Как бизнес зарабатывал, но оставался без денег.
К нам обратился предприниматель с типичной проблемой:
«Выручка вроде есть, продажи растут, а прибыль почему-то не увеличивается. Куда всё уходит, непонятно».
Бизнес начал вести учёт впервые. До этого финансы вели по ощущениям: деньги приходили и тут же расходовались, без точной картины. Мы воспользовались онлайн-сервисов по финансам ПланФакт и пошли искать, где именно «утекают» деньги.
Сразу оговорюсь не реклама ПланФакта, последовательность действий описанные ниже - можно проделать и в любом другом сервисе: Финтабло, Adesk и др. Важен сам подход.
✅ Шаг 1. Подключили источники данных, чтобы видеть всё
Когда бизнес только начинает вести учёт, данные часто разрозненные: что-то в банке, что-то в 1С, часть в Excel, а ещё сотрудники вручную где-то фиксируют траты в Google Таблицах. Из-за этого предприниматель видит только часть реальности.
Мы начали с того, чтобы собрать все данные в одном месте, чтобы не гадать, а видеть полную картину по деньгам.
Что подключили:
- 🔗 Банковские счета — чтобы автоматически подтягивались все входящие и исходящие платежи. Без этой интеграции сложно отследить, что именно реально ушло со счёта.
- 📊 1С и Excel — чтобы загрузить данные по выручке, закупкам и расходам из бухгалтерии. Это важно, чтобы видеть не только платежи, но и продажи, долги клиентов, закупки у поставщиков.
- ✅ CRM и Google Таблицы, где вручную ввели часть заявок и расходов (например, если отдел продаж пока не всё отражает в 1С или учёт частично в ручном режиме). Это позволило учесть даже те данные, которые пока не автоматизированы.
Таким образом, мы собрали всю историю денег: от первой продажи до списания средств с расчётного счёта.
Только после этого можно было адекватно ответить на вопрос:
«Сколько реально заработали, сколько потратили, и где деньги потерялись по дороге».
✅ Шаг 2. Проверили выручку и поступления — убедились, что бизнес действительно зарабатывает
Следующий логичный вопрос: а точно ли клиентам выставляют счета и они оплачивают? Может, дело в том, что продажи идут только на бумаге?
Зашли в раздел «Операции» в ПланФакт и начали сопоставлять данные:
- 📥 По 1С: Видим, что продажи проходят регулярно: клиентам выставляются счета, акты закрываются.Продажи идут не разовые, а системные — выручка есть каждый месяц.
- 🏦 По банковским выпискам: Деньги от этих клиентов действительно приходят на расчётный счёт. Нет долгов, нет просрочек — клиенты платят вовремя.
То есть основной поток доходов работает стабильно, клиенты платят, а не «висят в воздухе». Проблема точно не в дебиторке.
⚠ Тогда возникает вопрос: Если деньги приходят, почему на счету пусто? Значит, всё «съедают» расходы. Пошли копать дальше — разбирать траты.
✅ Шаг 3. Классифицировали расходы — привели статьи расходов в порядок
Когда выгрузили все расходы, оказалось, что многие операции попали в общий «мусорный» раздел — категорию “Прочее”.
Чтобы начать разбираться, что на самом деле тратит бизнес, пересмотрели все категории расходов и настроили их более точно:
Что сделали:
- 🛠 Создали нужные категории расходов: аренда, маркетинг, подписки, закупки, зарплата, транспорт, связь и т.д.
- ✍ Перераспределили расходы вручную: сняли часть операций с “Прочее” и отнесли их к правильным статьям.
- 🗂 Где нужно — создали подкатегории (например, “Маркетинг → Реклама в соцсетях” и “Маркетинг → Подписки на сервисы аналитики”).
После этого стало яснее, на что реально тратятся деньги.
Теперь не просто список платежей, а уже структурированная аналитика по статьям расходов.
✅ Шаг 4. Просмотрели каждый расход вручную
Когда категории были приведены в порядок, перешли к разбору каждой отдельной операции
Что сделали:
- Переключили отображение так, чтобы видеть все операции по типу "Выплата"
Начали вручную смотреть каждую операцию:
🔍 Где сервис давно не используется, но подписка продолжает списываться — отменили.
🔁 Где увидели дублирующиеся платежи (например, одна и та же подписка оплачивалась с корпоративной и личной карты) — отменили лишние.
📦 В закупках заметили пересортицу: одно и то же оборудование закупали под разными названиями, что приводило к повторным покупкам и путанице на складе.
Также заметили мелкие регулярные расходы, которые раньше никто не контролировал, потому что они «незаметные» по отдельности, но в сумме давали большой объём.
После этого этапа стало ясно:
💡 Основная утечка была не в крупных платежах, а в мелких, но регулярных расходах, которые бизнес долго не замечал.
✅ Шаг 5. Построили отчёт по ДДС — увидели полную картину расходов и выявили ненужные траты
После того как все расходы были разнесены по категориям и проверены вручную, перешли к самому важному этапу — анализу общей картины движения денег.
Зашли в раздел «Отчеты» → «Движение денежных средств (ДДС)», чтобы:
📊 1. Посмотреть структуру расходов по категориям
Теперь стало видно, какие статьи тратят больше всего денег: подписки, закупки, аренда, реклама и т.п.
До этого они были разрозненными платежами — теперь они сложились в понятные блоки.
🔎 2. Сравнить расходы по месяцам
Построили отчёт за последние несколько месяцев и увидели:
- где расходы были стабильными,
- а где происходили аномальные скачки.
Например:
- в одном месяце подписки выросли в 2 раза — выяснили, что добавили новые платные тарифы, которые не использовались.
- закупки скакнули на 50% — оказалось, что склад заказывал дублирующие товары, уже купленные другим отделом.
⚠ 3. Определить неэффективные траты
На этом этапе видно: часть расходов никак не влияет на рост бизнеса, не приносит дополнительных клиентов или прибыли, а просто «съедает» выручку каждый месяц.
Например:
- подписки на сервисы, которыми никто не пользуется;
- закупка расходников без нормирования;
- мелкие траты на сервисы, которые дублируют функции друг друга.
💡 Ключевой вывод после анализа ДДС:
Бизнес зарабатывает, но часть этой выручки уходит не на развитие, а на хаотичные и забытые траты, которые просто «живут своей жизнью».
✅ Шаг 6. Настроили лимиты и контроль
Чтобы ситуация не повторялась, добавили контроль:
- В разделе “Бюджет” поставили лимиты на основные статьи.
- Настроили уведомления о перерасходе по категориям.
Теперь владелец получает сигнал, как только какая-то статья выбивается из плана.
✅ Результат за 2 месяца
📉 Минус 300 000 ₽ расходов за 2 месяца.
Появился положительный остаток, который раньше «съедали» незаметные неэффективные траты.
🔍 Что важно понять
Вести учёт — значит управлять деньгами, а не просто считать их.
Пока вы не видите свои расходы в деталях, деньги утекают незаметно: подписки, лишние закупки, забытые сервисы.
Есть вопрос?