Полное руководство по учёту товаров со сроками годности
Рыночные отношения, как и медаль, имеют две стороны: кто-то продаёт товары, а кто-то их покупает. Вполне себе штатный процесс. Но если на полке магазина или на складе завалялась продукция из старой партии, которую никто не заметил, — это может обернуться большими проблемами для бизнеса.
Если вы работаете с продуктами питания, косметикой или лекарствами, нужно всегда быть начеку, чтобы не допустить просрочки. И учёт товаров по срокам годности — один из способов держать всё под контролем.
В этой статье расскажем:
- почему важно отслеживать «свежесть» товаров;
- как это можно делать 3 способами;
- про популярные программы для учёта;
- о технических нюансах,
- и как упростить этот процесс и сделать его более понятным.
Зачем вообще следить за сроками годности?
Можно сколько угодно игнорировать важность отслеживания сроков годности, считая их «мелочью». Но рано или поздно эта мелочь вылезет боком: товар придётся списать, клиент будет недоволен, а на складе начнётся неразбериха. И, скорее всего, вы даже не заметите, что товар испортился, пока не станет слишком поздно.
Проблемы, которые возникают, когда не учитываешь сроки годности:
- Потеря прибыли — деньги потрачены, а товар нельзя продать.
- Штрафы — особенно в продуктовом и фармацевтическом бизнесе.
- Жалобы клиентов — покупатель может вернуть товар или написать негативный отзыв.
- Неверные остатки — система показывает наличие, но товар уже нельзя реализовать.
- Падение маржи — чем больше просрочек, тем меньше реальной прибыли.
Учёт по срокам годности — это не лишние телодвижения или формальности, как может показаться на первый взгляд. Это про то, чтобы вовремя реализовать товар, избежать потерь и держать процессы под контролем. Особенно в сферах, где просрочка может повлиять на здоровье людей, например, в продуктовом или фармацевтическом бизнесе.
Правильно настроенная система позволяет минимизировать риск ошибок, уменьшить количество списаний и даже снизить уровень пищевых отходов. А ещё — она помогает лучше понимать, как ведут себя разные партии товаров, и принимать более точные закупочные решения. Всё это влияет на вашу прибыль, репутацию и стабильность бизнеса в целом.
Как организовать учёт товаров по срокам годности?
Как именно считать «свежие» товары — зависит от масштаба вашего бизнеса. Можно начать с бумаги, можно сразу внедрить автоматизацию. Мы покажем три подхода — чтобы вы могли выбрать свой.
Учёт без сканера: бумажка, ручка и память
Если у вас маленький магазинчик или точка с ограниченным ассортиментом, можно обойтись простыми средствами. Да, это не идеально, но поможет понять, как работает система.
Что можно использовать:
- Бумажные журналы или Excel — записываете каждую партию и срок годности;
- Цветные стикеры — наглядно видно, какие товары старше;
- Принцип FIFO — старые товары отправляются в продажу первыми.
Плюсы: легко начать, почти бесплатно.
Минусы: много ошибок, сложно масштабироваться.
С проводным сканером штрихкодов: первый шаг к автоматизации
Когда товаров становится больше, риск ошибок возрастает. И тут уже стоит задуматься о первом шаге к автоматизации. Это поможет экономить время и снизить количество просрочек.
Что даёт такой способ:
- Сканер + программа учёта (например, 1С, МойСклад) позволяет быстро считывать данные и отслеживать срок годности;
- При приёмке система спрашивает дату окончания срока;
- Можно формировать списки «на исходе».
Плюсы: точнее, быстрее, меньше человеческого фактора.
Минусы: нужно обучить персонал, следить за порядком.
С использованием ТСД: профессиональный уровень
Если товарооборот большой, а времени мало, пора переходить к профессиональным инструментам. Здесь уже речь идёт не столько просто о порядке, сколько о скорости и точности работы с сохранением этого самого порядка.
Терминал сбора данных (ТСД) — это как смартфон, только для склада: прочный, с Wi-Fi и возможностью автономной работы.
Нужно только установить на устройство специализированное программное обеспечение для мобильного учёта, и вы сможете:
- Сканировать товары прямо на полке;
- Видеть актуальные сроки годности на экране ТСД;
- Получать уведомления о товарах, которые скоро испортятся;
- Перемещать, списывать и объединять партии прямо с устройства.
