20 вопросов, которые нужно задать event-агентству до подписания договора
Большинство компаний выбирают агентство по двум критериям: красивое портфолио и приемлемая цена. Оба критерия про прошлое. Портфолио показывает, что агентство делало раньше. Цена показывает, сколько вы заплатите в лучшем случае.
Реальное понимание того, с кем вы будете работать следующие несколько месяцев, даёт только разговор. Правильный разговор.
Мы в БЛАНК ведём мероприятия от 20 до 10 000 человек — и за это время выработали список вопросов, которые сразу показывают, как агентство устроено изнутри. Задавайте их любому подрядчику. Включая нас.
О команде и процессе
- Кто будет вести мой проект: штатный менеджер или внешний подрядчик?
Это не праздный вопрос. Внешний PM работает на свой гонорар, а не на ваш результат. Его задача закрыть проект, ваша – сделать хорошее событие. Это разные задачи.
- Сколько проектов одновременно ведёт менеджер, который будет работать со мной?
- Кто будет моей точкой контакта в день мероприятия и что происходит, если этот человек заболеет?
- Есть ли у вас система управления проектами? Буду ли я видеть задачи и дедлайны?
- Как вы фиксируете договорённости по ходу проекта?
О бюджете и прозрачности
- Как формируется агентское вознаграждение: фиксированный процент от бюджета или наценка на каждого подрядчика?
Обе модели рабочие. Агентство может работать за фиксированный % от бюджета и тогда вы видите реальные цены подрядчиков. Или зарабатывать на менеджменте и возможных скидках от подрядчиков, выставляя вам рыночную цену, — тогда АК не берёт. Иногда даже совмещая, проблема не в модели, хорошее агентство просто объясняет свою схему сразу и без уклонений.
- Можете показать реальные счета от ключевых подрядчиков?
- Как вы предупреждаете, если бюджет начинает выходить за рамки?
- Проводите ли вы бюджетную сессию с клиентом до старта проекта?
- Какие статьи расходов в вашей практике чаще всего вырастают по ходу работы?
- Проводите ли вы внутренние тендеры среди партнёров?
О подрядчиках
- У вас постоянная база партнёров или вы ищете под каждый проект?
- Я могу предложить своего подрядчика: фотографа, кейтеринг, ведущего?
- Как вы проверяете нового подрядчика перед тем, как взять его в проект?
- Что происходит, если ключевой подрядчик отказывается за неделю до события?
- Можете дать контакт клиента, с которым работали на похожем проекте, чтобы я мог спросить напрямую?
О рисках
- Расскажите про случай, когда что-то пошло не по плану. Как решали?
Агентство, у которого «всегда всё идёт идеально», либо работает меньше года, либо не рассказывает правду. Профессионал говорит о кризисах спокойно: это часть профессии, а не позор.
- Что прописано в вашем договоре на случай форс-мажора с обеих сторон?
- Есть ли промежуточные точки контроля в процессе подготовки или только итоговая сдача?
- Делаете ли вы разбор после события: что сработало, что нет, и в каком формате фиксируете?
И последний
- Почему вы хотите работать именно с нашим проектом?
Ответ «у нас большой опыт в подобных мероприятиях» – это не ответ. Хорошее агентство скажет что-то конкретное: почему эта задача им интересна, что они в ней видят, чем хотят удивить.
Ни один из этих вопросов не является провокацией. Агентство, которое начинает уходить от ответов на третьем, – само даёт вам ответ.
Мы БЛАНК, event-агентство из Москвы. Делаем корпоративные и VIP мероприятия, стратсессии и конференции, строим бренд-зоны и проводим фестивали от 20 человек до 10 000+. Этот список мы сами предлагаем клиентам задавать нам на первой встрече. Если хотите проверить, присылайте запрос: