Налоговая ворвалась без предупреждения

Кратко: что делать прямо сейчас

• Попросите предъявить служебное удостоверение и решение, постановление (распоряжение) на проверку; перепроверьте данные (состав проверяющей группы (ФИО, должность), номер, срок действия удостоверения, наименование налогового органа, основание и срок проверки, период проверки).

• Зафиксируйте приход: включите запись видео/аудио на телефон, уточните у охраны, как зафиксирован приход проверяющих, сделайте фотографии предъявленных служебных документов.

• Предупредите, что вы сейчас фиксируете процесс, и позвоните своему юристу/главному бухгалтеру.

• Не давайте пояснения «на бегу» и не подписывайте акты, объяснения (любые документы), пока не изучите документы и не получите совет специалиста.

• Не удаляйте и не изменяйте документы, файлы, электронную почту, бухгалтерские программы.

Права и обязанности при проверке — что требовать и что разрешать

• Попросите копии всех документов, которыми инспектор руководствуется (решение на проверку, требования, акты (протоколы) осмотра).

• Требуйте оформлять все действия в письменном виде с фиксацией в соответствующих документах (актах, протоколах) с вашей подписью и временной отметкой; если вы с чем то несогласны — сделайте об этом отметку в документе и требуйте его включить в материалы.

• Разрешите инспектору доступ в пределах, указанных в решении (постановлении, акте)

• Предъявите доверенность лица, уполномоченного взаимодействовать с проверяющими; если такой нет — пригласите руководителя (представителя).

Что может проверять инспектор и на что обращает внимание в первые минуты

• Наличие и корректность первичных документов (договора, счета, накладные, акты выполненных работ) на основании требования о представлении документов, в котором такие документы должны быть чётко поименованы.

• Иные документы (журналы входящих/исходящих документов, почтовую переписку и другие не являющиеся основанием для начисления налогов) также запрашиваются по требованию и должны соответствовать периоду проверки

• Проведение осмотра офисных компьютеров (ПО, установленного на ни, доступ к программам учета и отчетности (1С), наличие электронных файлов и резервных копий) с соответствующей фиксацией такого мероприятия в протоколе осмотра (если что — то вам не понравилось при осмотре, заметили нарушения — отразите это в протоколе.

Важно: составить опись документов (электронных баз), которые передали проверяющим.

• От допроса на рабочем месте можно отказаться — попросите проверяющих направить повестку.

Шаги для минимизации рисков и доначислений

• Соберите команду: главный бухгалтер, юрист, IT‑специалист.

• Молчание — не означает согласие: отказывайтесь от устных объяснений, укажите на направление письменные ответов или, как уже было сказано, попросите проверяющих направит повестку на допрос .

• Предоставляйте копии документов, а не оригиналы; если требуют оригиналы — требуйте мотивированное постановление о выемке (изъятии оригиналов), в ходе выемки обязательно оформляется опись (перечень) изъятых документов и изготавливаются копии таких документов (сразу или в течении 5 дней).

• Не подписывайте акты и иные документы, не ознакомившись с ними; если подписываете — вносите оговорки («подписано с возражениями, возражения прилагаются»).

• При обнаружении ошибок в учёте — подготовьте корректирующие документы и расчёт возможных налогов и пеней; добровольно устраните технические нарушения до составления акта.

Что категорически нельзя делать

• Скрывать, уничтожать документы или файлы; удаление данных квалифицируется как препятствие проверке и может усугубить положение.

• Не пускать проверяющих на территорию или офис во избежание составления акта о воспрепятствовании и последующего определения налогов расчётным путём (самостоятельно инспекцией)

• Подписывать акты/протоколы и давать объяснения без изучения и консультации.

• Препятствовать законной проверке физически или угрозами.

• Давать устные, гарантийные согласия на доначисления.

Как правильно взаимодействовать и документировать действия инспектора

• Ведите журнал посещения инспекторов (дата, время прихода/ухода, ФИО и подписи).

• Фиксируйте все запросы, требования — что, когда запросили; составляйте опись при передаче документов, информации.

• Делайте копии документов в присутствии инспектора и требуйте расписки, что копии получены инспектором.

• Разумно в самом начале проверки (если проверка стала неожиданностью) провести экспресс-аудит всех участков учёта, чтобы минимизировать ошибки (с привлечением команды независимых специалистов)

При внезапном приходе налогового инспектора — сохраняйте спокойствие, действуйте методично, зафиксируйте факт прихода, проверьте полномочия инспектора, основания для проверки, не давайте произвольных объяснений, не препятствуйте законной проверке, пригласите специалиста.

Автор: Екатерина Кузнецова, налоговый ангел, эксперт по налоговым спорам, основатель и генеральный директор консалтинговой компании