Чек-лист по организации питания на крупном мероприятии

1. Определить потребности:

- ориентировочное количество гостей;

- количество приемов пищи (кофе-брейк, обед, ужин);

- диетические предпочтения (вегетарианство, аллергии, религиозные предпочтения);

- бюджет или лимит на организацию питания.

2. Выбрать формат питания:

- фуршет: подходит для мероприятий с большим количеством гостей;

- шведский стол: подходит для мероприятий средней продолжительности и средней численности гостей;

- порционное обслуживание: подходит для официальных мероприятий (банкеты, гала-ужины) и малой численности гостей;

- кофе-брейки: легкие закуски и напитки для коротких перерывов;

- фудкорты или фудтраки: подходят для неформальных мероприятий или фестивалей.

3. Выбрать кейтеринговую компанию:

- изучить репутацию и отзывы о кейтеринговых компаниях;

- запросить меню и примеры предыдущих мероприятий;

- убедиться, что компания может обеспечить необходимое количество еды и соблюсти сроки;

- проверить, есть ли у них опыт работы на крупных мероприятиях;

- провести дегустацию.

4. Составить меню. Оно должно:

- быть разнообразным и учитывать предпочтения гостей;

- включать вегетарианские, веганские, безглютеновые и халяльные/кошерные опции;

- учитывать сезонность продуктов;

- включать разнообразие напитков (вода, соки, чай, кофе, алкоголь при необходимости).

5. Организовать логистику:

- место для питания: убедиться, что зона для приема пищи удобно расположена и достаточно просторна;

- оборудование: проверить, есть ли столы, стулья, посуда, столовые приборы. Если нет, договориться об аренде;

- транспортировка: убедиться, что кейтеринговая компания может доставить еду вовремя и в нужном состоянии.

- хранение: организовать место для хранения продуктов (холодильники, термоконтейнеры).

6. Учесть технические моменты:

- электричество: убедиться, что есть доступ к розеткам для кофемашин, чайников, мармитов, подогревателей и прочего. Мощности должно быть достаточно для обеспечения бесперебойности при пиковой нагрузке. При недостатке необходимы альтернативные подключения либо генераторы;

- вода: проверить наличие воды для приготовления пищи и мытья посуды;

- уборка: организовать уборку зоны питания и вывоз мусора.

7. Организовать обслуживание:

- нанять достаточное количество официантов и барменов;

- убедиться, что персонал обучен и знает, как работать с большим количеством гостей;

- продумать систему раздачи еды, чтобы избежать очередей.

8. Управлять процессом на мероприятии:

- назначить ответственного за координацию питания;

- следить за тем, чтобы еда и напитки подавались вовремя;

- реагировать на запросы гостей.

9. Обратная связь:

- после мероприятия собрать отзывы о качестве питания;

- проанализировать, что можно улучшить в будущем.