Плюсы: максимальная точность, скорость, удобство.
Минусы: оборудование стоит дороже, нужна интеграция с вашей системой и мобильное ПО.
Особенности учёта по срокам годности: серийный номер, FIFO, LIFO и другие нюансы
Просто знать, что товар имеет срок годности — недостаточно. Чтобы система работала правильно, важно учитывать серии товаров , методы хранения и порядок (очерёдность) отпуска продукции.
Серийный учёт товаров
Это когда каждый товар имеет уникальный номер серии и собственный срок годности. Например, это особенно важно в фармацевтике, медицинском оборудовании, детском питании.
В таких системах можно:
- Принимать, перемещать и отгружать товары по конкретным сериям;
- Блокировать продажу просроченных серий;
- Отслеживать историю движения каждой единицы.
В учётных системах на платформе «1С:Предприятие» эту функцию можно настроить вручную. В «МойСклад» она доступна из коробки. А ещё есть возможность мобильного учёта товаров по сериям и серийным номерам без необходимости всё время взаимодействовать с ПК — с помощью программных продуктов Клеверенс, которые поддерживают работу со сроками годности, в том числе для маркированных товаров.
Софт Клеверенс — это не самостоятельная система учёта, а программное обеспечение для работы с ТСД, которое интегрируется с вашей ERP-системой (например с 1С) и позволяет учитывать серийные номера и сроки годности во время выполнения складских операций.
FIFO и LIFO: как управлять «живыми» товарами на складе
На складе часто хранятся партии одного и того же товара. Но одна — с датой поставки месяц назад, другая — свежая, поступила на прошлой неделе. Какую вы отдадите в продажу первой? Если выберете свежую — существует вероятность, что старая партия просто испортится на полке. А если будете отпускать по порядку — сможете минимизировать потери. Именно для этого и нужны методы FIFO и LIFO.
Вот два основных подхода к выборке товаров со склада:
- FIFO — first in, first out — «первым пришёл — первым ушёл».
- LIFO — last in, first out — «последним пришёл — первым ушёл».
Эти методы помогают определять, какие партии товара отправлять в продажу или отгрузку в первую очередь. Использование правильного метода может сильно повлиять на количество просрочек, скорость оборачиваемости остатков и точность учёта.
FIFO: старые партии — вперёд!
Это самый популярный метод при работе с товарами, у которых есть срок годности. Принцип простой: как только товар поступает на склад, он ставится «в очередь». А при отпуске в продажу всегда уходит тот, который лежит дольше всего.
Пример:
Вы закупаете молоко двумя партиями: 10 мая — 100 литров, срок годности до 25 мая, и 15 мая — ещё 100 литров, срок до 30 мая.
При использовании FIFO система предложит сначала реализовать первую партию (от 10 мая), чтобы не допустить просрочки.
Применяется в пищевой отрасли, косметической, лекарственной и везде, где товары теряют свою ценность с течением времени.
LIFO: свежее — ближе к прилавку
Противоположный метод. Здесь в продажу уходит тот товар, который поступил последним. Этот подход встречается реже, но иногда используется в тех сферах, где срок годности не критичен, но важны актуальность внешнего вида или мода на товар.
Пример:
Вы закупаете упаковки чая: в январе — партия с простой упаковкой, в марте — обновлённый дизайн.
Если вы используете LIFO, то в продажу будет идти новая партия с обновлённым дизайном, даже если старая ещё не реализована.
Популярен в модной индустрии, при работе с декоративными товарами и там, где актуальность (сезонные товары) важнее «возраста».
Сравнение методов управления «живыми» товарами
Какой метод выбрать?
Выбор метода зависит от типа товаров и ваших целей. Главное — чтобы система учёта позволяла его применять и автоматически предлагала правильные партии при отпуске.
- FIFO — ваш выбор, если вы работаете с товарами, у которых есть срок годности. Он снижает риск просрочки и помогает лучше контролировать остатки.
- LIFO — подходит, если важнее актуальность товара, а срок годности не критичен.
*Не забудьте про срок хранения до момента приёмки
Иногда поставщик передаёт товар, который уже близок к истечению срока. Поэтому важно учитывать разницу между датой производства и датой поступления на склад. Это влияет на то, сколько времени реально остаётся на реализацию.
