Как придать рабочим слайдам профессиональный внешний вид, если вы не дизайнер

Статья для всех, для кого презентации — это часть работы, а не основная деятельность: для линейных сотрудников, менеджеров, специалистов на фрилансе.

В статье вы найдете ответы на следующие вопросы:

Приветствую, на связи Александр Кашапов, тренер по публичным выступлениям и бизнес-презентациям. Я 7 лет готовлю спикеров и провожу курсы по коммуникационным скиллам. Более 2х лет проводил тренинги для корпораций в агентстве esprezo, работал сценаристом-редактором и тим-лидом в агентстве STRUCT, проходил обучение и стажировку на UX/UI-дизайнера, а также готовил спикеров к двум конференциям TED. На своем опыте я хорошо знаю, как должен работать дизайн в презентациях под разные задачи и как этот дизайн можно создать самостоятельно. Делюсь этим в данной статье.

У дизайна в интересующем нас контексте есть две главные задачи — передать суть и привлечь внимание. Первая задача есть практически всегда, а вот со второй задачей ситуация интереснее, и это то, где обычно спотыкаются.

Задача привлечь внимание играет роль тогда, когда за это внимание есть конкуренция в моменте коммуникации и когда это предопределяет, будут ли вообще рассматривать работу. Например, представьте себе экспо, огромный холл и множество стендов разных компаний. При прочих равных, решение о том, к какому стенду подойти, будет зависеть от дизайна: какой стенд цепляет взгляд, к тому чаще будут подходить. Такая же история и на маркетплейсах в интернете, где на одной странице множество однотипных товаров — если товар хорошо оформлен, у него больше шанцев.

Вернемся к контексту презентаций внутри компании, например, отчетных презентаций. В подобных ситуациях в моменте коммуникации конкуренции за внимания никакого нет. На первый план выходит смысловая часть и, например, умение спикера классно выступать. Это работает даже в презентации коммерческого предложения для клиентов, в которых часто хватает просто аккуратного бизнес-стиля.

В нашем контексте конкуренция за внимание может быть только внутри отдельного слайда среди разных объектов. Тут появляется задача привлечь внимание к конкретному объекту, чтобы подсказать читателю, куда смотреть. Но для этого не нужен вау-дизайн, для этого нужен сильный визуальный акцент на том, что хотим выделить (например, можно выделить отдельную цифру, сделав её очень большой).

Мы фокусируемся на картинке, забываем про главную задачу передать смысл и перекрываем суть всяким ненужным визуалом.

Приведу в пример реальный кейс сотрудника одной из компаний, для которой я проводил обучение (информация на слайде заменена в соответствии с nda). Слайд для отчетной презентации клиентам, нужно поделиться результатами и объяснить суть статистики. На фон для красоты вешают классненькую картинку, из-за чего диаграммы становятся нечитабельными. При этом ценности картинка явно не добавляет, клиенту она не важна.

Никто не запрещает делать вам что-то интересное в дизайне, но всегда помните о приоритетной задаче, и если это — передать смысл, то будьте аккуратными, чтобы не перекрыть его какой-нибудь красивенькой картинкой.

Хаос — это когда не понятно, куда смотреть; что главное, а что второстепенное; что с чем связанно; когда на одном слайде плашка угловатая, а на другом — с закруглёнными углами, и так далее. Еще один элемент хаоса — наличие визуального мусора: всякие мелькающие в глазах фоны, жирные выделения повсюду, подчеркивания и цветовое выделения, фоны и сетка у диаграмм.

Вот пример слайда с хаосом: блоки не выровнены по отношению к друг другу, всё как будто разбросано; хаотичные выделения жирным в тексте; разные выравнивания в таблице; огромный текстовый блок справа выровнен по центру, что сделало его края “рваными”; странный фон.

3 первых принципа — это важные “нормы”, которые следует соблюдать.

Иерархия — это уровни “важности” элементов: что главное, а что второстепенное. Визуальная иерархия делает слайд структурным и последовательно направляет взгляд от одного элемента к другому.

То, что главнее, должно быть выделено сильнее: больше размер, жирнее, более контрастный цвет, занимает больше пространства вокруг.

Например, это хорошо прослеживается в уровнях текста (скрин ниже). Заголовок слайда как самый главный текст, будет самым крупным и жирно выделенным. Второй уровень — подзаголовки к блокам текста: они тоже часто выделяются жирным, но они значительно меньше заголовка по размеру. Третий уровень — основной текст в слайде: его редко выделяют жирным и он также значительно меньше подзаголовков. Четвертый уровень — технические подписи к диаграммам и сноски будут еще мельче.

