в Directum, "типовые маршруты") вшиты в саму логику работы. Почему именно Directum? Таких систем множество, и я работал с десятком подобных. Но в нем я вижу хороший баланс:
1. Процессы — это закон. Задача пришла? Система сама знает, кому ее передать дальше, по утвержденной схеме. Никто не "забудет" отправить документ на согласование бухгалтерии или юристу. Ответственность каждого зафиксирована и видна 🧏‍♂
2. Гибкость есть, хаос — нет. Систему можно адаптировать под реальные нужды компании (настроить маршруты, роли), но она не даст просто так нарушить утвержденный порядок. Нет "договоренностей мимо системы" 🤝
3. Прозрачность. Видно, где "завис" документ, кто тормозит, на каком этапе процесс. Никакого "я не получал" или "я думал, это не моё" 🤓
4. Ну и доступность по цене 💰
В итоге - все процессы заданы в системе, и эта же система довольно гибко настраивается и не даёт возможности нарушить утвержденные процессы, сохраняя ответственность каждого и делая общую работу прозрачной 👍
Важно: Это не про Agile и самоорганизующиеся команды. Это решение для компаний с классическим менеджментом, где нужны четкие регламенты, контроль и предсказуемость. Здесь порядок и дисциплина — ключ к эффективности (хотя и в Agile-командах это тоже немаловажно)
Рекомендую присмотреться к Directum, если стоит задача реально внедрить структуру и процессы, а не просто их нарисовать. Проверено 💪
P.S. Обязательны для внедрения: воля руководства, обучение и готовность работать в системе. Но если пройти этот этап — результат того стоит. Система сначала становится "костылем" для новых правил, пока они не станут привычкой. А потом просто незаменимым инструментом.