Как презентовать проект или идею: гайд по отсеиванию лишней информации
Во всех ситуациях с коммуникацией есть один неизменный вопрос: “Какую информацию нужно оставить, а какую убрать?”. Если мы не справляемся с ним, наши выступления и слайды получаются перегруженными и запутанными, а аргументация словно совсем не действует на собеседника.
В этой статье я расскажу, как подходить к этому вопросу. Советы подойдут для любого сценария коммуникации.
Итак, давайте разберемся с нашим вопросом!
Чтобы понять, какую информацию оставить, вам нужно понимать свою цель, потребности аудитории и ограничения формата
Несмотря на схожую структуру в разных ситуациях (проблема - решение - доказательства - призыв), каждый кейс уникален и требует индивидуального подхода. Где-то вам нужно много деталей для описания ситуации и проблемы, а где-то хватит и ключевых тезисов. Где-то статистика сама по себе будет хорошо работать, а где-то к ней нужно давать контекст и множество объяснений.
Единственный инструмент для отсеивания лишней информации - это постановка перед собой следующих ключевых вопросов:
- Про цель: “Эта информация помогает мне достичь цели, усиливает мою позицию?”
- Про аудиторию: “Моим слушателям нужна эта информация для принятия решения?”
- Про формат: “Мне следует подать эту информацию здесь или лучше презентовать ее как-то иначе или даже в другой раз?”
Ответы на эти вопросы помогут понять, какая информация нужна, а какую нужно убрать. Если вы не задаетесь подобным вопросами в начале подготовки, то в процессе у вас не будет точки опоры.
Давайте разберемся с каждым из этих блоков подробнее.
Цели на коммуникацию: тонкая разница между распространенной ошибкой и результативной целью
Когда я спрашиваю спикеров, какая у них цель на коммуникацию, то часто слышу ответы следующего вида: “Рассказать об идее”, “Показать наши результаты”, “Рассказать клиенту о нашем продукте”. Может показаться естественным и логичным, но такие цели ни к чему не приводят. Чаще получается наоборот, потому что они направленны на процесс (презентовать, объяснить, показать), а не на результат.
Давайте возьмем пример. Менеджеру нужно сообщить команде, что они не смогли достичь поставленных целей и даже ушли в минус. Если менеджер поставит цель как “Мне нужно сообщить им о ситуации”, то коммуникация может выглядеть следующим образом: “Коллеги, к сожалению, мы не выполнили целей на период и ушли в минус”. Цель коммуникации достигнута, но какой результат? У членов команды фрустрация, демотивация и смятение.
Эффективная цель всегда включает в себя конкретные результаты, на достижение которых нацелена коммуникация. Сравните следующие формулировки и почувствуйте разницу:
- “Продать продукт” вместо “Рассказать о продукте”;
- “Получить повышение зарплаты” вместо “Продемонстрировать свои достижения”;
- “Научить реагировать на негативные эмоции” вместо “Рассказать об эмоциональном интеллекте”;
- “Получить финансирование на проект” вместо “Показать отчет по проекту”;
Давайте повторно зайдем на пример с менеджером. Что если он поставит цель следующим образом: “Сообщить команде про ситуацию и поддержать их мотивацию и вовлеченность”, вместо “проинформировать”? Коммуникация будет совсем другой: кроме констатации ситуации, в ней появятся объяснение причин, возможные решения, новые цели и мотивирующая речь. В результате и сотрудники будут чувствовать себя иначе.
Как видите, от постановки цели зависит и наполнение речи. В обоих случаях будет процесс (показать, проинформировать, рассказать), но важен фокус на конечном результате.
Потребности аудитории: вы не можете получить желаемого, пока не дадите слушателям то, что нужно им
Понимание того, что важно вашей аудитории, это как минимум 50% успеха любой коммуникации. Ниже приведены ключевые вопросы об аудитории, которые помогут вам понять её и адаптировать свою речь:
- Кто принимает финальное решение и кто на это влияет?
- Какая у них цель/задача? Что им нужно от нашей коммуникации?
- Какая информация им нужна для принятия решения?
- Какие критерии для них самые важные?
- Насколько хорошо они разбираются в вопросе, что уже знают?
- Какие возражения и сомнения у них могут возникнуть?
- Какая информация важна для них сейчас, а что можно предоставить при последующих контактах или в другой форме?
