Чек-лист для контроля финансов бизнеса: 15 шагов к увеличению прибыли.

Контроль финансов в бизнесе — это не просто бухгалтерская рутина. Это как еженедельное обследование организма предпринимателя: кажется мелочью, но без этого легко пропустить тревожный сигнал.

Представьте владельца небольшого интернет-магазина, который пару месяцев не проверял свои расходы. Всё шло «на автомате»: реклама крутилась, подрядчики получали оплату, сотрудники работали. А потом в один момент — раз! — и нечем платить аренду. Доход есть, но денег нет. Почему? Потому что никто не замечал, как Яндекс РСЯ съедали по 15 000 рублей в неделю, а контекстная реклама крутилась даже ночью, когда магазин не принимает заказы.

Регулярная еженедельная проверка позволяет собственнику не просто «видеть цифры», а чувствовать бизнес. Это не про занудство, а про выживание и рост.

Выберите конкретный день недели и внесите его в календарь как встречу с собой. Например, каждый понедельник с 9:00 до 10:00 — «Финансовая планёрка».

Один собственник сервиса доставки продуктов по подписке однажды признался: «Я всегда откладывал проверку финансов, потому что казалось, что надо разбираться, углубляться… А потом установил правило — в понедельник с утра только деньги. Включаю музыку, беру кофе и в течение часа просто смотрю: что пришло, что ушло, кому я должен и кто должен мне».

Финансовая дисциплина начинается не с формул, а с привычки.

Первое, с чего начинается контроль — это понимание, сколько денег у вас есть прямо сейчас.

Открываете интернет-банк, проверяете остатки на всех расчетных счетах, электронных кошельках, проверяете кассу. Если работаете с физическими деньгами — пересчитайте наличные.

Михаил, владелец кофейни в торговом центре, рассказывал, как однажды его бариста сказала: «Шеф, у нас в кассе меньше на 6 000, чем вчера». Он сначала подумал, что кто-то ошибся. А оказалось — просто забыли внести выручку от поздней смены в учёт. Такие мелочи могут привести к панике и даже конфликтам в команде, если нет регулярной сверки.

Совет: сделайте простой шаблон для еженедельной записи остатков. Это помогает видеть тенденции и замечать подозрительные отклонения.

Чтобы, получить шаблоны для финансового учета - напишите мне

Следующий шаг — зафиксировать все доходы за прошедшую неделю. Это не только про оплату от клиентов, но и про возвраты задолженностей, случайные поступления, авансы и даже кэшбэк, если он значителен.

Пример: Елена, владелица студии дизайна интерьеров, однажды заметила, что в течение недели получила около 200 000 рублей. Но при анализе выяснилось, что лишь 70 000 — это оплата новых проектов. Остальное — аванс по старому договору, возврат переплаты за аренду офиса и предоплата от клиента, с которым проект начнётся через месяц. Ей казалось, что «неделя была удачной», но по факту — почти ничего не заработали.

Такой анализ помогает отличать реальный доход от «денег, которые пока не ваши». Это важно, чтобы не строить иллюзий и не начинать ненужные траты.

На этом этапе нужно пройтись по всем расходам за неделю и распределить их по категориям: аренда, зарплаты, реклама, закупки, транспорт, налоги и т.д.

Звучит просто, но именно здесь чаще всего скрываются «финансовые течи». Например, у Петра, владельца агентства по маркетингу, расходы на подписки (CRM, автоворонки, аналитика) незаметно доросли до 45 000 рублей в месяц. Он не замечал этого, потому что платежи были автоматическими и проходили в разное время. Еженедельная проверка расходов показала, что часть сервисов дублируют функции.

Категоризация расходов даёт ответ на важный вопрос: «А на что мы вообще тратим?». Именно после этого начинаются решения — сокращения, оптимизация, замена дорогостоящих подрядчиков.

Здесь предпринимателю нужно сравнить фактические показатели с тем, что планировалось. Причём не нужно ждать конца месяца — лучше реагировать по ходу.

Возьмём пример Игоря, собственника малого производства. Он заметил, что за неделю расходы на упаковку стали в 2 раза выше, чем обычно. Оказалось, что менеджер закупил упаковку на 2 месяца вперёд из-за опасений по росту цен. Хорошо это или плохо? Всё зависит от ситуации, но главное — это выяснилось сразу, а не в момент кассового разрыва.

