Интеграция дистанционного спикера в мероприятие. Чек-лист.

1. Подготовка спикера:

- обсудить формат выступления: уточнить, будет ли это презентация, панельная дискуссия или Q&A;

- согласовать технические требования: убедиться, что спикер имеет необходимое оборудование (камера, микрофон, стабильный интернет);

- провести тестовый запуск: проверить связь, качество звука и изображения заранее. По возможности договориться об управлении презентации модератором. В эфире спикер может не запустить сразу презентацию сам, что приводит к техническим заминкам в эфире.

2. Техническое обеспечение:

- платформа для подключения: использовать надежные инструменты для видеосвязи (IVA, Яндекс телемост или другие);

- камера и микрофон: убедиться, что у спикера хорошее качество видео и звука;

- интернет: рекомендовать спикеру использовать проводное подключение к интернету для стабильности;

- резервный канал связи: на случай технических сбоев подготовить альтернативный способ связи (например, телефон).

3. Интеграция в мероприятие:

- вывод на экран: подключить видеозвонок спикера к проектору или экрану в зале;

- звук: убедиться, что аудитория слышит спикера через колонки;

- интерактивность: если спикер участвует в дискуссии, организовать возможность для живого общения с аудиторией.

4. Взаимодействие с аудиторией:

- модератор: назначить модератора, который будет координировать вопросы и ответы между спикером и аудиторией;

- чат или микрофон: использовать чат в платформе или микрофон в зале для вопросов от аудитории;

- презентация: если спикер использует слайды, убедиться, что они отображаются на экране в зале.

5. Резервные планы:

- запись выступления: на случай технических проблем записать выступление заранее;

- альтернативный спикер: подготовить запасного спикера, если основной не сможет подключиться.

6. Тестирование:

- провести полный тест за день до мероприятия: проверить связь, звук, видео и взаимодействие с аудиторией;

- убедиться, что все оборудование работает корректно.

7. Коммуникация:

- проинформировать аудиторию о том, что спикер будет выступать дистанционно;

- объяснить, как будут задаваться вопросы и как взаимодействовать со спикером;

- использовать профессиональные камеры и микрофоны в зале, чтобы спикер мог видеть и слышать аудиторию;

- если мероприятие гибридное, убедиться, что дистанционные и оффлайн-участники чувствуют себя равноправно.