Как мы выбираем сервисы для бизнеса, когда у команды уже двадцать подписок
В какой-то момент я понял, что у нас появился отдельный вид корпоративного имущества: подписки. Таск-трекер, CRM, аналитика, созвоны, документы, расходы, пароли, база знаний. Потом кто-нибудь приходит с хорошей идеей: «А давайте подключим еще вот этот сервис. Он удобнее».
Раньше я смотрел в первую очередь на функции и цену. Сейчас вопрос другой: что нам придется изменить в компании ради еще одного инструмента? У нас есть несколько фильтров.
Первый: он вообще решает новую задачу?
Если новый сервис делает то же самое, что два уже оплаченных, но немного красивее, этого мало. Сначала проверяем, нельзя ли решить задачу внутри существующего набора.
Потому что проблема двадцатой подписки обычно не в ее стоимости. Проблема в двадцать первом месте, куда сотруднику нужно зайти, что-то заполнить и не забыть проверить.
Второй: считаем не тариф, а стоимость использования.
Дешевый сервис легко становится дорогим, если к нему приходится вручную переносить данные, придумывать обходные процессы или постоянно объяснять команде, где что лежит.
У нас был именно такой опыт: инструмент выглядел выгоднее альтернатив, пока не стало понятно, сколько дополнительных действий появляется вокруг него. В итоге экономили на подписке, но расплачивались временем команды.
Теперь смотрю на четыре вещи: интеграции, перенос данных, поддержку и возможность нормально забрать информацию обратно, если решим уйти.
Третий: заранее назначаем владельца сервиса.
Не «вся команда пользуется», а конкретный человек отвечает за то, чтобы через полгода инструмент не превратился в заброшенную вкладку с ежемесячным списанием.
Если такого человека нет, у меня сразу возникает вопрос: настолько ли нам вообще нужен этот продукт?
И последнее – проверяю цену выхода.
Подключиться обычно легко. Сложнее понять, что будет, когда накопится год данных, команда привыкнет к интерфейсу, а тариф изменится или сервис перестанет устраивать.
Поэтому перед новой подпиской я сейчас спрашиваю не только «сколько стоит войти?», но и «сколько будет стоить уйти?».
Самый дешевый сервис не тот, у которого меньше цифра на странице тарифов. А тот, который через полгода не потребует еще трех сервисов и одного сотрудника, чтобы нормально с ним жить.