Как «Транспортные Технологии» автоматизировали бюджетирование и казначейство с помощью Бит.Финанс — и сократили время согласования заявок до одного дня
Пытались в 1С самостоятельно, но быстро поняли: нужен грамотный партнёр. Here we go!
Компания «Транспортные Технологии» с 2015 года занимается грузоперевозками по железной дороге. За это время она вышла на объем свыше 400 тысяч тонн перевозок в месяц, обслуживая десятки поставщиков и перевозчиков. При этом нагрузка на финансовую службу — колоссальная: до 500 платёжных документов в день, до 150 оплат ежедневно. Всё это нужно планировать, учитывать, согласовывать — и при этом не терять в скорости.
Попытка автоматизации уже была: внутренняя команда компании пробовала внедрить Бит.Финанс на платформе 1С самостоятельно. Но получилось неидеально: часть функций осталась неактивной, часть процессов — не выстроенной. В итоге бизнес понял: нужен грамотный партнёр и запуск «по уму».
Задача: запустить рабочую систему за 3 недели
Компания WeJET подключилась к проекту с чётким ТЗ:
- В максимально короткие сроки (до 3 недель) внедрить полноценную систему бюджетирования и казначейства;
- Настроить маршруты согласования заявок и контроль расходов;
- Облегчить работу 10+ финансовых специалистов, избавив их от бесконечных Excel-таблиц;
- Автоматизировать план-факт-анализ и сбор бюджетных данных;
- Избежать кассовых разрывов — за счёт прозрачного планирования поступлений и оплат.
Что сделали: от структуры ЦФО до обучения сотрудников
Мы начали с наведения порядка:
- актуализировали справочники
- выстроили структуру ЦФО, связали статьи бюджетирования с бухгалтерскими (РСБУ)
- настроили маршруты согласования (7–8 различных сценариев), которые отражают реальный бизнес-процесс клиента.
Важно
Чтобы переход на новую систему был мягким, формы в интерфейсе мы сделали максимально похожими на те, к которым привыкли сотрудники. Это ускорило адаптацию команды.
Период планирования в компании — один день. Поэтому мы разработали специальные формы загрузки бюджетов, которые позволяют удобно заносить данные в систему без дублирования работы.
Также:
- Настроили рабочие места под каждую роль: казначей, бухгалтер, финансист, ЦФО;
- Подготовили инструкции по ролям;
- Обучили сотрудников работе с новой системой;
- Настроили платёжный календарь и отчёты по заявкам.
Всё тестировалось на реальных данных за ноябрь, а не на "песочнице", что позволило сразу выявить и устранить возможные несостыковки.
Что получилось в итоге
Система заработала через 3 недели после старта — как и было запланировано.
Сейчас команда:
- Работает в едином пространстве: заявки, бюджеты, оплаты и аналитика — в одной системе;
- Планирует расходы с точностью до дня;
- Контролирует лимиты и избегает кассовых разрывов;
- Согласует заявки на оплату за один день, а не неделями;
- Легко готовится к планёркам и быстрее формирует отчёты.
Финансовая структура стала более управляемой: теперь руководство компании может принимать решения, опираясь на актуальные цифры и прозрачную аналитику.
Кроме того, в ближайших планах — интеграция с КИС-системой клиента, автоматическое создание заявок, запуск БДР и формирование баланса.
Почему это сработало
Бит.Финанс — продукт, рассчитанный на крупные компании. Но, как показывает практика, его потенциал раскрывается только при грамотной кастомизации. Вместо "коробочного" подхода мы предложили адаптацию под реальные процессы клиента, в том числе учёт планирования "по дням", большое число поставщиков, специфику согласования заявок.
Итог: минимум бумажной рутины, максимум контроля. Финансовый отдел компании наконец получил не только инструмент, но и уверенность, что цифры сходятся — и всё работает.