Какие программы позволяют вести учёт по срокам годности?
Выбор правильной системы — это половина успеха. От неё зависит, сможете ли вы просто хранить информацию или активно ею управлять: блокировать продажи, получать уведомления, сортировать товары по «свежести» и автоматически применять FIFO.
На рынке есть несколько проверенных решений, которые умеют работать с товарами, имеющими ограниченный срок годности.
Вот основные из них:
- 1С — умеет работать с сериями и сроками годности, но требует настройки и дополнительных модулей.
- МойСклад — удобная облачная система, где можно указывать даты годности и видеть список товаров, которые вот-вот испортятся .
- RetailCRM — хорош для интернет-магазинов, умеет отслеживать «свежесть» товаров онлайн.
- SAP (*«ушёл» из РФ)— разработан специально для «мастодонтов», имеет полную поддержку партионного и серийного учёта и гибкие правила списания.
- Клеверенс — про это ниже.
Все эти системы позволяют не просто хранить информацию, но и управлять ею: предупреждать о сроках, блокировать продажи, сортировать остатки.
Как Клеверенс помогает в учёте товаров по срокам годности?
Программное обеспечение Клеверенс для ТСД — помощник для тех, кто уже использует программы вроде 1С или МойСклад. Он помогает быстро и точно работать со сроками годности прямо на складе — не отходя от стеллажей и полок с товаром. Его не нужно дорабатывать — функция учёта по срокам годности уже встроена в ПО.
Вам не нужно писать код или нанимать программиста. Достаточно:
- Установить Клеверенс на ТСД.
- Настроить подключение к вашей системе учёта (воспользуйтесь готовой или самостоятельной интеграцией).
- Включить режим работы с сериями и сроками годности.
И всё — можно начинать сканировать, принимать и отпускать товары с контролем «свежести».
Когда склад или магазин получает новую партию, каждая единица продукции имеет свой срок годности. Нужно принять товар, правильно его разместить. А после — первым делом продать старые партии, чтобы ничего не испортилось.
Если делать всё вручную — легко ошибиться. А если использовать Клеверенс, процесс становится простым:
- Вы сканируете штрихкод товара с помощью терминала сбора данных.
- ПО Клеверенс сразу «просит» ввести дату окончания срока годности.
- Эта информация моментально попадает в вашу основную систему учёта — например, в 1С или МойСклад.
- Когда нужно отпустить товар в продажу, Клеверенс подсказывает: «Бери вот эту коробку — она старше, её надо реализовать первой».
Что умеет Клеверенс в плане сроков годности:
- Принимать товары с указанием даты окончания срока годности
- Помогает соблюдать условия FIFO — показывает на экране ТСД уведомление, что срок годности товара подходит к концу
- Помогает своевременно контролировать, какой товар подлежит списанию, потому что все сроки уже вышли
- Интегрируется с 1С, МойСклад и другими системами
- Работает на любом складе: продуктовом, аптечном, косметическом
А с помощью «Магазина 15» можно контролировать сроки годности маркированного и обычного товара ещё и во время проведения любой учетной операции:
- «Поступление» — чтобы не принимать просроченный товар или товар, который скоро испортится.
- «Инвентаризация» — чтобы в процессе ревизии сразу отложить просроченный или близкий к этому товар.
- «Списание» — чтобы уменьшить время на списание: при сканировании просрочки, не нужно искать срок годности на товаре, а сразу сканировать товар.
- «Подбор заказа» — чтобы не отгрузить просроченный или близкий к этому товар.
- «Перемещение» — чтобы при перемещении в другой магазин/склад/отдел не переместить просроченный или близкий к этому товар.
Заключение: свежий товар — это выгодный товар
Учёт товаров по срокам годности — это способ защитить себя от потерь, повысить доверие клиентов и сделать бизнес более устойчивым.
Чем раньше вы начнёте правильно учитывать «свежесть» товаров, тем с меньшим числом проблем столкнётесь. А если вы готовы перейти на следующий уровень — у нас есть решения, которые помогут вам экономить время, деньги и силы.
Помните: просрочка — это не просто испорченный товар. Это потеря денег, клиентов и контроля.
Если вы готовы перейти на следующий уровень — у нас есть решение: скачайте и протестируйте свежий релиз «Магазина 15» на своём смартфоне или ТСД.