К чему нужно быть готовым при выборе площадки для крупного мероприятия
Поступил запрос: двухдневный форум федерального значения на 1500 человек. Место – Москва. Сезон – лето-осень. Зал пленарных заседаний на 1200 человек, три малых зала по 200-300 человек, зона экспо, зона для СМИ на 50 человек, зона питания на 1500 человек, VIP-зона на 20 человек, зона для спикеров на 20 человек. А также сервисные помещения: штаб организаторов, штаб для волонтеров на 50 человек, склад. Целевая аудитория: представители органов федеральной и региональной власти, бизнеса, СМИ.
Первое по порядку и по значимости – горизонт планирования даты мероприятия. Чем меньше срок подготовки, тем меньше вариантов. Крупнейшие и известнейшие площадки имеют подтвержденный бронью или контрактами график мероприятий на полтора-два года вперед. Даже равному среди первых непросто втиснуться в эти плотные ряды. Единственный выход – вести переговоры со всеми потенциально подходящими площадками, параллельно согласовывая варианты с заказчиком. От скорости принятия решения со стороны заказчика зависит примет ли площадка ваша мероприятие или нет, состоится ли ваше мероприятие или нет. Были случаи, когда в процессе согласования площадки с заказчиком, в адрес площадки поступал параллельный запрос, и намерения подтверждались подписанием контракта. Контракт – более сильная позиция в переговорах, нежели словесные гарантии, и очевидный выбор со стороны отдела продаж любой площадки. Простая идея на поверку требует глубокого осознания – запланировал мероприятие, забронируй место. Нет места – нет мероприятия.
Второе, соответствие возможностей площадки параметрам мероприятия. В случае с нашим запросом хватает пальцев, чтобы посчитать в Москве площадки, способные вместить мероприятие такого масштаба. Минусуем площадки с отсутствующими свободными датами. Минусуем площадки без большого зала под пленар. Минусуем площадки с вместительным залом, но без дополнительных малых залов. Минусуем площадки с отсутствием дополнительных помещений под СМИ, кейтеринг, VIP, волонтерский корпус, оргштаб и склад. Минусуем площадки без доступа к общественному транспорту. Минусуем площадки, «уставшие» от длительного срока эксплуатации. Последние можно оставить в радаре, если финансирование проекта приближено к неограниченному, и в сжатые сроки монтажа у вас есть техническая возможность реновировать прилегающую территорию, фасады и внутренние помещения временными конструкциями и косметическим ремонтом. Три площадки прошли через эту воронку. Далее выезды на площадку.
Начинаем анализ с соседних территорий. Сейчас территории города активно развиваются, поэтому нужно быть готовым к видам строек по соседству с местом вашего мероприятия. По мере приближения оцениваем развитость и внешний вид прилегающих территорий: есть ли по близости остановка общественного транспорта, есть ли пропускной режим, есть ли парковка, достаточно ли на ней мест для ваших гостей, есть ли VIP парковка, есть ли место для остановок шатловых автобусов, есть ли место для курения, крытое ли оно. Какое количество входов, позволит ли количество входных дверей принять пиковую нагрузку людских потоков одновременно на вход и на выход, облагорожена ли прилегающая территория – именно она создаст первое впечатление и задаст тон настроения у участников вашего мероприятия.
По части брендинга обращаем внимание, есть ли штатные конструкции: экраны, места под баннеры, плакаты, флаги. Удачно можно брендировать нестандартные места, например, цветочные клумбы.
Для VIP гостей необходимо отдельно проработать место высадки, место парковки VIP автомобиля, маршруты следования от места высадки до всех локаций, будь то зал для выступления, переговорная комната, спикерская, уборная. Нужно также учесть общедоступность к этим помещениям.
Отдельно изучаем особенности технической зоны: где расположен подъезд, есть ли монтажные ворота, сколько машин одновременно может принять, позволяет ли покрытие пола максимально близко подъехать к зоне выгрузки, есть ли штатные тележки или рохли, есть ли контейнер для строительного мусора, на каких условиях площадка готова их предоставить. Бывает, что технический вход в помещение один, точнее одни двойные распашные двери, остановка на одну среднетоннажную машину и одностороннее движение по улице из двух полос. Также бывает, что между монтажными воротами и техническим проходом лежит тамбур с дорогой плиткой. Чтобы им воспользоваться необходимо либо переносить все из машины на руках, либо стелить свое временное покрытие. Так или иначе, эти обстоятельства нужно учитывать, чтобы максимально ускорить процесс монтажа.