Если регулярно сравнивать план и факт, вы сможете понимать: бизнес работает по вашему сценарию или живёт своей жизнью.

Сколько денег вам должны? Кто из клиентов просрочил оплату? Какие суммы «висят» дольше недели, двух, месяца?

Иван, владелец B2B-компании, однажды выяснил, что 480 000 рублей числятся как «ожидаемые поступления» уже 3 месяца. При этом все сроки оплат давно прошли. Еженедельная проверка дебиторки помогла выявить, что один из постоянных клиентов сменил бухгалтера, и счета просто не были повторно отправлены. Один звонок — и часть долга погашена в тот же день.

Такие случаи — не редкость. Если вы не контролируете дебиторку, вы теряете деньги. Составьте таблицу: кому вы выставили счета, на какую сумму, когда истёк срок оплаты, и отмечайте каждую неделю динамику.

Обратная сторона медали: кому вы должны? Подрядчики, аренда, налоги, зарплата. Незакрытые счета накапливаются и могут стать неожиданным сюрпризом.

Анна, управляющая в студии йоги, не учла во внутренних документах счёт за аренду зала, потому что его отправили не на тот e-mail. Через 3 недели пришло письмо с угрозой расторжения договора. Всё из-за мелочи, которую можно было бы заметить при простой еженедельной проверке входящих счетов.

Контроль кредиторки помогает избежать штрафов, сбоев в поставках, испорченных отношений с партнёрами. Добавьте в чек-лист: «Проверка неотправленных и неоплаченных счетов». Это экономит нервы и деньги.

Если вы ведёте хотя бы базовую финансовую модель (прогноз доходов и расходов), её важно корректировать каждую неделю. Это не «для галочки», а чтобы понимать, где вы находитесь и куда идёте.

Пример: владелец мастерской по изготовлению мебели планировал ежемесячный доход в 1 млн рублей. Но уже через 2 недели месяца понял, что в графике есть провал — клиенты ждут образцы, которые задержались на таможне. Он пересчитал прогноз, сократил расходы и остановил запуск рекламной кампании, которая в этом месяце уже не принесла бы результата.

Регулярное обновление прогноза — как навигатор. Без него вы движетесь вслепую и можете легко врезаться в кассовый разрыв.

Платежный календарь — это список всех обязательных выплат, которые должны произойти на ближайшей неделе. Он помогает предпринимателю избежать форс-мажоров: просрочек по аренде, налогам, зарплатам и другим обязательствам.

Дмитрий, владелец сервиса аренды техники, признавался: «Раньше я платил, когда вспоминал. Часто в последний момент. Один раз забыл про налог — прилетел штраф. Теперь у меня по понедельникам — “финансовая разминка”: открываю календарь платежей и понимаю, что на меня надвигается. Если нужно — заранее двигаю оплату или договариваюсь с подрядчиком».

Простой Excel или даже список в Google Tasks уже может избавить от 80% типичных финансовых сбоев.

Кассовый разрыв — это когда деньги вроде бы «есть», но на оплату текущих расходов — не хватает. Самая частая причина: отсутствие короткосрочного прогноза.

Например, владелец рекламного агентства Сергей получил крупный аванс за проект — 300 000 рублей. Обрадовался, выплатил всем премии, закрыл долги. А через 5 дней нужно было платить за аренду, которую он не учёл. Пришлось срочно брать кредит.

Анализ кассового потока — это сравнение всех будущих поступлений и всех будущих обязательств. Если видите, что в пятницу «денег не хватает» — у вас есть понедельник–четверг, чтобы решить вопрос без паники. Это отличает организованного владельца от «тушителя пожаров».

На этом этапе составляется или обновляется отчёт о движении денежных средств — сколько денег пришло и куда ушло. Это «фото недели» вашего бизнеса.

Елена, управляющая маркетинговым агентством, ввела правило: по пятницам все руководители отделов приносят 5 цифр — выручка, расходы, маржа, долги и остаток на счетах. На их основе она заполняет простой отчёт в Google Sheets. Звучит примитивно — но теперь Елена видит всё, что нужно для принятия решений, за 10 минут.

