686 тысяч просмотров за два дня. Как мы превратили соцсети федерального форума в полноценное медиа

Два дня, две площадки, десятки деловых сессий, фестивальная программа. И соцсети, которые как самостоятельный канал коммуникации функционировали… скажем так — нестабильно. И всего неделя на подготовку! Это исходник, с которым нам пришлось работать.

При этом за время II Всероссийского форума-фестиваля «Быть казаком» мы получили 686 тысяч просмотров ВКонтакте и Telegram, увеличили просмотры ВК на 4084%, а трансляцию форума посмотрели более 160 тысяч человек.

Разбираем, как организовали SMM мероприятия, когда контент нужно не просто заранее запланировать, а производить десятками публикаций прямо на площадке.

В конце июня в Усть-Лабинске прошёл II Всероссийский форум-фестиваль «Быть казаком». В нём приняли участие делегации из регионов России, стран СНГ и Китая.

У форума уже были официальные сообщества ВКонтакте и Telegram. Но между мероприятиями они использовались нерегулярно и скорее выполняли функцию информационной витрины.

А задача у нас: на два дня превратить социальные сети в полноценное медиа форума.

Человек, который в Усть-Лабинск не приехал (зря, конечно), должен был через телефон понимать, что происходит прямо сейчас: какие темы обсуждают эксперты, что происходит на фестивальной площадке, кто выступает, чем там целыми семьям занимаются гости и почему за этим событием вообще стоит следить. А тот, который приехал, должен был знать, что, где проходит и куда идти.

Ну а после завершения форума у организаторов должны были остаться «прокаченные» площадки.

Главная сложность событийного SMM — не количество публикаций само по себе. Проблема в том, что одновременно происходит слишком много всего.

Форум шёл сразу на двух площадках. Деловая программа включала дискуссии, заседания и интервью, одновременно в разных местах. Параллельно проходила фестивальная часть: казачьи подворья, мастер-классы, исторические реконструкции, гастрономическая и концертная программы.

Если освещать только главное, теряется масштаб события. Если пытаться публиковать всё подряд — соцсети превращаются в бесконечную ленту однотипных постов.

Добавим ещё одно условие: на подготовку — неделя.

За это время нужно было привести в порядок сообщества, разработать визуальную систему, собрать контент-план и выстроить процесс, который выдержит десятки публикаций в день.

Для работы мы сформировали команду с отдельными функциями: SMM-специалисты непосредственно на площадках, удалённая поддержка, дизайнер, корректор, аккаунт-менеджмент и операционная координация.

Это момент принципиальный! На больших мероприятиях схема «один SMM-щик снимает, пишет, монтирует, согласовывает и публикует» перестаёт работать моментально. Пока человек готовит один пост, вокруг него происходит ещё пять событий, и все они копятся как снежный ком.

Поэтому процесс выстроили конвейером. Один специалист мог в этот момент снимать интервью, другой — готовить публикацию с предыдущей сессии, дизайнер — собирать необходимый визуал, а корректор — проверять текст перед публикацией. Согласование с заказчиком шло параллельно в общем чате.

Так между событием и его появлением в соцсетях не возникал многочасовой разрыв.

Вторая часть системы — разделение контента. У деловой программы одна логика потребления: кто выступил — о чём говорил — какие тезисы и факты стоит запомнить.

У фестивальной же совершенно другая: люди — эмоции — происходящее прямо сейчас — атмосфера.

Поэтому мы не пытались привести весь форум к одному шаблону. Для деловой программы делали акцент на содержании дискуссий, экспертах и ключевых тезисах. Для фестивальной — на визуале, закулисье, активностях и людях.

В результате соцсети показывали не отдельные фрагменты программы, а давали ощущение самого события.

Только непосредственно во время форума команда выпустила:

57 публикаций ВКонтакте и 74 публикации в Telegram.

А за весь период работы, включая ту самую неделю подготовки — 79 публикаций ВКонтакте и 97 в Telegram. План по объёму контента удалось превысить более чем на 20%.

Но количество постов само по себе нам ничего не говорит. Поэтому смотрим на результат:

510 213 просмотров во ВКонтакте — рост на 4084%;

175 587 просмотров в Telegram;

более 160 000 зрителей трансляции форума в соцсетях.

Первое: соцсети мероприятия нужно проектировать как редакцию.

Контент-план необходим, но в день события он не спасёт, если заранее не определено, кто добывает информацию, кто её обрабатывает, кто проверяет, согласовывает, публикует и т. д.

Второе: скорость — часть качества.

Пост о яркой дискуссии через сутки после её окончания уже работает иначе (если вообще работает), чем публикация через 20 минут. В событийном SMM ценность контента быстро снижается. Поэтому оптимизировать нужно не только тексты и визуалы, но и весь путь от события до публикации.

Третье: много контента не означает много ОДИНАКОВОГО контента.

57 постов во ВКонтакте и 74 в Telegram за два дня легко могли превратиться в информационный шум. Разделение делового и лайфстайл-контента позволило этого избежать. Применимо это далеко не только к форумам. Та же механика работает на конференциях, выставках, фестивалях, премиях и других событиях, где офлайн-программа значительно больше того, что физически способен увидеть один участник.

У событийного SMM есть важное отличие от обычного ведения социальных сетей: здесь почти невозможно «доделать завтра».

Поэтому результат зависит не столько от способности написать хороший пост, сколько от правильно выстроенной системы.

В Breaking Trends мы занимаемся SMM-сопровождением мероприятий под ключ: проектируем контент-систему, собираем команду под масштаб события, работаем непосредственно на площадке и ведём соцсети в режиме реального времени.

Так что, если нужно, и вам поможем. Пишите нам на сайт и в соцсетях.