Входим в помещение и сразу обращаем внимание на количество рамок металлоискателей, есть ли сканнеры, размер прилегающего холла. При осмотре холла отмечаем не только его вместительность, но и возможность зонирования и разделения людских потоков на случаи, если ваше мероприятие будет не единственным в эти даты или вы будете делить помещения с резидентами площадки. Также отмечаем, есть ли штатные стойки регистрации, на сколько мест. Далеко ли от зоны регистрации расположен гардероб. На сколько он мест. Есть ли камеры хранения или место под них. Сейчас активно используются автоматизированные гардеробы, что существенно снижает скорость работы гардеробщиков во время пиковых нагрузок людских потоков. Одно из решений – установка собственных вешал и увеличение штата гардеробщиков. Скорость прохождения досмотра, регистрации и зоны гардероба – важнейшие пункты в оценке качества вашего мероприятия.
Промежуточные итоги: гости добрались до места проведения мероприятия, прошли внутрь здания, зону контроля безопасности, регистрации и гардероб.
Далее начинается именно то, ради чего было организовано мероприятие – коммуникации и нетворкинг. Сценарии взаимодействия могут быть самыми разнообразными: зона экспо с демонстрациями продуктов и услуг, зона делового общения, где встречаются участники рынков и регуляторы, интерактивные цифровые решения для развлечения гостей и сбора контактов. Для всех этих активностей нужны просторные холлы, а также согласование со стороны площадки на возведение временных конструкций. Если площадка обладает системой внутренних дворов, террас и балконов обогатит опыт и впечатление участников.
Оборудование холлов штатными экранами, видеостенами и аудио системами дает возможность для организации дополнительного брендинга, трансляции партнерского контента, а также сессий и пленарных заседаний.
Чтобы создать комфортную атмосферу для работы участников и сохранить их фокус на мероприятии, нужно закрыть базовые потребности. Определить зоны питания – будь то кофейные точки, фуршетные линии либо предварительно договориться о питании со штатными ресторанами и кафе. Важно помнить, что питание гостей на крупном мероприятии волнообразно, максимальный поток приходится на время перерывов в деловой программе, поэтому расстановка мебели, кейтеринг и клининг должны быть готовы принять единовременно большой наплыв делегатов.
Отдельный предмет переговоров с площадкой – возможность привлечения сторонних подрядчиков: на кейтеринг, клининг, охрану, застройку и техническое сопровождение.
Что до туалетов, то на 1500 – 2000 человек должно быть не менее 20 мест. Эта деталь играет важную роль в создании общего впечатления о мероприятии.
Если помещение не позволяет вместить мероприятие целиком на одном этаже, нужно обратить внимание на узкие места – количество и пропускная способность лестниц, эскалаторов, лифтов.
Масса людей и оборудования дает значительную нагрузку на электрическую и интернет-сети. Нужно заранее удостовериться, что их мощностей хватит. Если нет, усиливаем генераторами и мобильными точками доступа к интернету.
Отдельный предмет переговоров с площадкой – возможность привлечения сторонних подрядчиков на питание, уборку, охрану, застройку и техническое сопровождение.
Возвращаясь к нашему мероприятию, понадобилась изрядная доля креатива и гибкости при планировании размещения зала пленарных заседаний и трех дополнительных малых залов. Одна площадка, идеально подходящая под параметры мероприятия откроется для бронирования через полтора года. Вторая площадка предложила потрясающе современный, с иголочки новый, полностью оборудованный зал, включая пандусы и подъемник на сцену для людей с ОВЗ, на 650 чел. Два дополнительных зала по 180 и 300 человек. Для третьего малого зала рассматривали два варианта: либо зал на 100 человек, либо оборудовать сценой, техникой и мебелью уютный тупичок холла на третьем этаже. Третья площадка предложила застройку зала под пленар с нуля на открытой площади пассажа первого этажа. Дополнительные три малых зала – на третьем этаже. Балкон между первым и третьим предполагалось использовать под зону питания и делового общения. Четвертая площадка предложила чистый выставочный павильон под 100% застройку всех необходимых помещений, что влечет за собой возведение звук изолированных временных конструкций, напольное покрытие, застройку сцен и сценических конструкций, полностью собственное звуковое, световое и видео оборудование, доступ к интернету и мебель. Пятая площадка в запрашиваемые даты предложила один зал под пленар и один малый зал, а также добрать два малых зала на соседней площадке, расположенной через живописный сквер.
Предложение пятой площадки поднимает еще один важный вопрос – приоритетность вашего присутствия на площадке. Будет ли она полностью в вашем распоряжении, или вам будет необходимо дополнительно регулировать людские потоки с параллельных мероприятий, а также дополнительно поддерживать фокус гостей на атмосфере именно вашего события.