Как работать с диском в Битрикс24?

Меня зовут Топалов Игорь, я руководитель компании intoCRM. В этой статье мы подробно разберем диск как удобный инструмент в системе Битрикс24.

В случае возникновения вопросов, звоните: 8 962 510-49-14.

▎Диск в Битрикс24 — это централизованное хранилище для файлов, которое является неотъемлемой частью платформы и предназначено для упрощения работы с документами и организации совместной работы. Он необходим для:

1. Организации:

• Единое пространство для всех рабочих файлов.

• Структурирование файлов по папкам и проектам.

2. Совместной работы:

• Гибкая настройка прав доступа (сотрудники, отделы, внешние пользователи).

• Совместное редактирование документов (Word, Excel, PowerPoint).

• Интеграция с Google Документами и Таблицами.

3. Доступности и безопасности:

• Доступность файлов из любой точки мира.

• Резервное копирование.

• Защита данных от несанкционированного доступа.

▎Обзор диска в Битрикс24:

Раздел "Диск" находится в левом меню, пункт "Совместная работа".

Битрикс24 предлагает несколько типов дисков:

• Мой диск: Личное хранилище каждого сотрудника, доступное только ему.

• Общий диск компании: Диск, доступный всем сотрудникам компании (при наличии доступа)

• Диски проектов и коллаб: Диски, создаваемые для каждого проекта или коллабы в Битрикс24.

▎Как работать с личным диском?

• Создавать папки для организации файлов.

• Добавлять файлы в папки. Загрузка файлов происходит в фоновом режиме, не требуя ожидания.

По умолчанию доступ к файлам в личном диске закрыт.

Настройка доступа к файлам и папкам:

Вы можете предоставлять доступ к файлам и папкам как отдельным сотрудникам, так и группам, и даже внешним пользователям.

Предоставление общего доступа:

• Публичная ссылка: Создание ссылки, по которой доступ к файлу получат все, у кого есть эта ссылка.

• Общий доступ: Предоставление доступа к файлу или папке определенным сотрудникам или отделам.

Настройка прав доступа:

• Только просмотр файла.

• Возможность добавлять новые файлы в папку.

• Возможность редактировать файлы.

• Полный контроль над файлом или папкой.

Настройка доступа к папкам:

Чтобы предоставить доступ к папке, не нужно отдельно добавлять доступ к каждому файлу внутри неё. Можно предоставлять общий доступ к папке с различными уровнями прав для разных пользователей.

▎Работа с общим диском:

По умолчанию не все сотрудники имеют доступ к общему диску. Как выдать доступ?

• Для предоставления доступа используйте шестеренку настроек и выберите "Настройка прав".

• Определите, каким сотрудникам и отделам предоставить доступ и какие права им назначить.

Уровни доступа:

• Как правило, администраторы имеют доступ ко всем файлам на общем диске.

• Обычные сотрудники могут иметь доступ только к отдельным папкам и файлам.

Настройка прав для папок: При создании папок на общем диске, можно настраивать доступ к этим папкам аналогично, как и на личном диске.

▎Очистка дискового пространства:

Ограничение дискового пространства: Битрикс24 предоставляет разный объем дискового пространства в зависимости от тарифа.

▎Экспертный режим очистки диска:

• Для более детальной очистки диска нажмите "Перейти в экспертный режим"

Вы можете видеть:

• Размер каждой папки.

• Место, занимаемое каждым сотрудником.

• Количество версий файлов.

Индивидуальная очистка:

• Вы можете просматривать диски отдельных сотрудников, что полезно при увольнении сотрудников. Удаляйте файлы с диска отдельных сотрудников или папки, занимающие много места.

• После очистки выполните повторное сканирование для отображения актуальной информации.

▎Работа с документами в Битрикс24.Docs:

Битрикс24 позволяет создавать документы прямо внутри системы. Форматы: документ, таблица, презентация.

Функционал:

• Нажмите кнопку "Совместная работа" и приглашайте коллег для совместного редактирования.

Интеграция с Google Документами и Таблицами:

• Необходимо подключить свой Google аккаунт для работы с Google Документами и Таблицами.

• Создавайте и редактируйте документы и таблицы в стандартном интерфейсе Google.

• Сохраняйте документы и таблицы из Google в Битрикс24.

• После сохранения вы можете продолжить работу с этими документами в Битрикс24.

▎Диск для Windows / macOS:

• Скачайте приложение Битрикс24 для Windows / macOS. Приложение предоставляет дополнительную функциональность для онлайн-хранилища.

• Работайте с файлами даже при отсутствии интернета, все изменения синхронизируются после подключения к сети.

Интеграция с облачными дисками:

Битрикс24 интегрируется с Google Диском и Яндекс Диском. При необходимости обратитесь за помощью к специалистам по интеграции.

▎Заключение:

Диск в Битрикс24 решает проблему разрозненного хранения файлов, предоставляя единое, облачное хранилище, с возможностью гибкой настройки прав доступа и совместного редактирования, что делает его ключевым инструментом для командной работы, гарантируя безопасность данных, и повышая общую эффективность.

Бесплатный АУДИТ ПО ВАШЕЙ СРМ-системе — https://forms. amocrm. ru/rrzldtl

Наш телеграмм канал, где мы выкладываем все статьи и видео. Там вы точно ничего не упустите -

TG - https://t.me/IntoCRM?ref=vc.ru

Youtube - https://www.youtube.com/@intoCRM1?ref=vc.ru

Обращайтесь напрямую к нам по номеру или почте:

Телефон: +7 962 510-49-14 — Топалов Игорь

Почта: into. amocrm@gmail. com