Подрядчик опять сорвал срок? Возможно, проблема не только в подрядчике

Есть очень удобная фраза:

«Подрядчик нас подвёл».

Не прислал вовремя макет — подвёл. Задержал доработку — подвёл. Пообещал в пятницу, прислал в понедельник — опять подвёл.

И иногда всё именно так.

Но когда я начала больше работать с подрядчиками, поймала себя на мысли: если о проблеме со сроком мы узнаём только в день дедлайна, то дело, возможно, уже не только в подрядчике.

Ситуация простая.

Обсудили задачу. Договорились о результате. Поставили срок.

— К пятнице получится?

— Да, без проблем.

Ну отлично. Ждём пятницу.

А в четверг вечером внезапно выясняется, что работа готова процентов на 60.

Возникли сложности. Не хватило информации. Что-то оказалось сложнее, чем ожидали.

И вот здесь у меня возникает вопрос:

а что происходило с задачей всё это время?

Если я четыре дня вообще не знала, на каком она этапе, а в пятницу просто ждала готовый результат, то обвинить во всём исполнителя, конечно, можно.

Но проекту от этого легче не станет.

Я вообще не думаю, что хороший контроль — это постоянные напоминания.

Представляю, как сама работала бы, если бы мне каждые пару часов писали:

— Ну что? — Есть новости? — Когда будет?

Скорее всего, очень хотелось бы отключить уведомления :)

Поэтому я для себя постепенно пришла к другому варианту.

Если задача большая, лучше заранее договориться о промежуточной точке.

Например:

сначала черновой вариант → потом проверка → правки → финал.

Тогда не нужно постоянно стоять над человеком.

И при этом не возникает ситуации, когда за день до запуска выясняется, что вы вообще двигались не туда.

Вот это мне кажется особенно интересным.

Подрядчик ждёт доступ.

Или текст.

Или фотографии.

Или согласование.

Или просто ответ на вопрос, без которого дальше двигаться нельзя.

Проходит два дня.

Потом наступает первоначальный дедлайн, и возникает:

«Почему задача ещё не готова?»

Хотя формально она была у подрядчика, фактически часть времени работа стояла совсем не по его вине.

Поэтому сейчас я стараюсь смотреть не только на срок задачи, но и на то, есть ли у человека всё необходимое, чтобы её сделать.

И здесь я бы не хотела уходить в другую крайность.

Не каждый сорванный дедлайн можно объяснить плохой постановкой задачи или отсутствием контроля.

Бывает, что человек просто регулярно обещает больше, чем может сделать.

Один раз задержался — бывает.

Второй — уже хочется понять причину.

А когда одна и та же история происходит третий раз, фразы «в следующий раз точно успеем» лично мне уже недостаточно.

Тогда нужно разбираться.

Может быть, подрядчик неправильно оценивает сроки.

Может быть, у него слишком много проектов.

Может быть, наша задача постоянно уходит вниз списка.

А может быть, с этим человеком просто не стоит продолжать работу.

Такое тоже бывает.

Допустим:

20 сентября всё должно быть готово.

Раньше сама дата казалась главным ориентиром.

Сейчас мне гораздо важнее понимать:

Что должно быть готово раньше? Когда я увижу первый результат? Когда проверяем? Когда вносим правки? От кого ещё что-то зависит?

Потому что если есть только одна контрольная точка — 20 сентября, то и проблему мы можем увидеть 20 сентября.

А сделать с ней в этот момент уже особенно нечего.

Если подрядчик один раз сорвал срок — вполне возможно, что проблема действительно в подрядчике.

Но если похожая история постоянно повторяется с разными исполнителями, я бы уже посмотрела шире.

Как мы ставим задачи?

Понимает ли человек, какой результат от него ждут?

Есть ли промежуточные точки?

Не ждёт ли он что-то от нас?

И когда вообще мы узнаём, что задача начала отставать?

Я пока только набираю опыт в управлении проектами, но одну вещь уже успела заметить: поиск виноватого редко возвращает потерянный срок.

А вот нормально выстроенный процесс хотя бы даёт шанс увидеть проблему раньше, чем она превращается в очередное:

«Извините, сегодня не успеваем».