Как рассчитать эффект от RPA: формулы, метрики и разбор на примерах
Внедрение RPA — это инвестиция. Чтобы убедить руководство её одобрить, нужны не слова, а цифры. В этой статье на конкретных примерах разбираю, как считать ROI от роботизации, какие метрики использовать и как избежать ошибок в расчетах. С готовыми формулами и таблицами.
Для начала — познакомимся. Меня зовут Владимир:
- Руководитель группы RPA в ИТ-интеграторе «Первый Бит»;
- Практикующий разработчик. Реализовал большое количество проектов с использованиям RPA, REST API и ИИ;
- Активный спикер на вебинарах, соавтор статей на тему роботизации.
Проекты по RPA — это моя профессиональная специализация, поэтому оценка их эффективности для меня не теория, а ежедневная практика. Здесь я хочу просуммировать свой опыт, чтобы развеять некоторые мифы и предостеречь вас от ошибок в расчетах плановых и фактических результатов внедрений программных роботов.
Сравнение затрат: ручной труд vs. скрипты vs. RPA
Прежде чем перейти к расчетам ROI, важно понять, из чего складываются затраты и экономический эффект при разных подходах к автоматизации.
Для этого целесообразно сравнить основные категории расходов, связанные с ручным трудом, внедрением скриптов и API, а также с использованием RPA. Такой анализ позволит объективно оценить преимущества роботизации и определить наиболее выгодные сценарии для вашего бизнеса.
Собрал все прямые и косвенные затраты в две таблицы:
Как видно из таблиц, затраты и преимущества различных способов автоматизации существенно отличаются, а влияние RPA проявляется не только в снижении прямых расходов, но и в оптимизации целого ряда бизнес-процессов:
- уменьшении количества ошибок;
- сокращении времени выполнения задач;
- облегчении масштабирования и снижении юридических и операционных рисков.
Какие метрики использовать для расчета эффективности
Для объективной оценки эффективности важно не только провести финансовый анализ, но и заранее определить, какие именно метрики будут зафиксированы для отслеживания результата внедрения.
Определение ключевых показателей эффективности (KPI) — следующий шаг, позволяющий системно подходить к анализу и оценке возврата инвестиций в роботизацию.
В таблице ниже собраны ключевые метрики по категориям.
Любимая формула CFO
ROI — главный показатель для финансового директора, который отражает отношение полученной прибыли к затраченным на внедрение средствами.
Его формула проста:
Как понимать результат:
- < 0%: проект убыточен.
- 0–20%: вложения окупились, но есть куда расти.
- 20–70%: хороший показатель стабильного развития.
- > 70%: высокая эффективность автоматизации.
Обратите внимание! Представлены примерные значения показателя ROI. Точных «границ» нет, они зависят от вида и специфики бизнеса. Действует простое правило: чем выше показатель, тем больше эффекта от роботизации.
Пример: На внедрение потратили 1 млн руб. Годовая экономия составила 1,5 млн.
Не только деньги: что еще меняется в компании после внедрения RPA
Эффективность — это не только рубли, доллары и юани. Оценивайте и другие факторы:
- Производительность: (Задач после / Задач до) * 100%. Раньше закрывали 50 задач в неделю, теперь 200 — рост на 400%.
- Скорость: (Время до - Время после) / Время до * 100%. Сократили время задачи с 60 до 30 мин. — ускорение на 50%.
- Ошибки: (Ошибки после / Ошибки до) * 100%. Было 10 ошибок, стало 2 — снижение на 80%.
Расскажу подробнее об эффектах RPA на примере реального кейса автоматизации подготовки цифровых справок в сфере образования, который реализовала команда RPA-разработчиков, лидером данного проекта выступил Константин Лагусев.
Раннее сотрудник вручную обрабатывал каждую заявку: читал, искал нужные данные, формировал PDF, подписывал ЭЦП и загружал в систему.
Время обработки: 5-10 минут на справку.
Эффективность: Сотрудники переключились на стратегические задачи.
- Производительность выросла на 900%;
- Высвобождено 35% рабочего времени (FTE) сотрудников для решения более важных задач;
- Робот работает 24/7, обрабатывая до 900 справок в сутки;
- Точность 100% — ошибки из-за человеческого фактора исключены;
- Время обработки одной заявки сократилось до 1-2 минут.
Помимо ускорения процесса и снижения количества ошибок, главный результат — перевод сотрудников на консультирование студентов и работу со сложными случаями, что напрямую повышает качество образовательных услуг.
С вами был Владимир Курзаков, руководитель группы RPA. Бесплатную консультацию со мной можно заказать на нашем сайте. Спланируем для вас проект по программной роботизации и подготовим понятный прогноз окупаемости инвестиций.
P.S. А как вы считаете эффективность автоматизации в своих проектах? Делитесь в комментариях!