Отчёт по ДДС не обязательно должен быть сложным. Главное — чтобы он был. И чтобы вы понимали каждую цифру в нём.

Финансы — это не только «деньги на счету», но и отражение ключевых показателей эффективности бизнеса: валовая прибыль, рентабельность, EBITDA, средний чек, LTV клиента.

Каждую неделю стоит задать себе вопрос: соответствуем ли мы целям?

Александр, владелец агентства по логистике, начал еженедельно анализировать рентабельность по проектам. Оказалось, что некоторые клиенты приносят выручку, но работают в минус. После анализа он провёл переговоры и пересмотрел условия: с тремя клиентами расстался, зато освободил ресурсы под более прибыльные заказы.

Финансовые KPI позволяют оценить не просто «заработали или нет», а «насколько эффективно работаем».

Финансовый учёт не заканчивается таблицами — важно синхронизироваться с профессионалами, которые работают с деньгами компании. Хотя бы раз в неделю — короткий звонок или встреча с бухгалтером, если он не в штате.

У Натальи, владелицы коворкинга, была ситуация, когда по данным CRM всё шло хорошо, но бухгалтерия показала, что налоговые отчисления с одного договора были забыты. Вовремя заметили — вовремя исправили.

Раз в неделю сверяйтесь: какие счета не оплачены, какие документы не закрыты, где могут быть налоговые риски. Это инвестиция в спокойствие.

Чтобы не тратить время на ручной ввод и поиск данных, стоит автоматизировать сбор информации. Многие предприниматели думают, что BI — это только для корпораций. Но это миф.

Пример: Роман, владелец сети магазинов автозапчастей, подключил PlanFact — сервис, который автоматически подтягивает данные из банков и CRM. Теперь у него каждую неделю строятся графики по выручке, расходам и кассовому разрыву. Он больше не «считает вручную» и экономит 4–6 часов в неделю.

BI-системы вроде Datalens или даже простые Google Таблицы с автообновлением из API — мощные инструменты даже для микробизнеса. Детальное сравнение онлайн-сервисов для автоматизации привел в данной статье

Финансовый учёт без рефлексии — это просто сведение цифр. А с рефлексией — это инструмент принятия решений.

Владимир, владелец небольшой типографии, каждую пятницу вечером выписывает в блокнот три вопроса:

Однажды он понял, что расходы на обслуживание старого оборудования съедают прибыль. В выходные он изучил варианты лизинга, а через неделю — подписал договор на новое оборудование, которое повысило скорость производства вдвое.

Рефлексия — это ваш личный консилиум: предприниматель, аналитик и стратег в одном лице. 10 минут в неделю могут изменить траекторию компании на месяцы вперёд.

Финансовый контроль в бизнесе не должен быть скучным, утомительным или сложным. Это просто привычка, которая даёт уверенность. Еженедельный чек-лист — как фонарик в тёмном коридоре: освещает путь, показывает опасности и помогает не споткнуться.

Владельцы бизнеса, которые уделяют 60 минут в неделю анализу своих цифр, чаще:

Вы не обязаны быть финансистом. Но вы обязаны понимать, что происходит с деньгами вашего бизнеса. Это и есть зрелость, которая отличает выживание от устойчивого роста.

1. Как внедрить финансовый чек-лист в загруженный график предпринимателя?

Начните с малого: выделите 30 минут раз в неделю и создайте шаблон с 3–5 базовыми вопросами. Со временем он будет дополняться автоматически.

2. А если все цифры ведёт бухгалтер — зачем мне самому это делать?

Бухгалтер ведёт учет «по факту», а вы — управляете будущим. Только собственник может принимать решения, исходя из стратегии, а не из проводок.

3. Какие инструменты подойдут для микробизнеса?

PlanFact, Финтабло, Adesk, даже таблицы Excel с автообновлением — всё, что просто, наглядно и работает на вас, а не против.

4. Что делать, если каждую неделю вижу «минус»?

Значит, чек-лист работает — вы видите проблему, которую можно решать: повышать маржу, сокращать расходы, менять ценовую политику.

5. Есть ли универсальная формула успешного финучета?

Да: регулярность + честность + действия. Контроль без реакции — бесполезен. Даже небольшие шаги дадут результат.