Слайд можно условно разделить на 4 прямоугольника (скрин ниже), и суть в том, чтобы эти прямоугольники имели примерно одинаковый “визуальный вес”. Не должно быть так, что у вас где-то много элементов, а где-то огромная “дыра”. Или когда одна половина слайда заполнена, а вторая — пустая, потому что информации немного (вторую половину можно закрыть графическими элементами, плашкой или изображением).

Визуальный баланс это немного условная история, не всегда нужно его жестко соблюдать. Но если ваш слайд выглядит “странновато”, то обратите внимание на этот момент, иногда причина кроется в нём.

Когда в слайде тесно, что-то “прилипает” друг к другу — это сразу портит впечатление от внешнего вида. Свободного пространства должно быть достаточно не только в целом, но и между объектами, внутри них (например, между рамкой плашки и текстом внутри неё), между строками текста.

Сравните на примерах ниже: 1. текст, прилипающий к краям плашки, и вариант, где достаточно пространства; 2. таблица, в которой всё плотно и слипается и таблица с достаточными отступами внутри.

Следующие 4 принципа работают как конкретные действия, которые нужно последовательно приложить к объектам на слайде

Если вы задумывали, что один элемент отличается от другого, то оформите его так, чтобы это было очевидно с первого взгляда. Когда элементы чуть-чуть разные, это создает визуальный шум, неприятную рябь в глазах.

Сравните примеры ниже: 1. в диаграммах, когда столбец выделяется чуть-чуть и когда он сильно отличается от других столбцов; 2. распространенная история с жирным выделением в тексте, которое недостаточно отличительно и создает визуальный шум.

Обратите внимание, что именно с помощью контраста создается сильный акцент (пример ниже: зеленая плашка сильно выделяется на фоне белых).

Элементы не должны быть просто хаотично разбросаны по слайду. Выравнивание придает внешнему виду строгость и создает визуальную связь между взаимосвязанными элементами.

Посмотрите пример ниже: за счет выравнивания в таблице без линий остается ясность, какой элемент принадлежит каким столбцу и строке.

Самая частая ошибка — когда отступ между несвязанными элементами меньше или такой же, как отступ между связанными.

Посмотрите на пример с текстовыми блоками. Подзаголовок и текст к нему — это связанные элементы. Расстояние между ними должно быть меньше, чем расстояние между одним блоком текста и другим.

Соблюдение этого принципа создает единый стиль. Если на одном слайде вы используете плашки с закругленными углами, то и на других слайдах подобные плашки должны быть с закруглёнными углами. Если на одном слайде подзаголовок идет 16 размером шрифта и с жирным выделением, то и во всех других местах подзаголовки должны быть такими. Еще частый пример — иконки: они везде должны быть одного стиля, из одного набора, а не где-то они полые, а где-то с заливкой внутри.

Три простых шага для диаграмм, графиков и схем:

Важно, чтобы внутри ячеек в таблицах хватало свободного пространства, чтобы тексты не прилипали к границам ячеек.

Отдельный момент по текстовым таблицам: если тексты в несколько строк, то лучше выравнивать текст по левому или по правому краю, а не по центру. Внутри таблиц линии границ уже задают строгое выравнивание по прямым, поэтому выравнивание текста по центру будет смотреться противоречиво.

Выделение уровней текста уже обсудили в блоке про иерархию, вот еще 3 важных принципа:

Чтобы не перегружать статью, написал об этом в посте в своём тг-канале. Переходите по ссылке.

Если речь про дизайн внутри компании, в которой есть четкое руководство по стилю (брендбук), то просто соблюдайте его и практикуйтесь — со временем научитесь делать лучше.

Если говорить в целом:

Первое: чтобы начать понимать что современно, а что — “дизайн из двухтысячных”, нужно знакомиться с работами профессиональных дизайнеров. Это можно делать на площадках Behance и Pinterst. Ищите работы с большим количеством просмотров и лайков и ориентируйтесь на визуальные решения в них. Если какое-то решение набирает много просмотров или встречается у нескольких сильных дизайнеров — значит, это сейчас в тренде и “современно”.

Второе: не просто смотрите на чужие работы, а пробуйте реализовывать понравившиеся фишки у себя. От просто насмотренности толку не будет, пробуйте делать своими руками.

Как: находите понравившееся визуальное решение, делаете скрин, переносите в свой слайд и пытаетесь скопировать. Важно следить за деталями, потому что мелкие моменты — масштабность элементов, немного другой цвет, немного другое расположение и удаление элементов друг от друга — могут повлиять на итоговый внешний вид работы.

Конечно, это не быстрый процесс. Намного быстрее можно повысить свой навык, получая обратную связь от тренера, который направит и поможет быстрее получить нужный результат. Если вам хочется пройти обучение с опытным тренером или есть срочная важная задача — напишите мне напрямую в телеграм (alex_teach), помогу!