Давайте разберем два важных и одновременно сложных для работы момента об аудитории:
- Боли аудитории, возражения и сомнения. Собеседник может видеть в вашем предложении сложности по реализации. Например, если вы продаете логистический софт для компаний, то распространённой болью может быть интеграция софта в процессы. Клиент может понимать, что софт нужен, но он будет сильно обеспокоен тем, как обучить сотрудников. Если вы не убедите собеседника в том, что можете решить эту проблему, то он вряд ли примет ваш проект в целом. Другими частыми болевыми точками бывают маленький бюджет, скорость реализации, потребность в новых сотрудниках и так далее.
Если вы понимаете, что в вашем вопросе очевидно есть сильные боли и возражения, лучше не затягивать с ответом на них. Чем дольше вы не поднимаете этот вопрос, тем выше риск потерять аудиторию. И наоборот - если вы говорите о болях сразу, то это вызывает доверие: “Мы все понимаем, что проект необходим и было бы классно его реализовать, но есть одна большая загвоздка - человеческий ресурс. Этот вопрос сейчас у всех в голове. Давайте я начну с него, чтобы показать, что это решаемая задача, и потом мы перейдем к другим деталям”. - Скрытые потребности. Иногда официальная задача - это не единственное, на чем сфокусирован слушатель. Например, менеджеру может быть нужно презентовать более высокие результаты отдела не только, чтобы получить разрешение на реализацию начатых проектов, но и чтобы самому получить повышение по зарплате. Часто за официальной задачей стоит другая, реальная задача: например, задача с формулировкой ценностей компании часто рождается из потребности снизить конфликты внутри команды. Скрытые потребности - это иногда и про индивидуальные “хотелки” каждого человека в аудитории. Понимая эти скрытые потребности, вы можете точнее подобрать аргументы.
Подходящий формат коммуникации: делайте осознанный выбор, а не просто идите за первой идеей
Формат коммуникации - это то, как ваша аудитория получает информацию. Вариантов множество: публичное выступление, презентация для самостоятельного изучения, встреча один на один, звонок, письмо, видео и так далее. То, как вы рассказываете информацию, это тоже про формат: делаете ли вы это через статистику или через сторителлинг, показываете подробные таблицы или просто отдельные ключевые цифры, проводите интерактив с аудиторией или выступаете в формате лекции. Каждый формат имеет свои особенности, которые влияют на содержание коммуникации.
Например. Слайды презентации для самостоятельного изучения должны быть детально прописаны и иметь удобную навигацию, чтобы человек смог все понять и не потерялся. Слайды же для публичного выступления используются как визуальное сопровождение речи спикера: в них мало текста, много визуала, часто нет навигации и слайдов для разделения блоков.
Самая распространенная проблема с форматом - это то, что мы выбираем его на автомате. Например, когда нам приходит задача от менеджера: “Сделай презентацию”. Но что если презентация - не лучший выбор? Что если в вашей конкретной ситуации нужен созвон или личная встреча, или вообще будет лучше простое сообщение в чате?
Чтобы выбрать подходящий формат для коммуникации, задайтесь двумя вопросами:
- Какие ограничения у того формата, который изначально предполагается?
- Как мне нужно подать информацию, чтобы это было эффективно, и могу ли я это сделать в рамках изначального формата? (если нет, то нужно подобрать другой формат)
Ключевой принцип при выборе формата: чем сложнее и запутанней ситуация, тем больше потребности в живом контакте. Живой контакт дает вам больше инструментов для влияния на собеседника и одновременно позволяет вам лучше понимать его. Например, когда стоит задача поменять отношение сотрудников к чему-то, текста или презентации часто недостаточно, а живая коммуникация с личным сторителлингом и эмоциями дадут куда больше результата.
Но это работает и в обратную сторону: вы рискуете вызвать негатив у слушателей, если вы не создаете уникального опыта или не несете на выступление что-то, что нельзя передать по другому, например, дискуссию по сложному вопросу. Слушатели будут думать, что их время потрачено зря.
Вопросы про цель, потребности аудитории и подходящий формат - это эффективный инструмент для отсеивания лишней информации.
Если перед вами сложный выбор, просто ответьте на три вопроса:
- Про цель: “Эта информация помогает мне достигнуть цели, усиливает мою позицию?”
- Про аудиторию: “Моим слушателям нужна эта информация для принятия решения?”
- Про формат: “Мне следует подать эту информацию тут или лучше презентовать ее как-то иначе или даже в другой раз?”
Я использую этот подход, когда помогаю готовиться к выступлениям или создавать презентации. Многие, с кем я работал, отмечали, что уже после пары вопросов, в голове наводится порядок. Попробуйте этот подход и вы!
А если нужна помощь с презентациями или выступлениями, напишите мне в Telegram или на почту aleksandr.teach@gmail.com
Мой тг-канал на тему выступлений и презентаций для бизнеса