ПОЧЕМУ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ НЕ РАБОТАЮТ?
А иногда их нет вообще.
Когда речь заходит о необходимости разработки ДИ для сотрудников, мне часто приходится слышать от собственников:«А зачем? Они все и так знают, что должны делать».
Вот только на практике это «и так знают» часто выглядит примерно так:
- сотрудник уверен, что это не его задача
- руководитель уверен в обратном
- две должности отвечают за одно и то же,а за что-то важное в итоге не отвечает никто.
Есть и второй вариант.
Должностные инструкции существуют. Когда-то их скачали из интернета, поменяли название компании, добавили фамилию директора и торжественно положили в папку.
Юридически документ есть. Управленческой пользы от него примерно столько же, сколько от папки, в которой он лежит.
Последние несколько недель в одном из моих проектов мы довольно много работаем с ДИ. И я в очередной раз убеждаюсь, что хорошая ДИ начинается совсем не с перечня обязанностей.
Прежде, чем разрабатывать ДИ, нужно посмотреть на устройство бизнеса.Сначала понять, зачем эта должность вообще существует в компании, какое место она занимает в процессе и какой результат от нее нужен бизнесу.
А дальше важно учитывать несколько принципиальных аспектов:
▪ ДИ пишется под реальную работу конкретной должности в конкретной компании.
Не под то, что «обычно делает менеджер по персоналу», а под то, за что именно этот менеджер отвечает у вас.Тут встречается частая ошибка - через ДИ пытаются описать идеального сотрудника вместо конкретной роли в системе бизнеса.Что эта роль должна давать компании? За какой участок процесса отвечать? Где начинаются и заканчиваются ее полномочия? С кем она взаимодействует? Какой результат должна обеспечивать?
Поэтому две должности с одинаковым названием в двух разных компаниях вполне могут иметь разные ДИ. И скачать готовую инструкцию из интернета и «немного адаптировать под себя» обычно не работает.
▪ У каждой должности должен быть понятный результат.
Не просто список из 38 обязанностей «участвует, обеспечивает, осуществляет и содействует», после которого все еще непонятно, за что человек отвечает. А конкретный, измеримый результат. Как мы определим, что работа на этой роли выполнена хорошо?
▪ Зоны ответственности разных должностей должны быть четко разграничены.
Нужно смотреть, где заканчивается ответственность одного сотрудника и начинается ответственность другого, чтобы не было дублирования, противоречий и задач, за которые в итоге не отвечает никто.
Особенно важно это для должностей, которые работают внутри одного процесса или находятся на соседних уровнях управления.Поэтому ДИ нельзя разрабатывать изолированно друг от друга.
▪ Ответственность должна соответствовать полномочиям.
Нельзя требовать от человека результат, если у него нет права принимать решения или влиять на процесс, от которого этот результат зависит.
▪ ДИ не нужно превращать в описание каждого движения сотрудника.
Чем подробнее мы пытаемся предусмотреть все возможные ситуации, тем быстрее документ устаревает и тем меньше им пользуются.
И еще один момент, про который часто забывают.
Должностную инструкцию недостаточно разработать. Ее нужно внедрить.Сотрудник должен понимать свою роль, руководитель должен использовать ДИ в постановке задач и разборе спорных ситуаций, а сама инструкция должна пересматриваться, когда меняются процессы, структура или зоны ответственности.Иначе можно потратить месяц на разработку документов, собрать подписи сотрудников и через полгода обнаружить, что никто их больше не открывал.
Для меня хороший тест качества ДИ довольно простой: если у сотрудника и руководителя возник спор «это моя задача или не моя?», инструкция должна помогать найти ответ.
Если не помогает, значит, что-то с ней не так.
Если в вашей компании должностных инструкций пока нет, они давно устарели или существуют скорее «для галочки», могу помочь выстроить эту систему: от логики ролей и зон ответственности до разработки, внедрения и контроля ДИ.